COST01-BP02 Establecer la colaboración entre los departamentos de Finanzas y Tecnología - AWS Well-Architected Framework

COST01-BP02 Establecer la colaboración entre los departamentos de Finanzas y Tecnología

Debe implicar a los equipos de finanzas y tecnología en las discusiones sobre costes y uso en todas las etapas del traspaso a la nube. Los equipos deben reunirse y tratar regularmente sobre temas como los objetivos organizativos, el estado actual de los costes y el uso, y las prácticas contables y financieras.

Nivel de riesgo expuesto si no se establece esta práctica recomendada: Alto

Guía para la implementación

Los equipos tecnológicos innovan más rápido en la nube gracias a que los ciclos de aprobación, adquisición y despliegue de la infraestructura son más cortos. Esto puede implicar un ajuste para las organizaciones financieras acostumbradas a tanto a ejecutar procesos que requieren mucho tiempo y consumen muchos recursos para obtener y desplegar capital en entornos de centros de datos y a nivel local, como a asignar los costes solo al aprobar el proyecto.

Desde el punto de vista de la organización financiera y de adquisiciones, el proceso de presupuestos de capital, las solicitudes de capital, las aprobaciones, las adquisiciones y la instalación de la infraestructura física es un proceso que se ha aprendido y estandarizado durante décadas:

  • Los equipos de Ingeniería o TI suelen ser los solicitantes

  • Varios equipos financieros actúan como aprobadores y compradores

  • Los equipos de operaciones montan rack, apilan y entregan la infraestructura lista para usar

Con la adopción de la nube, la adquisición y el consumo de infraestructura dejan de estar a expensas de una cadena de dependencias. En el modelo de la nube, los equipos de tecnología y productos ya no son solo creadores, sino operadores y propietarios de sus productos, responsables de la mayoría de las actividades históricamente asociadas a los equipos de finanzas y operaciones, incluidas las adquisiciones y el despliegue.

Todo lo que se necesita para aprovisionar recursos en la nube es una cuenta de usuario y la serie de permisos adecuada. Esto es también lo que reduce el riesgo de la TI y de las finanzas, lo cual significa que, con unos pocos clics o llamadas a la API, los equipos pueden eliminar los recursos inactivos o innecesarios en la nube. Esto también permite a los equipos de tecnología innovar más rápidamente gracias a la agilidad y la capacidad de poner en marcha experimentos y luego desmantelarlos. Aunque la naturaleza variable del consumo de la nube puede afectar a la previsibilidad desde el punto de vista de los presupuestos y las previsiones de capital, la nube ofrece a las organizaciones la posibilidad de reducir el coste del exceso de aprovisionamiento así como el coste de oportunidad asociado al subaprovisionamiento conservador.

Establezca la colaboración entre los partes interesadas clave de Finanzas y Tecnología para lograr un entendimiento común de los objetivos organizativos y desarrollar mecanismos para obtener éxito financiero en el modelo de gasto variable de la computación en la nube. Los equipos relevantes de su organización deben estar presentes en las discusiones sobre costes y uso en todas las etapas del traspaso a la nube, incluidos:

  • Líderes en finanzas: Los directores financieros, controllers financieros, planificadores financieros, analistas empresariales, responsables de adquisición, de abastecimiento y de cuentas a pagar deben entender el modelo de consumo en la nube, las opciones de compra y el proceso de facturación mensual. El departamento financiero debe asociarse con los equipos de tecnología para crear y compartir una historia de valor de TI, ayudando al equipo del departamento comercial a comprender cómo el gasto en tecnología está vinculado a los resultados empresariales. De esta manera, los gastos en tecnología no se consideran costes, sino inversiones. Dado que hay diferencias fundamentales entre la nube (por ejemplo, la velocidad del cambio en el uso, los precios del pago por uso, los precios por niveles, los modelos de precios y la información detallada sobre la facturación y el uso) y las operaciones locales, resulta esencial que el equipo de Finanzas comprenda de qué manera puede afectar el uso de la nube a aspectos empresariales como los procesos de adquisición, el seguimiento de incentivos, la asignación de costes y los estados financieros.

  • Líderes en tecnología: Los líderes en tecnología (incluidos los propietarios de aplicaciones y productos) deben conocer los requisitos financieros (por ejemplo, las limitaciones presupuestarias), así como los requisitos empresariales (por ejemplo, los acuerdos de nivel de servicio). Esto permite que la carga de trabajo se implemente para lograr los objetivos empresariales deseados.

La colaboración entre los departamentos de Finanzas y Tecnología aporta los siguientes beneficios:

  • Los equipos de finanzas y tecnología tienen visibilidad casi en tiempo real de los costes y el uso.

  • Los equipos de finanzas y tecnología establecen un procedimiento operativo estándar para gestionar la variación del gasto en la nube.

  • Las partes interesadas de finanzas actúan como asesores estratégicos en cuanto a cómo se utiliza el capital para comprar descuentos por compromiso de compra (por ejemplo, instancias reservadas o Savings Plans de AWS), y cómo se utiliza la nube para hacer crecer la organización.

  • Las cuentas a pagar y los procesos de adquisición existentes también se usan en la nube.

  • Los equipos de finanzas y tecnología colaboran a la hora de prever los costes y el uso de AWS en el futuro para adaptar y diseñar los presupuestos organizativos.

  • Mejor comunicación dentro de la organización al compartir el mismo lenguaje y tener un conocimiento común de los conceptos financieros.

Otras partes interesadas de su organización que deberían estar implicadas en las discusiones sobre costes y uso son:

  • Propietarios de unidades de negocio: Los propietarios de unidades de negocio deben comprender el modelo de negocio en la nube para poder establecer directrices para las unidades de negocio y toda la empresa. Este conocimiento de la nube resulta esencial para realizar previsiones de crecimiento y de uso de las cargas de trabajo, pero también al valorar diferentes opciones de compra, por ejemplo, las instancias reservadas o los Savings Plans.

  • Equipo de ingeniería: Establecer una asociación entre los equipos de finanzas y tecnología es esencial para crear una cultura sensibilizada con los costes que anime a los ingenieros a actuar en la administración financiera en la nube (CFM). Uno de los problemas habituales de los profesionales de la CFM o de las operaciones financieras y de los equipos de finanzas es conseguir que los ingenieros entiendan todo el negocio en la nube, sigan las prácticas recomendadas y adopten las medidas recomendadas.

  • Terceros: Si en su organización participan terceros (por ejemplo, consultores o herramientas), asegúrese de que también sigan sus objetivos empresariales y que lo demuestren a través de sus modelos de compromiso y el retorno de la inversión (ROI). Por lo general, los terceros contribuyen a la generación de informes y al análisis de las cargas de trabajo que administren, y también aportan análisis de costes de cualquier carga de trabajo que diseñen.

Implementar la CFM y tener éxito requiere la colaboración entre los equipos de finanzas, tecnología y comercial, y un cambio en la forma en que se comunica y evalúa el gasto en la nube en toda la organización. Incluya a los equipos de ingeniería para que puedan formar parte de estos debates sobre costes y uso en todas las etapas, y anímelos a seguir las prácticas recomendadas y a adoptar las medidas acordadas de forma apropiada.

Pasos para la aplicación

  • Defina los miembros clave: Compruebe que todos los miembros relevantes de sus equipos de finanzas y tecnología participen en la colaboración. Los miembros de Finanzas relevantes serán aquellos que interactúen con la factura de la nube. Suelen ser los directores financieros, los controllers financieros, los planificadores financieros, los analistas empresariales, los responsables de adquisiciones y los responsables de abastecimiento. Los miembros del equipo de Tecnología suelen ser los propietarios de las aplicaciones y de los productos, y los gerentes y representantes técnicos de todos los equipos que crean en la nube. Otros miembros pueden ser los propietarios de la unidad de negocio, como el departamento de Marketing, pues influyen en el uso de los productos, y terceros como consultores, para unirse a los objetivos y mecanismos, y para asistir en la gestión de informes.

  • Defina los temas de discusión: Defina los temas comunes a todos los equipos o que requieran una compresión compartida. Haga un seguimiento del coste desde el momento en que se genera hasta que se paga la factura. Tome nota de todos los miembros implicados y de los procesos organizativos que deben aplicarse. Comprenda cada paso o proceso por el que pasa y la información asociada, como los modelos de precios disponibles, los precios por niveles, los modelos de descuento, la creación de presupuestos y los requisitos financieros.

  • Establezca una cadencia regular: Para crear una asociación entre finanzas y tecnología, establezca una cadencia de comunicación regular para crear y mantener la coherencia. El grupo debe reunirse de forma regular para tratar sobre sus objetivos y métricas. Una cadencia típica implica revisar el estado de la organización, revisar los programas que se ejecutan actualmente y las métricas generales financieras y de optimización. Después, se debe informar sobre las cargas de trabajo clave con mayor detalle.

Recursos

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