OPS02-BP04 Existen mecanismos para administrar las responsabilidades y la propiedad - AWS Well-Architected Framework
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OPS02-BP04 Existen mecanismos para administrar las responsabilidades y la propiedad

Conozca las responsabilidades de su rol y cómo contribuye a los resultados empresariales, ya que este conocimiento determina la prioridad de sus tareas y por qué su rol es importante. Esto ayuda a los miembros del equipo a reconocer las necesidades y responder de la forma adecuada. Cuando los miembros del equipo conocen su rol, pueden establecer la propiedad, identificar oportunidades de mejora y saber cómo influir o realizar los cambios apropiados.

En ocasiones, es posible que una responsabilidad no tenga un propietario claro. En estas situaciones, diseñe un mecanismo que resuelva esta carencia. Cree una ruta de derivación bien definida a alguien con autoridad para asignar la propiedad o planificar la forma de satisfacer la necesidad.

Resultado deseado: los equipos de su organización tienen responsabilidades claramente definidas que incluyen su relación con los recursos, las acciones a realizar, los procesos y los procedimientos. Estas responsabilidades se corresponden con las responsabilidades y objetivos del equipo, así como con las responsabilidades de otros equipos. Usted documenta las rutas de derivación de una manera uniforme y fácil de encontrar e introduce estas decisiones en artefactos de documentación, como matrices de responsabilidad, definiciones de equipos o páginas wiki.

Antipatrones usuales:

  • Las responsabilidades del equipo son ambiguas o están mal definidas.

  • Los roles del equipo no se corresponden con las responsabilidades.

  • El equipo no ajusta sus metas y objetivos a sus responsabilidades, lo que dificulta la medición del éxito.

  • Las responsabilidades de los miembros del equipo no se corresponden con las del equipo ni con la organización en general.

  • Su equipo no mantiene actualizadas las responsabilidades, lo que las hace incoherentes con las tareas que realiza.

  • Las rutas de derivación para determinar las responsabilidades no están definidas o no son claras.

  • Las rutas de derivación no tienen un único propietario que garantice una respuesta oportuna.

  • Los roles, las responsabilidades y las rutas de derivación no son fáciles de encontrar y no están disponibles cuando son necesarios (por ejemplo, en respuesta a un incidente).

Beneficios de establecer esta práctica recomendada:

  • Cuando sepa quién tiene la responsabilidad o la propiedad, podrá ponerse en contacto con el equipo o el miembro del equipo adecuado para realizar una solicitud o la transición de una tarea.

  • Para reducir el riesgo de inacción y de que existan necesidades no atendidas, ha identificado a una persona que tiene la autoridad para asignar la responsabilidad o la propiedad.

  • Cuando define claramente el alcance de una responsabilidad, los miembros de su equipo ganan autonomía y propiedad.

  • Sus responsabilidades determinan las decisiones que toma, las acciones que emprende y las actividades que transfiere a sus propietarios adecuados.

  • Es fácil identificar las responsabilidades abandonadas porque tiene una idea clara de lo que queda fuera de la responsabilidad de su equipo, lo que le ayuda a derivar los problemas para aclararlos.

  • Los equipos evitan la confusión y la tensión, y pueden administrar más adecuadamente sus cargas de trabajo y sus recursos.

Nivel de riesgo expuesto si no se establece esta práctica recomendada: alto

Guía para la implementación

Identifique los roles y responsabilidades de los miembros del equipo y asegúrese de que conozcan las expectativas de su rol. Haga que esta información sea fácil de encontrar para que los miembros de su organización puedan identificar con quién deben ponerse en contacto, ya sea un equipo o una persona. Cuando las organizaciones tratan de aprovechar las oportunidades de migrar y modernizarse en AWS, los roles y responsabilidades también podrían cambiar. Mantenga a sus equipos y a sus miembros al corriente de sus responsabilidades y proporcióneles la formación adecuada para llevar a cabo sus tareas durante este cambio.

Determine el rol o el equipo que debe recibir las derivaciones para identificar la responsabilidad y la propiedad. Este equipo puede interactuar con varias partes interesadas para tomar una decisión. Sin embargo, deben ser propietarios de la administración del proceso de toma de decisiones.

Proporcione mecanismos accesibles para que los miembros de su organización descubran e identifiquen la propiedad y la responsabilidad. Estos mecanismos les enseñan con quién ponerse en contacto para necesidades específicas.

Ejemplo de cliente

AnyCompany Retail completó recientemente una migración de cargas de trabajo desde un entorno local a su zona de aterrizaje en AWS con un enfoque de migración mediante lift-and-shift. Revisaron las operaciones para determinar cómo llevar a cabo las tareas operativas comunes y verificaron que su matriz de responsabilidades existente refleja las operaciones en el nuevo entorno. Cuando migraron de un entorno local a AWS, redujeron las responsabilidades de los equipos de infraestructura relacionadas con el hardware y la infraestructura física. Esta medida también dio lugar a nuevas oportunidades para hacer evolucionar el modelo operativo de sus cargas de trabajo.

Aunque identificaron, abordaron y documentaron la mayoría de las responsabilidades, también definieron rutas de derivación para cualquier responsabilidad que se hubiera pasado por alto o que pudiera tener que cambiar a medida que evolucionaran las prácticas operativas. Para explorar nuevas oportunidades para estandarizar y mejorar la eficiencia de sus cargas de trabajo, proporcione acceso a herramientas operativas como AWS Systems Manager y herramientas de seguridad como AWS Security Hub y Amazon GuardDuty. AnyCompany Retail realiza una revisión de las responsabilidades y la estrategia en función de las mejoras que quiere abordar en primer lugar. A medida que la empresa adopta nuevas formas de trabajo y patrones tecnológicos, actualiza su matriz de responsabilidad de la forma correspondiente.

Pasos para la implementación

  1. Comience con la documentación existente. Estos son algunos documentos iniciales típicos:

    1. Matrices de responsabilidad o de responsable, encargado, consultado e informado (RACI)

    2. Definiciones de equipo o páginas wiki

    3. Definiciones y ofertas de servicios

    4. Descripciones de roles o puestos

  2. Revise y organice debates sobre las responsabilidades documentadas:

    1. Realice una revisión con los equipos para identificar desajustes entre las responsabilidades documentadas y las responsabilidades que el equipo suele desempeñar.

    2. Analice los posibles servicios que ofrecen los clientes internos para identificar las diferencias de expectativas entre los equipos.

  3. Analice y aborde las discrepancias.

  4. Identifique oportunidades de mejora.

    1. Identifique las solicitudes más frecuentes y que requieren más recursos, que suelen ser firmes candidatas a una mejora.

    2. Busque prácticas recomendadas, patrones y orientación prescriptiva, y simplifique y estandarice las mejoras con esta orientación.

    3. Registre las oportunidades de mejora y realice un seguimiento de ellas hasta el final.

  5. Si un equipo aún no tiene la responsabilidad de administrar y hacer un seguimiento de la asignación de responsabilidades, identifique a alguien del equipo para que asuma esta responsabilidad.

  6. Defina un proceso para que los equipos soliciten una aclaración de la responsabilidad.

    1. Revise el proceso y verifique que sea claro y fácil de usar.

    2. Asegúrese de que alguien sea el propietario de las derivaciones y realice un seguimiento de ellas hasta el final.

    3. Establezca métricas operativas para medir la eficacia.

    4. Cree mecanismos para obtener comentarios para verificar que los equipos puedan llamar la atención sobre las oportunidades de mejora.

    5. Implemente un mecanismo de revisión periódica.

  7. Realice la documentación en una ubicación accesible y reconocible.

    1. Las wikis o el portal de documentación son opciones comunes.

Nivel de esfuerzo para el plan de implementación: medio.

Recursos

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