Bonnes pratiques de planification

Quelle que soit l'application que vous utilisez pour planifier votre réunion Amazon Chime, ces conseils peuvent vous aider à planifier des réunions.

Création d'un lien personnalisé

Lorsque vous créez un compte avec Amazon Chime, vous recevez un identifiant de réunion personnel à 10 chiffres. Pour permettre aux participants de rejoindre plus facilement vos réunions, vous pouvez créer un lien personnalisé. Pour plus d’informations, consultez 5. (Facultatif) Définissez un lien de réunion personnalisé.

Aider les utilisateurs mobiles à rejoindre votre réunion

Lorsque vous invitez des utilisateurs mobiles à votre réunion, copiez et collez la Numérotation mobile en un clic dans le champ Emplacement de votre invitation à la réunion. Lorsqu'un rappel de calendrier apparaît pour une réunion sur leurs appareils mobiles, ils peuvent choisir la chaîne à composer automatiquement.

Utilisation de l'appel automatique

Lorsque votre réunion commence, Amazon Chime peut appeler automatiquement tous les participants sur tous les appareils enregistrés grâce à l'appel automatique. Vous et vos participants n'ont pas à regarder le calendrier pour rejoindre la réunion.

Pour utiliser l'appel automatique, ajoutez-le [e-mail] à la liste des invités lorsque vous planifiez une réunion.

Vous pouvez supprimer [e-mail] de l'invitation à la réunion pour éviter que les appareils de tout le monde ne sonnent en même temps. Par exemple, lorsque tout le monde est dans le même bureau. Vous pouvez également supprimer [e-mail] si vos participants préfèrent ouvrir l'invitation et choisir le lien de la réunion.

Note

• L'appel automatique ne fonctionne pas si l'invitation à la réunion contient une liste de distribution, telle que [e-mail]. Assurez-vous d'utiliser les adresses e-mail de chaque participant.

• Le système désactive les appels automatiques pour les utilisateurs qui ont défini leur statut Amazon Chime sur Ne pas déranger.

Inviter rapidement un grand nombre de participants

Vous pouvez inviter jusqu'à 300 personnes à une réunion Amazon Chime. Pour ajouter rapidement un grand nombre de personnes, vous devez inviter [e-mail] et une liste de distribution, s'il en existe une. Vous étendez ensuite la liste de distribution. Cela permet d'ajouter chaque participant séparément et d'activer les appels automatiques.

Pour inviter une liste de distribution

1. Suivez l'une des étapes répertoriées plus haut dans cette section pour créer une réunion Amazon Chime. Il est recommandé d'utiliser un identifiant de réunion unique ou un identifiant avec un code secret de modérateur. Cela génère un code PIN que les participants peuvent utiliser pour rejoindre la réunion.

2. Ajoutez la liste de distribution à l'invitation.

3. Développez la liste de distribution.

4. Ajoutez ou supprimez des participants selon vos besoins.

5. Définissez la date, l'heure et toute récurrence.

6. Modifiez les instructions de réunion selon vos besoins.

7. Envoyez l'invitation.

Inviter une liste de distribution sans appel automatique

Si vous devez planifier une réunion avec une grande équipe, vous pouvez inviter la liste de distribution de l'équipe. Toutefois, cela empêche Amazon Chime de passer des appels auto au début de la réunion.

Pour inviter une liste de distribution

1. Suivez l'une des étapes répertoriées plus haut dans cette section pour créer une réunion Amazon Chime. Il est recommandé d'utiliser un identifiant de réunion unique ou un identifiant avec un code secret de modérateur. Cela génère un code PIN que les participants peuvent utiliser pour rejoindre la réunion.

2. Ajoutez la liste de distribution à l'invitation.

3. Supprimez [e-mail], mais laissez le code PIN ajouté par le système.

4. Définissez la date, l'heure et toute récurrence.

5. Modifiez les instructions de réunion selon vos besoins.

6. Envoyez l'invitation.

Les participants peuvent choisir le lien de la réunion dans les instructions, puis choisir Réunions, Rejoindre une réunion et saisir le code PIN manuellement.

Modification des détails d'une réunion

Lorsque vous modifiez les détails d'une réunion ou que [e-mail] vous l'ajoutez à une réunion existante, n'oubliez pas de choisir Envoyer des mises à jour à tous.