OPS11-BP04 Realizar la gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento ayuda a los miembros del equipo a encontrar la información necesaria para cumplir con su cometido. En las organizaciones basadas en el aprendizaje, la información se comparte libremente, lo que capacita a los individuos. La información puede detectarse o buscarse. La información es precisa y está actualizada. Existen mecanismos para crear nueva información, actualizar la existente y archivar la obsoleta. Los ejemplos más frecuentes de plataforma de administración del conocimiento es un sistema de administración de contenido, como una wiki.

Resultado deseado:

• Los miembros del equipo tienen acceso a información oportuna y precisa.

• Se puede buscar información.

• Existen mecanismos para agregar, actualizar y archivar la información.

Patrones comunes de uso no recomendados:

• No existe un almacenamiento centralizado de conocimientos. Los miembros del equipo administran sus propias notas en sus máquinas locales.

• Dispone de una wiki autoalojada, pero no de mecanismos para administrar la información, lo que provoca que esta quede obsoleta.

• Alguien identifica información que falta, pero no existe un proceso para solicitar que se agrega a la wiki del equipo. La agregan ellos mismos, pero se saltan un paso clave, lo que provoca una interrupción del servicio.

Beneficios de establecer esta práctica recomendada:

• Los miembros del equipo tienen más poder porque la información se comparte libremente.

• Los nuevos miembros del equipo se incorporan más rápidamente porque la documentación está actualizada y es posible hacer búsquedas en ella.

• La información es oportuna, precisa y procesable.

Nivel de riesgo expuesto si no se establece esta práctica recomendada: alto

Guía para la implementación

La administración del conocimiento es una faceta importante de las organizaciones de aprendizaje. Para empezar, necesita un repositorio central para almacenar los conocimientos (un ejemplo habitual es una wiki autoalojada). Debe desarrollar procesos para agregar, actualizar y archivar conocimientos. Desarrolle estándares sobre lo que debe documentarse y permita que todos contribuyan.

Ejemplo de cliente

AnyCompany Retail alberga una wiki interna donde se almacena todo el conocimiento. Se anima a los miembros del equipo a agregar información a la base de conocimientos mientras hacen sus tareas cotidianas. Cada trimestre, un equipo interfuncional evalúa las páginas menos actualizadas y determina si deben archivarse o actualizarse.

Pasos para la implementación

1. Empiece por identificar el sistema de administración de contenido en el que se almacenarán los conocimientos. Consiga el acuerdo de las partes interesadas de toda la organización.

   1. Si no dispone de un sistema de administración de contenido, considere la posibilidad de crear una wiki autoalojada o utilizar un repositorio de control de versiones como punto de partida.

2. Elabore manuales de procedimientos para agregar, actualizar y archivar información. Forme a su equipo en estos procesos.

3. Identifique qué conocimientos deben almacenarse en el sistema de administración de contenido. Empiece por las actividades diarias (manuales de procedimientos y manuales de estrategias) que llevan a cabo los miembros del equipo. Colabore con las partes interesadas para priorizar qué conocimientos se agregan.

4. Trabaje periódicamente con las partes interesadas para identificar la out-of-date información y archivarla o actualizarla.

Nivel de esfuerzo para el plan de implementación: medio. Si no dispone de un sistema de administración de contenido, puede crear una wiki autoalojada o un repositorio de documentos controlado por versiones.

Recursos

Prácticas recomendadas relacionadas:

• OPS11-BP08 Documentar y compartir las lecciones aprendidas: la administración del conocimiento facilita el intercambio de información sobre las lecciones aprendidas.

Documentos relacionados:

• Atlassian - Knowledge Management

Ejemplos relacionados:

• DokuWiki

• Gollum

• MediaWiki

• Wiki.js