Prácticas recomendadas para la programación de reuniones

Independientemente de la aplicación que utilice para programar su reunión de Amazon Chime, estos consejos pueden ayudarle a programar reuniones.

Creación de un enlace personalizado

Cuando se crea una cuenta en Amazon Chime, se recibe un ID personal para reuniones de 10 dígitos. Para permitir que los asistentes se unan a sus reuniones con mayor facilidad, puede crear un enlace personalizado. Para más información, consulte 5. (Opcional) Establezca un enlace de reunión personalizado.

Ayudar a los usuarios móviles a unirse a las reuniones

Cuando invite a usuarios móviles a una reunión, copie y pegue el One-click Mobile Dial-in (Acceso telefónico móvil con un clic) en el campo Location (Ubicación) de la invitación a la reunión. Cuando aparezca el recordatorio del calendario para la reunión en sus dispositivos móviles, pueden elegir la cadena para marcar de forma automática.

Uso de la llamada automática

Cuando comienza una reunión, Amazon Chime puede llamar automáticamente a cada asistente en todos los dispositivos registrados para la llamada automática. Esto significa que ni usted ni sus asistentes tienen que estar pendientes del calendario para unirse a la reunión.

Para usar la llamada automática, agregue [e-mail] a la lista de invitados cuando programe una reunión.

Puede eliminar [e-mail] de la lista de invitados para evitar que los dispositivos de todos los invitados suenen al mismo tiempo. Por ejemplo, cuando todos están en la misma oficina. También puede eliminar [e-mail] si los asistentes prefieren abrir la invitación y elegir el enlace de la reunión.

nota

• La llamada automática no funciona si la invitación a la reunión contiene una lista de distribución, como [e-mail]. Asegúrese de usar las direcciones de correo electrónico de los asistentes individuales.

• El sistema silencia las llamadas automáticas de los usuarios que configuran su estado de Amazon Chime en No molestar.

¡Invita rápidamente a un gran número de asistentes

Puede invitar hasta 300 personas a una reunión de Amazon Chime. Para añadir un gran número de personas rápidamente, invite a [e-mail] y a una lista de distribución, si existe. A continuación, amplía la lista de distribución. Eso agrega a cada asistente por separado y habilita las llamadas automáticas.

Invitación a una lista de distribución

1. Siga cualquiera de los pasos que se indican anteriormente en esta sección para crear una reunión de Amazon Chime. Como práctica recomendada, utilice un identificador de reunión único o un identificador con un código de moderador. Al hacerlo, se genera un PIN que los asistentes pueden usar para unirse a la reunión.

2. Agregue la lista de distribución a la invitación.

3. Amplíe la lista de distribución.

4. Agregue o elimine asistentes según sea necesario.

5. Establezca la fecha, la hora y cualquier periodicidad.

6. Edite las instrucciones de la reunión según sea necesario.

7. Envía la invitación.

Invitar a una lista de distribución sin realizar llamadas automáticas

Si necesita programar una reunión con un equipo grande, puede invitar a la lista de distribución del equipo. Sin embargo, al hacerlo, se evita que Amazon Chime realice llamadas automáticas cuando comience la reunión.

Invitación a una lista de distribución

1. Siga cualquiera de los pasos que se indican anteriormente en esta sección para crear una reunión de Amazon Chime. Como práctica recomendada, utilice un identificador de reunión único o un identificador con un código de moderador. Al hacerlo, se genera un PIN que los asistentes pueden usar para unirse a la reunión.

2. Agregue la lista de distribución a la invitación.

3. Elimine [e-mail], pero deje el PIN que añade el sistema.

4. Establezca la fecha, la hora y cualquier periodicidad.

5. Edite las instrucciones de la reunión según sea necesario.

6. Envía la invitación.

Los asistentes pueden abrir el enlace de la reunión en las instrucciones, elegir Reuniones, Unirse a una reunión e introducir el PIN manualmente.

Modificar los detalles de la reunión

Cuando cambie los detalles de una reunión o añada [e-mail] a una reunión existente, recuerde elegir Enviar actualizaciones a todos.