Punkt 6. Damit es haften bleibt

Damit es haften bleibt nimmt die Arbeit des Frameworks zur Beschleunigung des Wandels auf und sorgt dafür, dass Nachhaltigkeit den Test der Zeit überdauert. In diesem Workstream erstellen Sie Feedback-Schleifen für wiederholbare Muster und gewonnene Erkenntnisse, kümmern sich aktiv um die Akzeptanz und erstellen einen Plan für die Zeit nach der Implementierung und Nachhaltigkeit, sodass das Team für die Beschleunigung des Wandels aufgelöst werden kann und die Veränderungen, Verhaltensweisen und die Kultur, die geschaffen wurden, operativ und passiv (statt aktiv) verwaltet werden können. Damit es haften bleibt besteht aus drei Unterpunkten:

6.1 Eine Feedback-Schleife einrichten

6.2 Erstellen Sie eine Checkliste für das Adoptionsmanagement

6.3 Entwicklung eines Plans für die Zeit nach der Umsetzung und der Nachhaltigkeit

6.1 Eine Feedback-Schleife einrichten

Was ist es? 

Eine Feedback-Schleife ermöglicht es einer Organisation, ihre Leistung anzupassen, indem sie den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, auf gesunde und authentische Weise auf Veränderungen zu reagieren, die sich aus der Cloud-Transformation ergeben. Die Hauptziele einer Feedback-Schleife bestehen darin, den Informationsaustausch in beide Richtungen zu unterstützen, wichtige Stakeholder während des gesamten Projekts einzubeziehen und Informationen zu sammeln, um die Effektivität der Kommunikation zu überwachen. Zu den nützlichen Kanälen für Feedbackschleifen gehören Einzelgespräche, Fokusgruppen, Team-, Abteilungs- und Personalversammlungen, Umfragen zum Engagement oder zur organisatorischen Eignung, Kommunikationsportale und Projektpostfächer. Wenn Ihre Organisation ein Social-Media-Tool verwendet, können Sie diese Kanäle auch überwachen, um Feedback in Form von Kommentaren, Stimmungen, Vorlieben, Abneigungen, Besucherzahlen usw. zu sammeln. 

Warum ist es wertvoll? 

Die Einrichtung einer Feedback-Schleife ermöglicht es Ihnen, ehrliche Reaktionen von Stakeholdern zu sammeln und die Aktivitäten zur Beschleunigung von Änderungen auf der Grundlage aktueller Daten zu verfeinern (und kontinuierlich zu verbessern). Ein benutzerfreundliches Tool macht es einfach, Feedback zu sammeln, zu analysieren und in Cloud-Transformationsaktivitäten zu integrieren. Eine Feedback-Schleife wird jedoch leistungsfähig und effektiv, wenn Sie auf das Feedback reagieren, mitteilen, dass das Feedback eingegangen ist, und die Änderungen identifizieren, die aufgrund des Feedbacks vorgenommen wurden. Dies trägt dazu bei, dass sich das Programm als direktes Ergebnis des Feedbacks verbessert und als indirektes Ergebnis des Feedbacks an Glaubwürdigkeit gewinnt. 

Wann benutzen Sie es? 

Idealerweise sollten Feedback-Schleifen als Teil der Messung in den Plan integriert werden. Legen Sie bei der Gestaltung des Feedback-Prozesses einen angemessenen Zeitrahmen für die Beantwortung von Anfragen oder Kommentaren fest. Berücksichtigen Sie die Aktualität des Feedbacks im Verhältnis zur Geschwindigkeit und Schrittfrequenz des Programms. Beispielsweise kann Feedback, das wöchentlich, zweiwöchentlich und monatlich erfasst wird, als Input für ein Scrum-Retrospektiv-Meeting verwendet werden. 

6.2 Erstellen Sie eine Checkliste für das Adoptionsmanagement

Was ist es? 

Eine Checkliste für das Adoptionsmanagement hilft dabei, die Effektivität von Aktivitäten zur Beschleunigung des Wandels sicherzustellen und die allgemeine Akzeptanz der Cloud-Transformation zu messen. Die Checkliste für das Einführungsmanagement bestätigt, dass Führungskräfte und Stakeholder vorbereitet und engagiert sind und die Vorteile und den Geschäftswert der Umstellung auf ein neues Cloud-Betriebsmodell verstehen. Bei dieser Aktivität wird davon ausgegangen, dass alle grundlegenden Pläne entwickelt und für die Umsetzung genehmigt wurden, einschließlich Strategien und Plänen für Veränderungen, Kommunikation, Risiko und Training. 

Warum ist es wertvoll? 

Eine Checkliste für das Adoptionsmanagement ist nützlich, um acht wichtige Erfolgsfaktoren im Zusammenhang mit der Cloud-Transformation nachzuverfolgen: sichtbare und engagierte Führung, dringender Veränderungsbedarf, klare Ausrichtung, breite Beteiligung, gezielte und effektive Kommunikation, ein einziger Programmfokus, messbare Ziele und diszipliniertes Projektmanagement. 

Wann benutzen Sie es? 

Die vierteljährliche Überprüfung der Checkliste für das Adoptionsmanagement bietet dem Cloud-Transformationsteam einen mittleren Planungshorizont und genügend Flexibilität, um bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Da Aktionspläne als Ergebnis der Ergebnisse erstellt werden, können sie im Rahmen regelmäßiger (wöchentlicher oder zweiwöchentlicher) Scrum-Aktivitäten nachverfolgt werden.

6.3 Entwicklung eines Plans für die Zeit nach der Umsetzung und der Nachhaltigkeit

Was ist es? 

Ein Plan für die Zeit nach der Implementierung und Nachhaltigkeit ist ein Dokument, das einer Organisation hilft, seine langfristigen Ziele zu erreichen, auch wenn das engagierte Cloud-Transformationsteam aufgelöst wird. Ziel dieses Plans ist es, Organisationen in die Lage zu versetzen, sicherzustellen, dass personenbezogene Mechanismen auch nach einer Cloud-Transformation bestehen bleiben. 

Um sicherzustellen, dass der Wandel fortbesteht, verankert und nachhaltig ist, sollten Sie Folgendes berücksichtigen: 

• Formalisieren Sie die Messung der Veränderung, indem Sie vierteljährlich dem Sponsor der Änderung oder einer anderen Führungskraft Bericht erstatten.

• Integrieren Sie die Änderung in die Leistungspläne oder die beruflichen Pflichten der Mitarbeiter.

• Widmen Sie einen Teil der Zeit Ihrer Vollzeitbeschäftigten der Überwachung der Änderung.

• Stimmen Sie Aktivitäten im Zusammenhang mit Veränderungen mit anderen formellen Prozessen und Richtlinien ab, z. B. dem jährlichen Leistungsplan und den Compliance-Trainingsplänen.

Warum ist es wertvoll? 

Wenn ein wichtiger Schritt des Cloud-Transformationsprozesses (wie Migration oder Modernisierung) abgeschlossen ist, werden sich wahrscheinlich weitere Änderungen ergeben. Die Erstellung eines langfristigen strategischen Plans zur Aufrechterhaltung dieser Veränderungen ist unerlässlich. Beispielsweise kann eine Änderung der Kultur oder des Verhaltens in einem Bereich der Organisation zu einer Prozessänderung in einem anderen Bereich führen, oder eine Änderung muss möglicherweise in anderen Geschäftsbereichen wiederholt werden. 

Wann benutzen Sie es? 

An jeder Cloud-Transformation sind eine Reihe von Stakeholdern und Implementierern des Plans zur Beschleunigung des Wandels beteiligt. Es ist wichtig zu ermitteln, wer an der laufenden Nachhaltigkeit des Veränderungsprojekts beteiligt werden sollte. Anschließend können Sie Zeitrahmen festlegen, um die laufenden Eigentumsverhältnisse in regelmäßigen Abständen nach dem offiziellen Abschluss des Projekts neu zu bewerten und zu überprüfen (z. B. nach 3 Monaten, 6 Monaten oder 12 Monaten, je nach Projektdauer). Je nach Projektanforderungen müssen Sie möglicherweise auch einen Plan zur kontinuierlichen Verbesserung oder einen Plan zur kontinuierlichen Überprüfung ausarbeiten, um Ihre Änderung zu überwachen und zu bewerten. Ein Plan zur kontinuierlichen Verbesserung könnte Folgendes beinhalten: 

• Zweck 

• Struktur 

• Rollen und Zuständigkeiten

• Veranstaltungskalender, Überprüfungs- und Feedbacksitzungen

• Kontinuierliche Erfolgsmessungen

Stellen Sie neben der Bewertung der Stakeholder im Hinblick auf Nachhaltigkeit auch sicher, dass die geplante Kommunikation über die anfängliche Cloud-Transformation hinaus fortgeführt wird. Stellen Sie sicher, dass Kommunikationsexperten bereit sind, den Übergang zu akzeptieren, und dass das Team ausreichend geschult ist, die Zeit hat, die Aufgaben zu erledigen, und dass es technologisch bereit ist, das Programm zu unterstützen. Identifizieren Sie die richtigen Ressourcen für die Verwaltung der laufenden Kommunikation nach Abschluss des aktiven Cloud-Migrations- oder Modernisierungsprojekts. Zu den wichtigsten zu berücksichtigenden Maßnahmen gehören: 

• Entwicklung eines Übergangsplans.

• Identifizierung kontinuierlicher Kommunikations-Champions.

• Treffen mit Kommunikationsexperten, um Rollen, Verantwortlichkeiten, Hierarchien und Aktionspunkte zu skizzieren.

• Durchführen eines Übergangstreffens zur Bestätigung der nächsten Schritte.

• Entwicklung einer Kommunikations-Roadmap.

Darüber hinaus müssen Sie Trainingslücken beheben, die nach der Cloud-Migration oder -Modernisierung entdeckt wurden. Zu den wichtigsten Überlegungen gehören: 

• Überprüfen von Feedback, gewonnenen Erkenntnissen und Änderungen.

• Feedback von Teilnehmern einholen. 

• Gegebenenfalls Entwicklung zusätzlicher Materialien zur Unterstützung des Trainings.

• Dokumentation eines Trainingsplans zur Abhilfe (z. B. Trainings für neue Mitarbeiter, vierteljährliche oder ereignisgesteuerte Auffrischungskurse).

• Erstellung eines Cloud-Transformationsarchivs mit allen zugehörigen Trainingsmaterialien (Projektplan, Prüf- und Bewertungsergebnisse, Trainingsstrategie, Lehrplanskizzen, fertige Dokumentation, Bewertungsformulare usw.). 

• Entwicklung eines Plans für Aktualisierungen und Überarbeitungen von Materialien.

Wenn Sie diese Aktivitäten in Ihren Nachhaltigkeitsplan aufnehmen, wird Ihre Organisation besser verstehen, wie gut sich der Wandel innerhalb der Organisation fortsetzt. Wenn Sie geduldig, beharrlich, datengestützt und methodisch vorgehen, kann Ihre Organisation den Nachhaltigkeitsplan einhalten.