Ejecución de un estudio piloto

Completar un proyecto de end-to-end migración para un área de pequeñas empresas permite una implementación rápida sin el riesgo de una interrupción empresarial a gran escala. Con esta experiencia, se aumenta la confianza en la propuesta de valor (capacidad, operaciones y costo) por un costo bastante bajo y puede utilizarse para justificar una mayor liberación de fondos y recursos para un proyecto a gran escala.

Mediante los estudios piloto, se recopilan lecciones para una implementación a gran escala en función de la reacción de los usuarios finales ante la nueva plataforma. Ayudan a las partes interesadas a responder preguntas importantes con datos reales, como los siguientes:

• ¿La capacitación que ofrecemos es adecuada y suficiente?

• ¿Los nuevos procesos funcionan correctamente cuando los usuarios finales atienden llamadas reales?

• ¿Los usuarios se distraen con otras aplicaciones en sus dispositivos?

• ¿Una arquitectura o un patrón funcionan según lo esperado en el entorno de ejecución?

Prácticas recomendadas

• Lo ideal sería que los estudios pilotos formen parte de la entrega inicial del producto mínimo adorado (MLP) en una iteración temprana.

• Entre los participantes de un proyecto piloto, se deberían incluir usuarios técnicos, usuarios empresariales y usuarios finales.

• Entreviste a las partes interesadas para obtener comentarios de su experiencia usando el sistema y recopile datos sobre el tiempo medio de gestión, la tasa de abandono, etc., para comparar el sistema nuevo con las plataformas anteriores. 

• Asegúrese de hacer un seguimiento de los ajustes y modificaciones que se identifiquen durante el proyecto piloto hasta su finalización. 

• Defina sus criterios de éxito y los próximos pasos antes de iniciar el proyecto piloto. Los criterios de éxito deben basarse en datos a fin de permitir una puntuación concluyente para tomar una decisión de éxito o fracaso. Si las partes interesadas aprueban el proyecto piloto y el plan de entrega para introducir cualquier modificación, se iniciará el siguiente paso predefinido (por ejemplo, iniciar una implementación a gran escala).

• Mantenga una actitud positiva cuando, durante el proyecto piloto, se detecten áreas que deben cambiarse o incluso rediseñarse. Este es un resultado valioso del proyecto piloto y sienta las bases para una implementación operativa exitosa. No pretenda no recibir recomendaciones para el proyecto piloto, ya que este resultado generaría dudas sobre su validez.

Selección de un grupo piloto

Lo ideal es que el área de negocio que seleccione para probar la solución demuestre todas las capacidades incluidas en el ámbito del producto mínimo adorado (MLP) a fin de cumplir con los resultados comerciales. La entrega exitosa del MLP se convierte en el punto de partida para aumentar la complejidad y sumar capacidades de servicio. El grupo piloto del MLP debería hacer lo siguiente:

• Representar un área empresarial no crítica (por ejemplo, un servicio de soporte técnico interno o una notificación de cambio de circunstancias).

• Gestionar un volumen reducido de llamadas para que los usuarios tengan tiempo de aprender a usar la nueva plataforma y registrar sus comentarios y observaciones.

• Contar con la confianza del equipo del proyecto y de las partes interesadas de que podrán garantizar que los comentarios sean justos, precisos y objetivos. Esto ayuda a infundir confianza en el resultado del proyecto piloto y a crear un entorno de desarrollo colaborativo.

• Ejecutar la mayoría de las funciones de la plataforma incluidas en el ámbito de aplicación. Un proyecto piloto que utilice solo el diez por ciento de las funciones incluidas en el ámbito de la implementación a gran escala tiene poco valor o relevancia.

• Ejecutar una función que podría haber quedado excluida de la plataforma anterior o no estar integrada por completo con ella debido a limitaciones técnicas (como el trabajo remoto) o por falta de licencias. Si comienza con un grupo que no tiene informes ni registros en el sistema anterior, es posible que pueda evitar crear integraciones antiguas o migrar datos antiguos. Sin embargo, debe asegurarse de que el proyecto piloto siga representando la implementación a gran escala.

En realidad, es posible que tenga que hacer concesiones en algunos de estos factores, en función de la capacidad y la voluntad de los equipos de su organización de participar en un proyecto piloto.