Punkt 2. Führung aufeinander abstimmen

Führung aufeinander abstimmen wurde entwickelt, um wichtige Stakeholder zu identifizieren, zu integrieren und darauf vorzubereiten, direkte und indirekte Nutzer des Cloud-Programms anzusprechen und die mit der Umstellung auf die Cloud verbundenen Auswirkungen methodisch zu mindern. Es umfasst fünf Unterpunkte:

2.1 Führung aufeinander abstimmen

2.2 Stakeholder bewerten

2.3 Beurteilung der Auswirkungen des Wandels

2.4 Beurteilung der organisatorischen Bereitschaft

2.5 Argumente für Veränderungen schaffen

2.1 Führung aufeinander abstimmen

Was ist es? 

Die Ausrichtung von Führungskräften ist der Prozess, bei dem das Engagement und die Unterstützung wichtiger globaler und regionaler/lokaler Geschäfts- und IT-Stakeholder sichergestellt werden, um die Cloud-Transformation und den Übergang in die neue Zukunft voranzutreiben. Wenn Sie ein CCoE einsetzen, sollten Sie regelmäßig überprüfen, ob es auf funktionale Optimierung ausgerichtet ist, und entscheiden, wann es erweitert, erweitert und geändert werden muss, um die umfassenderen Ziele der Cloud-Transformation zu unterstützen. 

Zu den Aktivitäten zur Abstimmung von Führungskräften gehören beispielsweise die Verwaltung und Abstimmung der Stakeholder, die Planung von Führungsmaßnahmen und die Teilnahme an wichtigen Stakeholder-Updates nach Bedarf. Wenn Manager und Mitarbeiter feststellen, dass ihre Führungskräfte eine Initiative unterstützen, geben sie dieser in der Regel ebenfalls Priorität. 

Warum ist es wertvoll? 

Die Ausrichtung der Führung schafft ein nachhaltiges Verständnis für die Initiative und das Engagement dafür. Diese wiederum ermöglichen die Priorisierung der Ziele, Umsetzungspläne und Auswirkungen der Cloud-Transformation. Bei diesem Prozess werden Bereiche identifiziert, in denen sich Führungskräfte hinsichtlich der strategischen Ziele und der damit verbundenen Auswirkungen auf Veränderungen einig sind oder nicht. Der Schwerpunkt liegt auf der Sensibilisierung, dem Verständnis und dem Engagement des Führungsteams für die Veränderung. 

Führungskräfte sind selten konsistent auf derselben Wellenlänge, insbesondere angesichts der neuen Initiativen und Möglichkeiten im Zusammenhang mit der Cloud-Transformation. Wir empfehlen Ihnen, alle Bedenken auszuräumen, anstatt sie zu ignorieren. Indem Sie sich auf die Gründe konzentrieren, die dem Problem zugrunde liegen, einfühlsam zuhören und Bedenken nach Möglichkeit ausräumen oder korrigieren, gewinnt das Team sowohl an Glaubwürdigkeit als auch an Wohlwollen bei den Führungskräften. 

Wann benutzen Sie es?

Um bei der Abstimmung der Führungskräfte erfolgreich zu sein, sollten Sie wichtige Stakeholder und Führungskräfte frühzeitig im Projekt identifizieren, einbeziehen und darauf vorbereiten. Um der Ausrichtung von Führungskräften auf den Grund zu gehen, sollten Sie einen datengestützten Ansatz zur Erfassung von Informationen verwenden. Wenn Sie beispielsweise wichtige Stakeholder interviewen und dieselben 7–10 Fragen stellen, erhalten Sie eine Grundlage für die allgemeine Abstimmung und zeigen, worauf das Change-Team seine Aufmerksamkeit richten muss. Um die Ausrichtung der Führungskräfte während des gesamten Programms weiter voranzutreiben, binden Sie die Führungskräfte so ein, dass ihre Unterstützung hervorgehoben und hervorgehoben wird, erstellen Sie Aktionspläne für Führungskräfte und legen Sie einen Rhythmus für Überprüfungstreffen fest (z. B. monatlich oder vierteljährlich). 

2.2 Stakeholder bewerten

Was ist es? 

Die Stakeholderbewertung ist die erste Phase des Managements von Stakeholdern, um ihren Einflussbereich, ihren Einfluss und ihre Bereitschaft zur Cloud-Migration oder -Transformation zu ermitteln und zu verstehen. 

Bei einer Bewertung der Stakeholder werden Informationen über die Personen ermittelt und erfasst, die vom Cloud-Programm betroffen sein werden. Diese Bewertung kann während der gesamten Cloud-Migration oder -Transformation verwendet werden, um:

• Interne und externe Personen, die von der Änderung betroffen sind, zu identifizieren

• Die Bereitschaft der Stakeholder, die Cloud-Migration oder -Transformation durchzuführen, sowie alle Herausforderungen oder Risiken, die durch ihre Teilnahme damit verbunden sind, zu überwachen.

• Stakeholder während des gesamten Cloud-Programms zu unterstützen

• Change Agents, die sich für das Cloud-Programm einsetzen oder es befürworten werden, zu identifizieren

• Sich mit dem Umfang und den Auswirkungen des Cloud-Programms auf die Organisation vertraut zu machen

Wenn Sie mit Stakeholdern zusammenarbeiten, bitten Sie um Unterstützung bei der Segmentierung und Ausrichtung ihrer Zielgruppen, ihrer bevorzugten Kommunikationskanäle und wichtigen Ereignisse sowie ihrer Ansprechpartner innerhalb der Organisation. 

Warum ist es wertvoll? 

Wenn das Team zur Beschleunigung des Wandels die Erwartungen der Stakeholder kennt, kann es wahrscheinliche Reaktionen besser vorhersehen, positive Reaktionen nutzen und negative Reaktionen vermeiden oder angehen. Darüber hinaus werden in dieser Bewertung Wahrnehmungslücken zwischen der Geschäftsleitung, der Programmleitung und den Implementierungsteams hervorgehoben. Der methodische Ansatz zur konsequenten Bewertung der Stakeholder bietet dem Team zur Beschleunigung des Wandels eine Datenquelle, anhand derer der Grad der Akzeptanz, der Wahrnehmung und die allgemeine Einstellung zum Cloud-Programm ermittelt werden kann. Zu den Stakeholdern sollten funktionsübergreifende Führungskräfte von Teams gehören, die von der Änderung betroffen sind und die die betroffene Organisation in den Bereichen IT, Wirtschaft, Finanzen und Personalwesen repräsentieren. Zu den Stakeholdern sollten gegebenenfalls auch Führungskräfte mit unterschiedlichen organisatorischen Merkmalen und Kulturen, regionalen und globalen Segmenten, zentralen und dezentralen Segmenten sowie Sprach- und Übersetzungsanforderungen gehören. 

Sie können die gewonnenen Erkenntnisse und die Ergebnisse einer Stakeholder-Bewertung nutzen, um Kommunikationspläne, Trainingspläne, Leistungsmetriken, ein Netzwerk von Change Agents und viele weitere Artefakte zu erstellen, die während der gesamten Laufzeit des Programms Bestand haben. Die Bewertung dient außerdem als Gelegenheit zum Aufbau von Beziehungen und gibt den Stakeholdern benannte Ansprechpartner im Cloud-Team. 

Wann benutzen Sie es? 

Die Bewertung der Stakeholder sollte frühzeitig durchgeführt werden, um die Argumente für Veränderungen aufzuzeigen und die anfänglichen organisatorischen Bereitschafts-, Kommunikations- und Trainingspläne zu unterstützen. Darüber hinaus sollte die Bewertung während des gesamten Cloud-Programms regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um Änderungen im Projekt, im Umfang, in den Auswirkungen und in der Fluktuation von Stakeholdern (Abgänger und Neueinsteiger) widerzuspiegeln. Binden Sie die Stakeholder routinemäßig in die laufende Verwaltung des Programms ein. 

Überlegen Sie, wie Ihr Team die Stakeholder in die Veranstaltungen des Programms einbeziehen kann. Erwägen Sie auch die Möglichkeiten für Stakeholder, das Cloud-Programm in ihre eigenen Veranstaltungen einzubeziehen. Je mehr Mitarbeiter sich durch ihre eigene Führung und über vertraute Kommunikationskanäle mit dem Cloud-Programm vertraut machen, desto natürlicher wird der Übergang zur Cloud sein. In dem Maße, wie das Engagement und das Interesse der Stakeholder am Cloud-Programm zunehmen, werden die Mitarbeiter, die diesen Stakeholdern unterstellt sind, auf natürliche Weise ihr Engagement, ihre Teilnahme und ihre Stimmung in Bezug auf die Umstellung mitverfolgen. 

2.3 Beurteilung der Auswirkungen des Wandels

Was ist es? 

Eine Folgenabschätzung untersucht die makroökonomischen Auswirkungen der Änderung und berichtet über die verschiedenen Fähigkeiten, Prozesse, Leistungsmanagement und Technologieergebnisse für jeden Stakeholder. Es ist notwendig, signifikante Unterschiede zwischen dem aktuellen Zustand und dem gewünschten zukünftigen Zustand zu identifizieren und zu erfassen. Die Messung des Ausmaßes, in dem sich Cloud-Änderungen auf eine Organisation auswirken werden, ist entscheidend für die richtige Planung der Maßnahmen im Rahmen des Programms zur Beschleunigung des Wandels. Zu den typischen Änderungen gehören neu gestaltete Prozesse, neue Technologien, neue Organisationsstrukturen, neue Rollen und Verantwortlichkeiten sowie neue Metriken und Berichtsmechanismen. 

Warum ist es wertvoll? 

Wenn Stakeholder stark von Veränderungen betroffen sind, senden Sie Sensibilisierungsmitteilungen sowohl an die Nutzer als auch an ihr Management. Das Gleiche gilt, wenn der Stakeholder in geringerem Maße betroffen ist, die Art der Änderung jedoch als negativ empfunden wird oder zu einem erhöhten Workload für diesen Stakeholder führt. 

Die Bewertung und Dokumentation der Auswirkungen von Änderungen hilft Kunden dabei, die Änderungen auf niedrigerer Detailebene zu verstehen, z. B. auf Prozessbereich, Teilprozessbereich, Technologie- oder Anwendungsebene, Auswirkungen auf Stakeholdergruppen und Auswirkungen auf Rollen. Auf diese Weise können Sie anhand der Analyse der Auswirkungen von Änderungen die geeigneten Schritte ermitteln, die in einen Plan zur Beschleunigung des Wandels, einen Kommunikationsplan oder einen Trainingsplan aufgenommen werden sollten. Darüber hinaus können Sie diese Analyse als Instrument zur Identifizierung von Stakeholdern verwenden, die in engem Zusammenhang mit der Einführung und dem Erfolg der Cloud stehen und die in verschiedene Kommunikationskanäle, Verwaltungsstrukturen, Entscheidungspunkte, Richtlinienüberprüfungen usw. einbezogen werden sollten. Sie können die Auswirkungen von Änderungen analytisch und methodisch miteinander vergleichen, um die Änderungen zu kontextualisieren und zu verstehen, ob Stakeholder von der Menge der Änderungen überfordert sein werden. Falls ja, können Sie Ihre Pläne ändern, um die Bereitstellungen entsprechend zu verteilen. 

Aufgrund der Neuheit der Cloud-Technologien fällt es Organisationen manchmal schwer, die Auswirkungen des Wandels vorherzusehen, die ihre Mitarbeiter und Stakeholder erleben werden. Darüber hinaus werden aufgrund der Geschwindigkeit der Cloud-Änderungen und der Einführung neuer Services jedes Jahr neue Auswirkungen des Wandels entstehen und kontinuierlich zu spüren sein. Da die Cloud-Nutzung in einer Organisation zunimmt, werden sich auch die Auswirkungen des Wandels auf Stakeholder, Geschäftsbereiche, Regionen usw. ändern. 

Wann benutzen Sie es? 

Verwenden Sie während des gesamten Programms Folgenabschätzungen, um zu dokumentieren, wann und wie Stakeholder einbezogen werden, und um spezifische Pläne zu formulieren, um diesen Auswirkungen zu begegnen. Hier einige praktische Beispiele, die Sie berücksichtigen sollten: 

• Für Manager sollten Sie dokumentieren, wann Mitarbeiter voraussichtlich geschult werden müssen, wann Mitarbeiter cloudspezifische Leistungsmetriken in andere jährliche Leistungspläne integrieren müssen und wann Redebeiträge erforderlich sein könnten.

• Dokumentieren Sie für Stakeholder aus dem Personalwesen, wann wichtige Trainingsveranstaltungen erforderlich werden könnten, wann Einstellungspläne erforderlich werden könnten, wie sich diese Änderungen auf die Rekrutierungspläne auswirken könnten, wann Möglichkeiten zur Qualifizierung offensichtlich werden, wann Änderungen am Organisationsdesign erforderlich werden könnten und ob eine Vergütungsprüfung durchgeführt werden sollte, um den Wert von Cloud-Talenten und -Fähigkeiten auf dem Markt zu testen. 

• Dokumentieren Sie für Stakeholder aus dem Betriebsrat oder der Gewerkschaft die Risiken und Bedenken, die geäußert werden könnten, und erläutern Sie, wie diese am besten angegangen werden können, und ob ein regelmäßiger Sitzungsrhythmus festgelegt werden sollte, um die Transparenz in der Kommunikation zu verbessern. 

• Dokumentieren Sie für Stakeholder aus dem Finanzwesen, wann ein Budget für Personalbestand und Trainingsaktivitäten erforderlich werden könnte, wie sich der Weg in die Cloud auf Budgetprozesse und -zyklen auswirken könnte und wie der Übergang von On-Premises zur Cloud die Art und Weise verändern könnte, wie feste und variable Kosten im Unternehmen behandelt werden. 

  • Ziehen Sie eine FinOps-Sichtweise in Betracht und ermitteln Sie, wie IT-, Geschäfts- und Finanz-Stakeholder und Entwickler infolge der Cloud-Transformation möglicherweise anders arbeiten müssen. Die Einführung von FinOps-Funktionen wird sich wahrscheinlich auf die Prozesse, Tools, Rollen und Zuständigkeiten auswirken, und diese Funktionen können als Datenquelle für die Ermittlung der Auswirkungen von Änderungen genutzt werden. Diese Auswirkungen könnten dazu führen, dass die Kommunikation, die Schulung und die Denkweise oder der Kulturwandel in Bezug auf FinOps sowie die Art und Weise, wie das Unternehmen den Wert der Cloud-Investitionen verwaltet, misst und betrachtet, festgelegt werden.

2.4 Beurteilung der organisatorischen Bereitschaft

Was ist es?          

Eine Bewertung der organisatorischen Eignung dient dazu, die Bereitschaft, die Fähigkeit und den Wunsch der Kundenorganisation zu verstehen, sich an Veränderungen anzupassen. Die Bewertung der organisatorischen Eignung wird dann verwendet, um Stärken, Hindernisse und Herausforderungen zu ermitteln, um etwaige Lücken in der Bereitschaft zu schließen. In der Regel wird ein Umfrageformat verwendet, um eine Bewertung der organisatorischen Eignung durchzuführen.

Warum ist es wertvoll? 

Es ist wichtig, die aktuelle Kultur und Organisationsstruktur der Organisation sowie ihren gewünschten Status zu verstehen. Diese sind von entscheidender Bedeutung, um Chancen und Hindernisse zu identifizieren, die angegangen werden müssen, damit die Veränderungsbemühungen effektiv voranschreiten können. Außerdem können sie messen, wo die Bemühungen zur Cloud-Transformation im Hinblick auf die Akzeptanz von Veränderungen stehen, und Risiken durch Aktionspläne mindern, die die Gesamtziele der Veränderungsbemühungen unterstützen. Der Austausch der Ergebnisse mit den Teilnehmern zeigt Fortschritt, Empathie und Programmgeschwindigkeit. 

Wann benutzen Sie es? 

Führen Sie bei einem wichtigen Meilenstein, z. B. bei der Bereitstellung einer Pilotanwendung, eine Bewertung der organisatorischen Eignung durch, um einen ersten Eindruck von der Bereitschaft zu erhalten. Diese erste Bewertung kann als Mechanismus zur Verbesserung des Plans zur Beschleunigung des Wandels und des Zeitplans für andere Maßnahmen dienen. Als Ergebnis einer Bewertung der Eignung der Organisation und ihrer Ergebnisse kann es notwendig sein, Folgendes zu tun:

• Prüfen Sie die strategische Vision und das Geschäftsszenario für das Programm.

• Besorgen Sie sich zusätzliches Sponsoring für das Programm.

• Erweitern Sie die Verantwortung für das Programm auf die funktionsübergreifenden Führungskräfte und geben Sie ihnen Maßnahmen an die Hand, um ihren Teams die Erwartungen mitzuteilen.

• Investieren Sie in zusätzliche Kommunikation und Training.

• Priorisieren Sie den Aufbau von Fähigkeiten, damit die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihr Cloud-Wissen zu verbessern und Zertifizierungen zu erwerben. 

2.5 Argumente für Veränderungen schaffen

Was ist es? 

Ein Argument für den Wandel ist eine Botschaft und ein Dokument, das die Cloud-Transformation mit den Gründen für den Wandel verknüpft. Im Idealfall wird es durch ein überzeugendes Geschäftsszenario gestützt und dazu verwendet, die Vision konsequent so zu kommunizieren, dass sich die Stakeholder für die Cloud-Transformation engagieren. Es kann maßgeschneidert und erweitert werden, um unternehmensweite oder funktionsspezifische Botschaften zu vermitteln und die Vorteile für IT, Wirtschaft, Finanzen, Kunden und Mitarbeiter zu erläutern. 

Wenn Sie Argumente für Änderungen vorbringen, sollten Sie einige grundlegende Kriterien berücksichtigen. Dieses Dokument sollte die Botschaft in einfachen, klaren Worten vermitteln, sodass auch diejenigen, die mit dem Cloud-Programm noch nicht vertraut sind oder mit dem Cloud-Programm nicht vertraut sind, sie verstehen können. Es sollte erläutern, warum die Änderung notwendig ist, indem der aktuelle Status beschrieben wird, und die Konsequenzen spezifiziert werden, die sich ergeben, wenn die Cloud-Transformation zu diesem Zeitpunkt beginnt oder verzögert wird. Gegebenenfalls sollten die Argumente für Veränderungen mit anderen Initiativen zur Verbesserung der Geschäftsergebnisse in Einklang gebracht werden, um zusätzliche Möglichkeiten aufzuzeigen, wie Mitarbeiter an dem Weg in die Cloud teilnehmen könnten. Die Botschaft, die für eine Veränderung spricht, sollte einprägsam oder sogar metaphorisch sein, um den zukünftigen Zustand zu beschreiben, damit man sich leicht daran erinnern kann. Die Argumente für Veränderungen sollten die persönlichen Überzeugungen des Führungsteams in Bezug auf Stimme, Tonfall, Gefühl und Wortwahl aufrichtig zum Ausdruck bringen und möglicherweise erläutern, was die einzelnen Personen persönlich tun müssen, um ihre Verwirklichung zu unterstützen. Die Argumente für Veränderungen sollten auch kurz sein. Idealerweise sollten Sie in der Lage sein, sie in einem einseitigen Dokument oder in einer kurzen, 5-minütigen Präsentation zu vermitteln, die in andere Mitteilungen und Veranstaltungen aufgenommen werden kann. 

Warum ist es wertvoll? 

Führungskräfte müssen Veränderungen bewirken, die es ihrer Organisation ermöglichen, auf aktuellen und zukünftigen Märkten erfolgreich zu sein. Mitarbeiter könnten sich gegen Veränderungen wehren, wenn sie nicht an das glauben, was Führungskräfte von ihnen erwarten. Es gibt einen großen Leistungsunterschied zwischen jemandem, der sich ändern möchte, und jemandem, der sich ändert, weil er es muss. Ein solides und gut kommuniziertes Argument für Veränderungen hilft Menschen dabei, sich aus eigenem Antrieb für die Cloud-Transformation zu entscheiden. 

Wann benutzen Sie es?

Erstellen Sie ein Argument für Änderungen, nachdem Sie eine Stakeholderbewertung durchgeführt haben. In der Argumentation von Führungskräften werden die Vorteile der Cloud-Transformation den beteiligten Einflussgebern klar und wahrheitsgemäß dargelegt. Da Sie bei der Bewertung durch Stakeholder gezielt nach den Vorteilen und den Gründen für den Weg in die Cloud fragen, werden sich die Argumente für einen Wandel von selbst herauskristallisieren und ein ganzheitliches Bild vermitteln, das die Änderung erklärt und erklärt, wie sie dem Unternehmen helfen wird. Die Argumente für Veränderungen sollten auch erläutern, welche Folgen es hat, wenn die der Weg in die Cloud nicht erfolgt, wie ein Verbleib On-Premises andere strategische Prioritäten zum Scheitern bringt und welche Auswirkungen dies auf Kosten und Talente hat.  

Nutzen Sie die Argumente für Veränderungen in verschiedenen Kommunikationsformen. Starten Sie es beispielsweise als Einseiter und überprüfen Sie es in Mitarbeiterversammlungen. Verändern Sie dann die Stimme und konzentrieren Sie sich darauf, wie die Argumente für Veränderungen bestimmten Zielgruppen in einer bestimmten Besprechung oder einem Training zugute kommen. Wenn Sie alle wichtigen Besprechungen und Veranstaltungen zur Cloud-Transformation mit dem Argument für Veränderungen beginnen, werden sich die Mitarbeiter damit vertraut machen und beginnen, sie auf einer rollenbasierten Ebene zu verstehen. Wenn Mitarbeiter anderen gegenüber ihre Argumente für Veränderungen vorbringen können, wird die Botschaft Teil der Organisationskultur und beginnt, den Weg der Organisation zur Cloud sowohl von unten nach oben als auch von oben nach unten zu verändern. Wenn Sie Argumente für Veränderungen präsentieren, stellen Sie Fragen und binden Sie das Publikum in einen wechselseitigen Dialog ein. Dies kann zu unvorhergesehenen Interaktionen oder Beteiligungen sowie zu zusätzlichen Verbindungen zwischen den Mitarbeitern und ihrer Einstellung zum Weg in die Cloud führen.