Ein Pilotprojekt ausführen

Der Abschluss eines end-to-end Migrationsprojekts für einen Bereich kleiner Unternehmen ermöglicht eine schnelle Implementierung ohne das Risiko einer groß angelegten Betriebsunterbrechung. Diese Erfahrung schafft Vertrauen in das Nutzenversprechen (Kapazität, Betrieb und Kosten) für einen relativ geringen Aufwand und kann als Rechtfertigung für eine größere Freigabe von Budget und Ressourcen für ein umfassendes Projekt verwendet werden.

Im Rahmen von Pilotprojekten werden Erfahrungen für eine umfassende Bereitstellung gesammelt, die darauf basieren, wie die Endnutzer auf die neue Plattform reagieren. Sie helfen den Stakeholdern dabei, wichtige Fragen anhand von realen Daten wie den folgenden zu beantworten:

• Ist das Training, das wir anbieten, angemessen und ausreichend?

• Funktionieren neue Prozesse richtig, wenn Endbenutzer echte Anrufe entgegennehmen?

• Werden Benutzer durch andere Anwendungen auf ihrem Gerät abgelenkt?

• Funktioniert eine Architektur oder ein Muster in der Live-Umgebung erwartungsgemäß?

Bewährte Methoden

• Idealerweise sollten Pilotprojekte bereits in einem frühen Sprint Teil der ersten Lieferung von MLP (Minimum Lovable Product) werden.

• An einem Pilotprojekt sollten technische Anwender, Geschäftsanwender und Endanwender teilnehmen.

• Befragen Sie Stakeholder, um anekdotisches Feedback darüber zu erhalten, wie sie das System nutzen, und erfassen Sie Daten zur durchschnittlichen Bearbeitungszeit, zur Abbruchquote usw., um das neue System mit früheren Plattformen zu vergleichen. 

• Stellen Sie sicher, dass die während des Pilotprojekts identifizierten Optimierungen und Änderungen bis zum Abschluss nachverfolgt werden. 

• Definieren Sie Ihre Erfolgskriterien und die nächsten Schritte, bevor das Pilotprojekt beginnt. Erfolgskriterien sollten datengestützt sein, um eine abschließende Bewertung zu ermöglichen und eine Entscheidung über Erfolg oder Misserfolg zu treffen. Wenn die Stakeholder dem Pilotprojekt und dem Umsetzungsplan für etwaige Änderungen zustimmen, wird der vordefinierte nächste Schritt (z. B. der Beginn einer umfassenden Bereitstellung) eingeleitet.

• Seien Sie positiv, wenn Ihr Pilotprojekt Bereiche aufdeckt, die geändert oder sogar neu gestaltet werden müssen. Dies ist ein wertvolles Ergebnis des Pilotprojekts und bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Bereitstellung. Versuchen Sie nicht, ein Pilotprojekt ohne Empfehlungen anzustreben – dieses Ergebnis würde Bedenken hinsichtlich der Gültigkeit des Pilotprojekts aufwerfen.

Auswahl einer Pilotgruppe

Der Geschäftsbereich, den Sie für die Pilotierung der Lösung ausgewählt haben, sollte idealerweise alle Fähigkeiten im Rahmen des Minimum Lovable Product (MLP) aufweisen, um die Geschäftsergebnisse zu erreichen. Die erfolgreiche Bereitstellung des MLP wird zum Ausgangspunkt für den Ausbau der Komplexität und die Erweiterung der Servicekapazitäten. Die MLP-Pilotgruppe sollte:

• Einen unkritischen Geschäftsbereich darstellen (z. B. einen internen Helpdesk oder eine Benachrichtigung über geänderte Umstände).

• Ein geringes Anrufvolumen bewältigen, sodass die Benutzer Zeit haben, sich mit der neuen Plattform vertraut zu machen und ihr Feedback und ihre Beobachtungen aufzuzeichnen.

• Das Vertrauen des Projektteams und der Stakeholder genießen, um sicherzustellen, dass das Feedback fair, korrekt und objektiv ist. Dies trägt dazu bei, Vertrauen in die Ergebnisse des Pilotprojekts zu wecken, und trägt zur Schaffung einer kollaborativen Entwicklungsumgebung bei.

• Führen Sie die meisten der im Leistungsumfang enthaltenen Plattformfunktionen aus. Ein Pilotprojekt, das nur zehn Prozent der Funktionen nutzt, die Teil der umfassenden Bereitstellung sind, hat wenig Wert oder Relevanz.

• Führen Sie eine Funktion aus, die aufgrund technischer Einschränkungen (z. B. Telearbeit) oder der Lizenzierung möglicherweise von der alten Plattform ausgeschlossen oder nicht vollständig in diese integriert war. Wenn Sie mit einer Gruppe beginnen, für die es im alten System noch keine Berichte oder Aufzeichnungen gab, können Sie möglicherweise vermeiden, ältere Integrationen zu erstellen oder ältere Daten zu migrieren. Sie sollten jedoch sicherstellen, dass das Pilotprojekt weiterhin die vollständige Bereitstellung darstellt.

In der Realität müssen Sie bei einigen dieser Faktoren möglicherweise Kompromisse eingehen, abhängig von der Fähigkeit und Bereitschaft der Teams in Ihrer Organisation, an einem Pilotprojekt teilzunehmen.