COST01-BP03 Establecer presupuestos y previsiones de la nube - Pilar de optimización de costos

COST01-BP03 Establecer presupuestos y previsiones de la nube

Ajuste los procesos de presupuestos y previsión organizativos para que sean compatibles con la naturaleza altamente variable de los costes y el uso de la nube. Los procesos deben ser dinámicos y usar algoritmos basados en tendencias o el motor principal de la empresa, o en una combinación de ambos.

Nivel de riesgo expuesto si no se establece esta práctica recomendada: Alto

Guía para la implementación

Los clientes usan la nube por su eficiencia, velocidad y agilidad, lo que genera una cantidad muy variable de costes y usos. Los costes pueden bajar (o a veces aumentar) a medida que las cargas de trabajo sean más eficientes o al desplegar cargas de trabajo y características nuevas. Las cargas de trabajo se pueden escalar para prestar servicio a más clientes, lo que aumenta el uso y los costes de la nube. Los recursos están ahora más accesibles que nunca. La elasticidad de la nube también conlleva una elasticidad de costes y previsiones. Los procesos de presupuestos existentes de la empresa deben modificarse en consecuencia para incorporar esta variabilidad.

Por lo general, el presupuesto se prepara para un solo año y permanece fijo, lo que requiere un estricto cumplimiento por parte de todas las partes involucradas. Por el contrario, las previsiones son más flexibles, ya que permiten reajustes a lo largo del año y proporcionan proyecciones dinámicas durante un período de uno, dos o tres años. Tanto la elaboración de presupuestos como de previsiones desempeñan un papel crucial a la hora de establecer las expectativas financieras entre las diversas partes interesadas de la tecnología y la empresa. La previsión y la implementación veraces también exigen responsabilidades a las partes interesadas que son directamente responsables de los costes de aprovisionamiento en primer lugar, y también pueden aumentar su concienciación general de los costes.

Ajuste los procesos de elaboración de presupuestos y previsiones existentes para que sean más dinámicos, ya sea utilizando un algoritmo basado en las tendencias (que usa los costes históricos como entradas) o algoritmos basados en impulsores (por ejemplo, lanzamientos de productos nuevos, expansión regional o nuevos entornos para cargas de trabajo), lo que resulta ideal para un entorno de gasto dinámico y variable, o una combinación tanto de impulsores empresariales como de tendencias.

Puede utilizar AWS Cost Explorer para previsiones basadas en tendencias en un intervalo de tiempo futuro definido en función de su gasto anterior. El motor de pronóstico de AWS Cost Explorer segmenta los datos históricos en función de los tipos de cargo (por ejemplo, instancias reservadas) y utiliza una combinación de machine learning y modelos basados en reglas para predecir el gasto en todos los tipos de cargo individualmente.

Identifique los impulsores empresariales que pueden repercutir en sus costes de uso y haga previsiones para cada uno de ellos por separado para garantizar que el uso esperado se calcule con antelación. Algunos de los impulsores están relacionados con los equipos de TI y de productos de la organización. Los líderes de ventas, marketing y negocios conocen otros impulsores empresariales, como los eventos de marketing, las promociones, las fusiones y las adquisiciones, y es importante colaborar y tener en cuenta también todos esos impulsores de la demanda. Debe trabajar en estrecha colaboración con ellos para comprender la repercusión en los nuevos impulsores internos.

Una vez que haya determinado su previsión basada en tendencias con Cost Explorer o cualquier otra herramienta, utilice la AWS Pricing Calculator para estimar su caso de uso de AWS y los costes futuros en función del uso previsto (tráfico, solicitudes por segundo o instancia de Amazon EC2 necesaria). También puede utilizarla para ayudarle a planificar sus gastos, encontrar oportunidades de ahorro y tomar decisiones informadas al utilizar AWS. Es importante hacer un seguimiento de la precisión de esa previsión, ya que los presupuestos deben establecerse en función de estos cálculos y estimaciones de previsión.

Utilice AWS Budgets para establecer presupuestos personalizados con gran nivel de detalle mediante la especificación del periodo de tiempo, la recurrencia o la cantidad (fija o variable) y la adición de filtros tales como servicio, Región de AWS y etiquetas. Para mantenerse informado sobre el rendimiento de sus presupuestos existentes, puede crear y programar informes de presupuesto de AWS Budgets para que se envíen por correo electrónico tanto a usted y como a otras partes interesadas con regularidad. También puede crear alertas de AWS Budgets basadas en los costes reales (de naturaleza reactiva) o en los costes previstos, lo que proporciona tiempo para implementar mitigaciones contra posibles sobrecostes. Puede recibir una alerta cuando el coste o el uso superen, o se prevea que superen, el importe presupuestado.

Utilice AWS Cost Anomaly Detection para evitar o reducir las sorpresas en los costes y mejorar el control sin frenar la innovación. AWS Cost Anomaly Detection saca provecho del machine learning para identificar los gastos anómalos y las causas raíz, de modo que pueda adoptar medidas rápidamente. Con tres sencillos pasos, puede crear su propio monitor contextualizado y recibir alertas cuando se detecte cualquier gasto anómalo.

Como se menciona en la sección Colaboración entre los departamentos de finanzas y tecnologíadel pilar de optimización de costes de Well-Architected, es importante contar con asociaciones y cadencias entre los departamentos de TI, finanzas y otras partes interesadas para garantizar que todos utilicen las mismas herramientas o procesos en aras de la coherencia. En los casos en que los presupuestos deban cambiar, el aumento de los puntos de contacto de la cadencia puede ayudar a reaccionar a esos cambios más rápidamente.

Pasos para la implementación

  • Analice las previsiones basadas en tendencias: utilice las herramientas preferidas de previsión basada en tendencias, como AWS Cost Explorer y Amazon Forecast. Analice su coste de uso en las diferentes dimensiones, como servicio, cuentas, etiquetas y categorías de costes. Si se requiere una previsión avanzada, importe sus datos de AWS Cost and Usage Report a Amazon Forecast (que aplica la regresión lineal como una forma de machine learning para realizar previsiones).

  • Analice las previsiones basadas en impulsores: identifique el efecto de los impulsores empresariales en el uso de la nube y realice previsiones para cada uno de ellos por separado para calcular el coste de uso esperado con antelación. Trabaje en estrecha colaboración con los responsables de las unidades empresariales y las partes interesadas para comprender la repercusión en los nuevos impulsores y calcular los cambios de costes esperados para definir presupuestos veraces.

  • Actualice los procesos de elaboración de presupuestos y previsiones existentes: defina sus procesos de elaboración de presupuestos y previsiones en función de los métodos de previsión adoptados, como los basados en tendencias, los basados en impulsores empresariales o una combinación. Los presupuestos deben ser calculados y realistas, en función de estos procesos de elaboración de previsiones.

  • Configure alertas y notificaciones: Utilice las alertas de AWS Budgets y AWS Cost Anomaly Detection para recibir alertas y notificaciones.

  • Realice revisiones periódicas con las principales partes interesadas: Por ejemplo, las partes interesadas en TI, finanzas, equipos de plataforma y otras áreas de la empresa deben alinearse con los cambios en la dirección y el uso de la empresa.

Recursos

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