COST01-BP02 Einrichten einer Partnerschaft zwischen Finanzen und Technologie
Beziehen Sie Finanz- und Technologieteams in Kosten- und Nutzungsgespräche in allen Phasen Ihres Wegs in die Cloud mit ein. Teams treffen sich regelmäßig, um Themen wie Organisationsziele, aktuellen Kosten- und Nutzungsstatus sowie Finanz- und Buchhaltungsmethoden zu besprechen.
Risikostufe bei fehlender Befolgung dieser bewährten Methode: Hoch
Implementierungsleitfaden
Technologieteams können in der Cloud dank verkürzter Genehmigungs-, Beschaffungs- und Infrastrukturbereitstellungszyklen schneller Innovationen vorantreiben. Dies kann eine Anpassung für Finanzorganisationen sein, die zuvor an die Ausführung zeitaufwändiger und ressourcenintensiver Prozesse zur Beschaffung und Bereitstellung von Kapital in Rechenzentrums- und On-Premises-Umgebungen und die Kostenzuordnung nur nach Projektgenehmigung gewöhnt waren.
Was die Finanz- und Beschaffungsabteilungen betrifft, wurden die Prozesse in den Bereichen Budgetierung, Kapitalbedarf, Genehmigung, Beschaffung und Installation der physischen Infrastruktur über Jahrzehnte hinweg weiterentwickelt und standardisiert.
In der Regel fordern die Entwicklungs- oder IT-Teams die Geldmittel an.
Die Finanzteams genehmigen und beschaffen die Geldmittel.
Betriebsteams stellen die Infrastruktur zusammen, sodass sie direkt eingesetzt werden kann.
Mit der Einführung der Cloud werden Beschaffung und Nutzung der Infrastruktur nicht mehr als Kette von Abhängigkeiten betrachtet. Im Cloud-Modell entwickeln Technologie- und Produktteams ihre Produkte nicht nur, sondern führen sie auch selbst aus und sind für sie verantwortlich. Dabei führen sie die meisten Aktivitäten aus, die bisher als Domäne der Finanz- und Betriebsteams betrachtet wurden, einschließlich Beschaffung und Bereitstellung.
Zur Bereitstellung von Cloud-Ressourcen werden lediglich ein Konto und der richtige Satz von Berechtigungen benötigt. Dies reduziert auch die Risiken in den Bereichen IT und Finanzen, da die Teams stets nur einige Klicks oder API-Aufrufe von der Einstellung nicht genutzter oder nicht notwendiger Cloud-Ressourcen entfernt sind. Technologieteams können so auch schneller Innovationen einführen und erhalten die nötige Agilität und Flexibilität, um Experimente zu starten und zu beenden. Auch wenn sich die variable Natur der Cloud-Nutzung auf die Planbarkeit der Budgetierung und die Genauigkeit von Prognosen auswirken kann, bietet sie Organisationen jedoch auch die Möglichkeit, sowohl die Kosten für Überbereitstellungen als auch die Opportunitätskosten für konservative Unterbereitstellungen zu reduzieren.
Bauen Sie eine Partnerschaft zwischen wichtigen Beteiligten aus dem Finanzwesen und der Technologie auf, um ein gemeinsames Verständnis der organisatorischen Ziele zu schaffen und Mechanismen zu entwickeln, um im variablen Ausgabenmodell von Cloud Computing einen finanziellen Erfolg zu erzielen. Relevante Teams innerhalb Ihrer Organisation müssen an Kosten- und Nutzungsdiskussionen in allen Phasen Ihres Wegs in die Cloud beteiligt sein, einschließlich:
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Verantwortliche im Finanzbereich: CFOs, Finanzkontrolleure, Finanzplaner, Geschäftsanalysten, Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung müssen das Cloud-Modell des Verbrauchs, Kaufoptionen und den monatlichen Rechnungsprozess verstehen. Die Teams in den Bereichen Finanzen und Technologie müssen zusammenarbeiten, um die IT-Wertschöpfung zu entwickeln und darzustellen, damit die geschäftlichen Teams die Verbindung zwischen Technologieausgaben und Geschäftsergebnissen verstehen können. Auf diese Weise werden Technologieaufwendungen nicht als Kosten angesehen, sondern als Investitionen. Aufgrund der grundlegenden Unterschiede zwischen der Cloud (z. B. Änderungsrate der Nutzung, nutzungsabhängige Preisberechnung, gestaffelte Preise, Preismodelle und detaillierte Abrechnungs- und Nutzungsinformationen) im Vergleich zum On-Premises-Betrieb ist es für die Finanzorganisation von entscheidender Bedeutung, dass sie versteht, wie sich die Nutzung der Cloud auf geschäftliche Aspekte wie Beschaffungsprozesse, Anreizverfolgung, Kostenzuordnung und Finanzberichte auswirken kann.
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Verantwortliche im Technologiebereich: Technologieverantwortliche (einschließlich Produkt- und Anwendungsbesitzer) müssen die finanziellen Anforderungen (z. B. Budgeteinschränkungen) sowie die geschäftlichen Anforderungen (z. B. Service Level Agreements) kennen. Damit kann die Workload implementiert werden, um die gewünschten Ziele der Organisation zu erreichen.
Die Partnerschaft zwischen Finanzen und Technologie bietet folgende Vorteile:
Finanz- und Technologieteams haben nahezu in Echtzeit Einblicke in Kosten und Nutzung.
Finanz- und Technologieteams legen ein standardmäßiges Betriebsverfahren für die Bewältigung von Ausgabeunterschieden in der Cloud fest.
Stakeholder im Bereich Finanzen handeln als strategische Berater bei der Nutzung von Kapital für den Kauf rabattierter Programme (z. B. Reserved Instances oder AWS Savings Plans) und der Nutzung der Cloud zur Förderung des Wachstums der Organisation.
Vorhandene Kreditorenbuchhaltungs- und Beschaffungsprozesse werden mit der Cloud verwendet.
Die Finanz- und Technologieteams prognostizieren gemeinsam die Kosten und die Nutzung von AWS in der Zukunft, um die Budgets der Organisation entsprechend auszurichten und zu entwickeln.
Bessere organisationsübergreifende Kommunikation durch eine gemeinsame Sprache und ein gemeinsames Verständnis von Finanzkonzepten.
Weitere Beteiligte innerhalb Ihrer Organisation, die an Kosten- und Nutzungsdiskussionen beteiligt sein sollten, sind:
Besitzer von Geschäftseinheiten: Besitzer von Geschäftseinheiten müssen sich mit dem Cloud-Geschäftsmodell vertraut machen, sodass sie den Geschäftseinheiten und dem gesamten Unternehmen die Richtung vorweisen können. Dieses Cloud-Wissen ist wichtig, wenn es erforderlich ist, das Wachstum und die Workload-Nutzung zu prognostizieren oder verschiedene Kaufoptionen zu bewerten, z. B. Reserved Instances oder Savings Plans.
Technikteam: Eine Partnerschaft zwischen Finanz- und Technologieteams hat kritische Bedeutung für die Entwicklung einer kostenbewussten Kultur, die Entwickler motiviert, im Bereich Cloud Financial Management (CFM) aktiv zu werden. Ein häufiges Problem von CFM- und Finanzteams besteht darin, Entwicklern ein Verständnis des Geschäfts in der Cloud zu vermitteln und sie zur Umsetzung von bewährten Methoden und empfohlenen Aktionen zu motivieren.
Dritte: Wenn Ihre Organisation Drittprodukte verwendet (z. B. Beratung oder Tools), stellen Sie sicher, dass sie an Ihren finanziellen Zielen ausgerichtet sind, und können sowohl die Ausrichtung durch ihre Engagement-Modelle als auch einen ROI (Return on Investment) nachweisen. In der Regel beteiligen sich Dritte an der Berichterstellung und Analyse der von ihnen verwalteten Systeme, und sie stellen Kostenanalysen für die von ihnen konzipierten Workloads bereit.
Eine erfolgreiche CFM-Implementierung erfordert die Zusammenarbeit von Teams in den Bereichen Finanzen, Technologie und Geschäft sowie eine veränderte Kommunikation und Evaluierung in Bezug auf die Cloud-Ausgaben der Organisation. Beziehen Sie die Entwicklungsteams in alle Phasen der Diskussion über Kosten- und Nutzung ein und motivieren Sie sie zur Befolgung von bewährten Methoden und zur Umsetzung vereinbarter Aktionen.
Implementierungsschritte
Definieren wichtiger Mitglieder: Stellen Sie sicher, dass sich alle relevanten Mitglieder Ihrer Finanz- und Technologieteams aktiv an der Partnerschaft beteiligen. Relevante Mitglieder im Bereich Finanzen sind Personen, die mit Cloud-Ausgaben interagieren. Dies sind in der Regel CFOs, Finanzcontroller, Finanzplaner, Geschäftsanalysten und Mitarbeiter in Beschaffung und Einkauf. Technologiemitarbeiter sind in der Regel Produkt- und Anwendungsbesitzer, technische Manager und Vertreter aller Teams, die in der Cloud aktiv sind. Weitere Mitglieder können Geschäftsbereiche mit Einfluss auf die Nutzung von Produkten sein, zum Beispiel das Marketing, und Dritte wie Berater, die Sie bei der Ausrichtung an Ihren Zielen und Mechanismen und bei Berichten unterstützen.
Definieren von Besprechungsthemen: Definieren Sie die Themen, die in den Teams häufig auftreten, oder ein gemeinsames Verständnis erfordern. Verfolgen Sie die Kosten ab dem Zeitpunkt, an dem sie generiert werden, bis zur Bezahlung der Rechnung. Beachten Sie alle beteiligten Mitglieder und organisatorischen Prozesse, die angewendet werden müssen. Informieren Sie sich über jeden einzelnen Schritt oder Prozess, den sie durchlaufen, sowie die zugehörigen Informationen, wie z. B. verfügbare Preismodelle, gestaffelte Preise, Rabattmodelle, Budgetplanung und finanzielle Anforderungen.
Regelmäßigen Rhythmus etablieren: Um eine Finanz- und Technologiepartnerschaft zu schaffen, sollte ein regelmäßiger Kommunikationsrhythmus festgelegt werden, um eine Abstimmung zu erreichen und aufrechtzuerhalten. Die Gruppe muss regelmäßig im Hinblick auf ihre Ziele und Metriken zusammenkommen. Dazu gehört in der Regel die Überprüfung des Status der Organisation, der aktuell ausgeführten Programme und der gesamten Finanz- und Optimierungsmetriken. Anschließend werden detaillierte Berichte zu wichtigen Workloads erstellt.
Ressourcen
Zugehörige Dokumente:
