COST01-BP02 Einrichten einer Partnerschaft zwischen Finanzen und Technologie
Beziehen Sie Finanz- und Technologieteams in Kosten- und Nutzungsgespräche in allen Phasen Ihrer Cloud-Reise mit ein. Teams treffen sich regelmäßig, um Themen wie Unternehmensziele, aktuellen Kosten- und Nutzungsstatus sowie Finanz- und Buchhaltungsmethoden zu besprechen.
Risikostufe bei fehlender Befolgung dieser Best Practice: Hoch
Implementierungsleitfaden
Technologieteams können in der Cloud dank verkürzter Genehmigungs-, Beschaffungs- und Infrastrukturbereitstellungszyklen schneller Innovationen vorantreiben. Dies kann eine Anpassung für Finanzunternehmen sein, die zuvor an die Ausführung zeitaufwändiger und ressourcenintensiver Prozesse zur Beschaffung und Bereitstellung von Kapital in Rechenzentrums- und lokalen Umgebungen und die Kostenzuordnung nur nach Projektgenehmigung gewöhnt waren.
Was die Finanz- und Beschaffungsabteilungen betrifft, wurden die Prozesse in den Bereichen Budgetierung, Kapitalbedarf, Genehmigung, Beschaffung und Installation der physischen Infrastruktur über Jahrzehnte hinweg weiterentwickelt und standardisiert.
In der Regel fordern die Entwicklungs- oder IT-Teams die Geldmittel an.
Die Finanzteams genehmigen und beschaffen die Geldmittel.
Die operativen Teams stellen die Infrastruktur zusammen, sodass sie direkt eingesetzt werden kann.
Mit der Einführung der Cloud werden Beschaffung und Nutzung der Infrastruktur nicht mehr als Kette von Abhängigkeiten betrachtet. Im Cloud-Modell entwickeln Technologie- und Produktteams ihre Produkte nicht nur, sondern führen sie auch selbst aus und sind für sie verantwortlich. Dabei führen sie die meisten Aktivitäten aus, die bisher als Domäne der Finanz- und operativen Teams betrachtet wurden, einschließlich Beschaffung und Bereitstellung.
Zur Bereitstellung von Cloud-Ressourcen werden lediglich ein Benutzerkonto und der richtige Satz von Berechtigungen benötigt. Dies reduziert auch die Risiken in den Bereichen IT und Finanzen, da die Teams stets nur einige Klicks oder API-Aufrufe von der Einstellung nicht genutzter oder nicht notwendiger Cloud-Ressourcen entfernt sind. Technologieteams können so auch schneller Innovationen einführen und erhalten die nötige Agilität und Flexibilität, um Experimente zu starten und zu beenden. Auch wenn sich die variable Natur der Cloud-Nutzung auf die Planbarkeit der Budgetierung und die Genauigkeit von Prognosen auswirken kann, bietet sie Organisationen jedoch auch die Möglichkeit, sowohl die Kosten für Überbereitstellungen als auch die Opportunitätskosten für konservative Unterbereitstellungen zu reduzieren.
Bauen Sie eine Partnerschaft zwischen wichtigen Beteiligten aus dem Finanzwesen und der Technologie auf, um ein gemeinsames Verständnis der organisatorischen Ziele zu schaffen und Mechanismen zu entwickeln, um im variablen Ausgabenmodell von Cloud Computing einen finanziellen Erfolg zu erzielen. Relevante Teams innerhalb Ihres Unternehmens müssen an Kosten- und Nutzungsdiskussionen in allen Phasen Ihrer Cloud-Reise beteiligt sein, einschließlich:
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Verantwortliche im Finanzbereich: CFOs, Finanzkontrolleure, Finanzplaner, Geschäftsanalysten, Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung müssen das Cloud-Modell des Verbrauchs, Kaufoptionen und den monatlichen Rechnungsprozess verstehen. Die Teams in den Bereichen Finanzen und Technologie müssen zusammenarbeiten, um die IT-Wertschöpfung zu entwickeln und darzustellen, damit die geschäftlichen Teams die Verbindung zwischen Technologieausgaben und Geschäftsergebnissen verstehen können. Auf diese Weise werden Technologieaufwendungen nicht als Kosten angesehen, sondern als Investitionen. Aufgrund der grundlegenden Unterschiede zwischen der Cloud (z. B. Änderungsrate der Nutzung, Pay-as-you-go-Preisgestaltung, gestaffelte Preise, Preismodelle und detaillierte Abrechnungs- und Nutzungsinformationen) im Vergleich zum Betrieb vor Ort ist es für die Finanzorganisation von entscheidender Bedeutung, dass sie versteht, wie sich die Nutzung der Cloud auf geschäftliche Aspekte wie Beschaffungsprozesse, Anreizverfolgung, Kostenzuordnung und Finanzberichte auswirken kann.
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Verantwortliche im Technologiebereich: Technologieverantwortliche (einschließlich Produkt- und Anwendungsbesitzer) müssen die finanziellen Anforderungen (z. B. Budgeteinschränkungen) sowie die geschäftlichen Anforderungen (z. B. Service Level Agreements) kennen. Damit kann das System implementiert werden, um die gewünschten Ziele des Unternehmens zu erreichen.
Die Partnerschaft zwischen Finanzen und Technologie bietet folgende Vorteile:
Finanz- und Technologieteams haben nahezu in Echtzeit Einblicke in Kosten und Nutzung.
Finanz- und Technologieteams legen ein standardmäßiges Betriebsverfahren für die Bewältigung von Ausgabeunterschieden in der Cloud fest.
Stakeholder im Bereich Finanzen handeln als strategische Berater bei der Nutzung von Kapital für den Kauf rabattierter Programme (z. B. Reserved Instances oder AWS Savings Plans) und der Nutzung der Cloud zur Förderung des Wachstums der Organisation.
Vorhandene Kreditorenbuchhaltungs- und Beschaffungsprozesse werden mit der Cloud verwendet.
Die Finanz- und Technologieteams prognostizieren gemeinsam die Kosten und die Nutzung von AWS in der Zukunft, um die Budgets der Organisation entsprechend auszurichten und zu entwickeln.
Bessere unternehmensübergreifende Kommunikation durch eine gemeinsame Sprache und ein gemeinsames Verständnis von Finanzkonzepten.
Weitere Beteiligte innerhalb Ihres Unternehmens, die an Kosten- und Nutzungsdiskussionen beteiligt sein sollten, sind:
Besitzer von Geschäftseinheiten: Besitzer von Geschäftseinheiten müssen sich mit dem Cloud-Geschäftsmodell vertraut machen, sodass sie den Geschäftseinheiten und dem gesamten Unternehmen die Richtung weisen können. Dieses Cloud-Wissen ist wichtig, wenn es erforderlich ist, das Wachstum und die Systemnutzung zu prognostizieren oder verschiedene Kaufoptionen zu bewerten, z. B. Reserved Instances oder Savings Plans.
Entwicklungsteam: Eine Partnerschaft zwischen Finanz- und Technologieteams hat kritische Bedeutung für die Entwicklung einer kostenbewussten Kultur, die Entwickler motiviert, im Bereich Cloud Financial Management (CFM) aktiv zu werden. Ein häufiges Problem von CFM- und Finanzteams besteht darin, Entwicklern ein Verständnis des Geschäfts in der Cloud zu vermitteln und sie zur Umsetzung von Best Practices und empfohlenen Aktionen zu motivieren.
Dritte: Wenn Ihr Unternehmen mit Dritten arbeitet (z. B. Berater oder Tools), dann stellen Sie sicher, dass diese an Ihren finanziellen Zielen ausgerichtet sind und sowohl die Ausrichtung durch ihre Engagement-Modelle als auch einen ROI (Return on Investment) nachweisen können. In der Regel beteiligen sich Dritte an der Berichterstellung und Analyse der von ihnen verwalteten Systeme, und sie stellen Kostenanalysen für die von ihnen konzipierten Workloads bereit.
Eine erfolgreiche CFM-Implementierung erfordert die Zusammenarbeit von Teams in den Bereichen Finanzen, Technologie und Geschäft sowie eine veränderte Kommunikation und Evaluierung in Bezug auf die Cloud-Ausgaben der Organisation. Beziehen Sie die Entwicklungsteams in alle Phasen der Diskussion über Kosten- und Nutzung ein und motivieren Sie sie zur Befolgung von Best Practices und zur Umsetzung vereinbarter Aktionen.
Implementierungsschritte
Definieren wichtiger Mitglieder: Stellen Sie sicher, dass sich alle relevanten Mitglieder Ihrer Finanz- und Technologieteams aktiv an der Partnerschaft beteiligen. Relevante Mitglieder im Bereich Finanzen sind Personen, die mit Cloud-Ausgaben interagieren. Dies sind in der Regel CFOs, Finanzcontroller, Finanzplaner, Geschäftsanalysten und Mitarbeiter in Beschaffung und Einkauf. Technologiemitarbeiter sind in der Regel Produkt- und Anwendungsbesitzer, technische Manager und Vertreter aller Teams, die in der Cloud aktiv sind. Weitere Mitglieder können Geschäftsbereiche mit Einfluss auf die Nutzung von Produkten sein, zum Beispiel das Marketing, und Dritte wie Berater, die Sie bei der Ausrichtung an Ihren Zielen und Mechanismen und bei Berichten unterstützen.
Definieren von Diskussionsthemen: Definieren Sie die Themen, die in den Teams häufig auftreten, oder ein gemeinsames Verständnis erfordern. Verfolgen Sie die Kosten ab dem Zeitpunkt, an dem sie generiert werden, bis zur Bezahlung der Rechnung. Beachten Sie alle beteiligten Mitglieder und organisatorischen Prozesse, die angewendet werden müssen. Informieren Sie sich über jeden einzelnen Schritt oder Prozess, den sie durchlaufen, sowie die zugehörigen Informationen, wie z. B. verfügbare Preismodelle, gestaffelte Preise, Rabattmodelle, Budgetplanung und finanzielle Anforderungen.
Festlegen einer regulären Kadenz: Richten Sie eine regelmäßige Kommunikationskadenz ein, um Finanz- und Technologieteams aneinander auszurichten und eine Partnerschaft zu unterstützen. Die Gruppe muss regelmäßig im Hinblick auf ihre Ziele und Metriken zusammenkommen. Dazu gehört in der Regel die Überprüfung des Status der Organisation, der aktuell ausgeführten Programme und der gesamten Finanz- und Optimierungsmetriken. Anschließend werden detaillierte Berichte zu wichtigen Workloads erstellt.
Ressourcen
Zugehörige Dokumente:
