COST01-BP03: establecimiento de presupuestos y previsiones de la nube - Pilar de optimización de costos
Guía para la implementaciónRecursos

COST01-BP03: establecimiento de presupuestos y previsiones de la nube

Ajuste los procesos de presupuestos y previsión de la organización para que sean compatibles con la naturaleza altamente variable de los costos y el uso de la nube. Los procesos deben ser dinámicos y usar algoritmos basados en tendencias o el motor principal de la empresa, o en una combinación de ambos.

Nivel de riesgo expuesto si no se establece esta práctica recomendada: alto

Guía para la implementación

En las configuraciones tradicionales de TI en las instalaciones, los clientes suelen enfrentarse al reto que supone la planificación de unos costos fijos que solo cambian en ocasiones, normalmente con la compra de nuevos servicios y hardware de TI para satisfacer los picos de demanda. En cambio, Nube de AWS adopta un enfoque diferente, en el que los clientes pagan por los recursos que utilizan de acuerdo con sus necesidades empresariales y de TI reales. En el entorno de la nube, la demanda puede fluctuar cada mes, cada día o incluso cada hora.

El uso de la nube aporta eficacia, rapidez y agilidad, lo que se traduce en un patrón de costo y uso muy variable. Los costos pueden disminuir o a veces aumentar en respuesta a la mayor eficacia de las cargas de trabajo o a la implementación de nuevas cargas de trabajo y características. Cuando las cargas de trabajo se escalan para atender a una base de clientes en expansión, el uso y los costos de la nube aumentan en consecuencia debido a la mayor accesibilidad de los recursos. Esta flexibilidad de los servicios en la nube se extiende a los costos y las previsiones, lo que da lugar a un cierto grado de elasticidad.

Es esencial ajustarse muy bien a estos impulsores de la demanda y necesidades empresariales tan cambiantes e intentar que la planificación sea lo más precisa posible. Los procesos presupuestarios tradicionales de la organización deben adaptarse a esta variabilidad.

Considere la posibilidad de crear modelos de costos a la hora de pronosticar el costo de las nuevas cargas de trabajo. Los modelos de costos le permiten disponer de información de referencia sobre los costos previstos de la nube, lo que lo ayuda a llevar a cabo análisis sobre el costo total de propiedad (TCO), el retorno de la inversión (ROI) y otros análisis financieros, fijar objetivos y expectativas con las partes interesadas e identificar oportunidades para optimizar los costos.

Su organización debe conocer las definiciones de costos y las agrupaciones aceptadas. El nivel de detalle de las previsiones puede variar en función de la estructura y los flujos de trabajo internos de su organización. Seleccione una granularidad que se adapte a sus requisitos específicos y a la configuración de su organización. Es importante entender a qué nivel se hace la previsión:

  • AWS Organizations o cuenta de administración: la cuenta de administración es la que usa para crear AWS Organizations. De forma predeterminada, las organizaciones tienen una cuenta de administración.

  • Cuenta de miembro o vinculada: una cuenta de Organizations es una Cuenta de AWS estándar que contiene sus recursos de AWS y las identidades que pueden acceder a esos recursos.

  • Entorno: un entorno es un conjunto de recursos de AWS que ejecutan una versión de la aplicación. Se puede crear un entorno con varias cuentas vinculadas o de miembro.

  • Proyecto: un proyecto es una combinación de objetivos o tareas establecidos que deben lograrse en un periodo fijo. Es importante tener en cuenta el ciclo de vida del proyecto durante la previsión.

  • Servicios de AWS: grupos o categorías, como servicios de computación o almacenamiento, en los que puede agrupar servicios de AWS para su previsión.

  • Agrupación personalizada: puede crear grupos personalizados en función de las necesidades de su organización, como unidades de negocio, centros de costos, equipos, etiquetas de asignación de costos, categorías de costos, cuentas vinculadas o una combinación de estas necesidades.

Identifique los impulsores empresariales que pueden repercutir en sus costos de uso y haga previsiones para cada uno de ellos por separado para calcular el uso esperado con antelación. Algunos de los impulsores podrían estar relacionados con los equipos de TI y de Productos de la organización. Los líderes de ventas, marketing y negocios conocen otros impulsores empresariales, como los eventos de marketing, las promociones, las expansiones geográficas, las fusiones y las adquisiciones, por lo que es importante colaborar con ellos y tenerlos en cuenta también.

Puede usar AWS Cost Explorer para previsiones basadas en tendencias en un intervalo de tiempo futuro definido en función de su gasto anterior. El motor de previsión de AWS Cost Explorer segmenta los datos históricos en función de los tipos de cargo (por ejemplo, instancias reservadas) y utiliza una combinación de machine learning y modelos basados en reglas para predecir el gasto en todos los tipos de cargo individualmente.

Una vez que haya establecido el proceso de previsión y creado los modelos, puede usar AWS Budgets para establecer presupuestos personalizados de forma pormenorizada especificando el periodo de tiempo, la periodicidad o el importe (fijo o variable) y agregando filtros como el servicio, la Región de AWS y las etiquetas. Por lo general, el presupuesto se prepara para un solo año y no cambia, por lo que todas las partes involucradas deben ajustarse a él estrictamente. Por el contrario, las previsiones son más flexibles, ya que permiten reajustes a lo largo del año y proporcionan proyecciones dinámicas durante un periodo de uno, dos o tres años. La elaboración de presupuestos y de previsiones desempeña un papel crucial a la hora de establecer las expectativas financieras entre las diversas partes interesadas de los equipos de Tecnología y Negocios. La precisión de las previsiones y de su implementación también impone responsabilidades a las partes interesadas, que son directamente responsables de los costos de aprovisionamiento en primer lugar, y también puede aumentar su concienciación general de los costos.

Para mantenerse informado sobre el cumplimiento de los presupuestos existentes, puede crear y programar el envío regular de informes de AWS Budgets por correo electrónico a usted y a otras partes interesadas. También puede crear alertas de AWS Budgets basadas en los costos reales, que son de naturaleza reactiva, o en los costos previstos, lo que permite tener tiempo para implementar mitigaciones contra posibles sobrecostos. Puede recibir alertas cuando el costo o el uso reales superen un nivel determinado o si se prevé que superen el importe presupuestado.

Ajuste los procesos de elaboración de presupuestos y previsiones existentes para que sean más dinámicos, ya sea utilizando un algoritmo basado en las tendencias (que usa los costos históricos como entradas) o algoritmos basados en impulsores (por ejemplo, lanzamientos de productos nuevos, una expansión regional o nuevos entornos para cargas de trabajo), ya que son ideales para un entorno de gasto dinámico y variable. Una vez que haya determinado su previsión basada en las tendencias con el Explorador de costos o cualquier otra herramienta, use AWS Pricing Calculator para estimar su caso de uso de AWS y los costos futuros en función del uso esperado (tráfico, solicitudes por segundo o instancias de Amazon EC2 necesarias).

Haga un seguimiento de la precisión de esa previsión, ya que los presupuestos deben establecerse en función de estos cálculos y estimaciones de la previsión. Supervise la precisión y la eficacia de las previsiones de costos de la nube integrados. Compare periódicamente los gastos reales con su previsión y haga los ajustes necesarios para mejorar la precisión de la previsión. Haga un seguimiento de la desviación de las previsiones y lleve a cabo un análisis de la causa raíz de la desviación notificada para tomar medidas y ajustar las previsiones.

Como se indica en COST01-BP02 Establecimiento de la colaboración entre los departamentos de finanzas y tecnología, es importante contar con asociaciones y cadencias entre los departamentos de TI y Finanzas y otras partes interesadas para garantizar que todos utilicen las mismas herramientas o procesos en aras de la coherencia. En los casos en que los presupuestos deban cambiar, aumente los puntos de contacto regulares para reaccionar a esos cambios más rápidamente.

Pasos para la implementación

  • Defina el lenguaje de costos de la organización: cree un lenguaje común de costos de AWS dentro de la organización con múltiples dimensiones y agrupaciones. Asegúrese de que las partes interesadas comprenden la granularidad de las previsiones, los modelos de precios y el nivel de sus previsiones de costos.

  • Analice las previsiones basadas en las tendencias: utilice herramientas de previsión basadas en tendencias, como AWS Cost Explorer y Amazon Forecast. Analice su costo de uso en múltiples dimensiones (por ejemplo, servicio, cuentas, etiquetas y categorías de costos). Si se requiere una previsión avanzada, importe sus datos de costo y uso (CUR) de AWS a Amazon Forecast (que aplica la regresión lineal como una forma de machine learning para hacer previsiones).

  • Análisis de las previsiones basadas en impulsores: identifique el efecto de los impulsores empresariales en el uso de la nube y haga previsiones para cada uno de ellos por separado para calcular el costo de uso esperado con antelación. Trabaje en estrecha colaboración con los propietarios de las unidades de negocio y las partes interesadas para conocer la repercusión en los nuevos impulsores y calcular los cambios de costos esperados a la hora de definir presupuestos precisos.

  • Actualice los procesos existentes de elaboración de presupuestos y previsiones: en función de los métodos de previsión adoptados, como los basados en tendencias, los basados en impulsores empresariales o una combinación, defina sus procesos de elaboración de presupuestos y previsiones. Los presupuestos deben estar bien calculados, ser realistas y basarse en sus previsiones.

  • Configure alertas y notificaciones: utilice las alertas de AWS Budgets y la detección de anomalías de costos para recibir alertas y notificaciones.

  • Revisiones periódicas con las principales partes interesadas: por ejemplo, las partes interesadas en TI, finanzas, equipos de plataforma y otras áreas de la empresa deben alinearse con los cambios en la dirección y el uso de la empresa.

Recursos

Documentos relacionados:

Videos relacionados:

Ejemplos relacionados: