Programación y envío de informes por correo electrónico

En Enterprise Edition, puede enviar un panel en forma de informe, ya sea de manera única o de manera programada (diaria, semanal, mensual o anual). Puedes enviar los informes por correo electrónico a los usuarios o grupos que comparten tu QuickSight suscripción a Amazon. Para recibir informes de correo electrónico, los usuarios o los miembros del grupo deben cumplir las condiciones siguientes:

• Forman parte de tu QuickSight suscripción a Amazon.

• Ya ha compartido el panel con ellos.

• Han completado el proceso de registro para activar su suscripción como QuickSight lectores, autores o administradores de Amazon.

• Amazon no QuickSight puede enviar correos electrónicos programados a más de 5000 miembros.

Amazon QuickSight genera una instantánea de correo electrónico personalizada para cada usuario o grupo en función de sus permisos de datos, que se definen en el panel de control. La seguridad a nivel de fila (RLS), la seguridad a nivel de columna (CLS) y los parámetros dinámicos predeterminados para los informes de correo electrónico funcionan tanto para los correos programados como para los ad hoc (únicos).

Los suscriptores que son lectores ven una opción para Informes en el panel cuando un informe de correo electrónico está disponible para ese panel. Pueden utilizar el menú Programaciones para suscribirse o cancelar la suscripción a los mensajes de correo electrónico. Para obtener más información, consulte Suscribirse a informes por correo electrónico en Amazon QuickSight.

Puede crear un máximo de cinco programaciones para cada panel.

Cómo funciona la facturación de informes de correo electrónico

Los autores y los administradores pueden recibir cualquier número de informes de correo electrónico sin cargo adicional.

Para los lectores (usuarios con función de lector), cuesta una sesión por informe, hasta el máximo mensual. Tras recibir un informe de correo electrónico, el lector obtiene crédito de una sesión para obtener acceso al panel sin costo adicional durante el mismo mes. Los créditos de sesión de lector no se conservan al siguiente mes de facturación.

Para un lector, los cargos de informes de correo electrónico y sesiones interactivas se acumulan hasta el cargo máximo mensual. Para los lectores que alcancen el cargo máximo mensual, no hay cargos adicionales y pueden recibir tantos informes de correo electrónico adicionales como necesiten.

Configuración de los ajustes de los informes de correo electrónico para un panel de control en la edición Amazon QuickSight Enterprise

Se aplica a: Enterprise Edition

En la edición Amazon QuickSight Enterprise, puedes enviar un informe por correo electrónico desde cualquier hoja de un panel de control. Puede enviar informes desde paneles interactivos y hojas de informes paginados. Las programaciones incluyen la configuración de cuándo enviarlos, el contenido que se debe incluir y quién recibe el correo electrónico. Puede ver un ejemplo de informe y una lista de los conjuntos de datos utilizados en el informe. Para configurar o cambiar la programación enviada desde un panel, asegúrese de ser el propietario o copropietario.

Si tiene acceso al panel, puede cambiar las opciones de suscripción al abrir la vista del panel. Para obtener más información sobre cómo funciona, consulte Suscribirse a informes por correo electrónico en Amazon QuickSight.

Las opciones de programación que están disponibles para un informe de correo electrónico incluyen las siguientes:

• Una vez (no repetir): envía el informe solo una vez en la fecha y hora que elija.

• Diariamente: se repite todos los días a la hora que elija.

• Semanalmente: se repite cada semana el mismo día o días a la hora que elija. También puede usar esta opción para enviar informes en intervalos semanales, por ejemplo, cada dos o tres semanas.

• Mensualmente: se repite cada mes el mismo día, a la hora que elija. También puede usar esta opción para enviar informes en días específicos del mes, como el segundo miércoles o el último viernes de cada mes.

• Anualmente: se repite cada año el mismo día del mes o meses seleccionados, a la hora que elija. También puede usar esta opción para enviar informes en días o conjuntos de días específicos en meses seleccionados. Por ejemplo, puede configurar un informe para que se envíe el primer lunes de enero, marzo y septiembre, o el 14 de julio, o el segundo día de febrero, abril y junio de cada año.

• Personalizado: configure su propio informe programado que mejor se adapte a las necesidades de su empresa.

Puede personalizar el título del informe, el asunto opcional del correo electrónico y el cuerpo de texto.

Si bien puede configurar el informe para que todos los que tengan acceso reciban una copia, este no suele ser el mejor plan. Recomendamos limitar los correos electrónicos automatizados, especialmente los que se envían a grupos. Puede empezar con un número reducido de suscriptores. Para ello, elija personas específicas de la lista de acceso. Verifique la política de su empresa antes de suscribir a alguien a una suscripción.

Puede añadir personas directamente a una suscripción a un informe de las siguientes maneras:

• (Recomendado) Elija destinatarios de la lista de acceso proporcionada para especificar y mantener una lista de personas a las que desea enviar informes de correo electrónico. Puede utilizar el cuadro de búsqueda para encontrar a las personas por correo electrónico o nombre del grupo.

• Para enviar informes a todos los suscriptores del panel, seleccione Enviar un informe por correo electrónico a todos los usuarios con acceso al panel cuando se pida.

Cualquier otra persona que desee recibir los correos electrónicos puede abrir el panel y configurar sus propias opciones de suscripción para participar o excluirse.

importante

Cuando compartes el panel con nuevos nombres de QuickSight usuario o grupos, estos comenzarán a recibir automáticamente los informes por correo electrónico. Si no quiere que esto suceda, tendrá que editar la configuración del informe cada vez que añada personas al panel.

Para las programaciones de correo electrónico existentes, puedes pausar la programación en Amazon QuickSight mientras realizas cambios. En el panel Programaciones, puede pausar o reanudar un informe programado con la tecla que aparece debajo de cada informe. Al pausar un informe no se elimina la programación del informe de QuickSight.

Si su informe incluye elementos visuales personalizados, tenga en cuenta que no puede incluir imágenes de una red privada en un informe por correo electrónico, incluso si puede acceder a las imágenes. Si desea incluir una imagen, utilice una que esté disponible públicamente.

Antes de empezar, asegúrese de utilizar la edición Amazon QuickSight Enterprise y de haber compartido el panel de control con los destinatarios previstos.

Creación o cambio de un informe de correo electrónico

1. Abre Amazon QuickSight y selecciona Dashboards en el panel de navegación de la izquierda.

2. Abra un panel para configurar su informe de correo electrónico.

3. En la parte superior derecha, seleccione Programaciones y, a continuación, seleccione Programaciones.

4. Elija AGREGAR PROGRAMACIÓN.

   

5. En el panel Nueva programación que aparece, introduzca el nombre de la programación. También puede optar por agregar una descripción para la nueva programación.

   

6. En la pestaña Contenido, active los interruptores PDF, CSV o Excel para elegir el formato del informe. Actualmente, los formatos CSV y Excel son compatibles con los informes paginados.

7. En el menú desplegable Hoja de la pestaña Contenido, elija la hoja para la que desea programar un informe.

   Si elige CSV o Excel, elija los elementos visuales de la tabla o tabla dinámica de cualquier hoja del panel que desee incluir en el informe. Puede seleccionar hasta 5 elementos visuales para cada programación.

   Si elige Excel, se generará un libro de Excel como resultado final.

   

8. En la pestaña Fechas, elija la frecuencia del informe en el menú desplegable Repetir. Si tiene dudas, seleccione Enviar una vez (no repetir).

9. En Fecha de inicio, elija la fecha de inicio y el tiempo de ejecución en los que quiere enviar el primer informe.

10. En Zona horaria, seleccione la zona horaria en el menú desplegable.

    

11. En la pestaña Correo electrónico, en Línea de asunto del correo electrónico, introduzca una línea de asunto personalizada o déjela en blanco para usar el título del informe.

12. Introduce las direcciones de correo electrónico del nombre del QuickSight grupo de los usuarios o grupos que quieres que reciban el informe. También puede seleccionar la casilla Enviar a todos los usuarios con acceso para enviar el informe a todas las personas que tengan acceso al panel de su cuenta.

13. En Encabezado del correo electrónico, introduzca el encabezado que quiere que muestre el informe del correo electrónico.

14. (Opcional) En Cuerpo del correo electrónico, déjelo en blanco o introduzca un mensaje personalizado para que aparezca al principio del correo electrónico.

    

15. (Opcional) En el caso de los archivos adjuntos en PDF, puede seleccionar Incluir la hoja en el cuerpo del correo electrónico para que aparezca la primera página de la instantánea en PDF en el cuerpo del correo electrónico.

    

16. Elija el método de adjunto que desea que utilice el informe. Están disponibles las siguientes opciones.

    • Archivo adjunto: carga un archivo adjunto de la instantánea al correo electrónico. El tamaño del correo electrónico no puede ser superior a 10 MB. Este límite incluye todos los archivos adjuntos.

    • Enlace de descarga: añade un enlace al cuerpo del correo electrónico al que los usuarios pueden acceder para descargar el informe instantáneo. Cuando un usuario elige el enlace de descarga, se le pide que inicie sesión antes de que el informe comience a descargarse. El enlace caduca un año después del envío del informe.

17. (Opcional, recomendado) Para enviar una muestra del informe antes de guardar los cambios, seleccione Enviar informe de prueba. Esta opción aparece junto al nombre de usuario del propietario del panel.

18. Realice una de las siguientes acciones siguientes:

    • (Recomendado) Seleccione Guardar para confirmar las entradas.

    • Para enviar un informe de forma inmediata, seleccione Guardar y ejecutar ahora. El informe se envía inmediatamente, incluso si la fecha de inicio de su programación es futura.