3.2 Stratégie et plan de communication

Présentation

À mesure que votre transformation numérique commence à affecter votre organisation et ne se limite plus au niveau de la direction, les enjeux en matière de communication deviennent de plus en plus importants. Vous devez renforcer votre message sur les arguments en faveur du changement et élaborer des plans d'étape pour définir les publics et les canaux appropriés pour diffuser et recevoir des communications. La conception initiale d'une stratégie de communication définira qui sont les publics, quels messages doivent transmettre, où les membres du public cible recevront ces messages, quand les impacts et les appels à l'action seront révélés, et comment les communications seront surveillées et mesurées en termes de portée et d'efficacité.

Au début des phases de planification, il est important d'élaborer une stratégie de communication, et sa mise en œuvre peut être déterminante pour déterminer dans quelle mesure la transition sera bien accueillie et les comportements adoptés par votre public. Par exemple, les membres de l'équipe sont-ils au courant de la sortie d'un centre de données et sont-ils prêts à y faire face ? Les managers savent-ils quand ils peuvent prévoir de soutenir les plans de renforcement des compétences de leurs employés ? Les dirigeants savent-ils clairement ce qui se passe si l'adoption du cloud s'arrête ou s'arrête ?

L'objectif de la stratégie de communication est de fournir une approche réfléchie et structurée pour transmettre les bons messages aux bonnes personnes au bon moment tout au long de votre transformation vers le cloud. Il existe des différences subtiles entre une stratégie de communication et un plan de communication. Voici comment ces documents sont définis sur Amazon Web Services (AWS) :

• Stratégie de communication — Document qui exprime les objectifs et les méthodes des activités de sensibilisation et de communication d'une organisation.

• Plan de communication — Informations détaillées sur les activités de communication qui répondent à la stratégie et atteignent les objectifs énumérés dans la stratégie. Le plan décrit chaque activité avec des informations telles que la date de livraison, le public cible, le message détaillé, le type de média, le créateur, l'approbateur et le messager.

Une stratégie et un plan de communication efficaces peuvent apporter des avantages considérables. Il peut :

• Renforcez la prise de conscience et la compréhension de la transformation du cloud au sein de l'organisation.

• Alignez les parties prenantes sur la vision, les objectifs et les progrès de la transformation.

• Réduisez la résistance au changement en répondant aux préoccupations et en mettant en évidence les avantages.

• Accélérez l'adoption de nouveaux processus et technologies.

• Améliorez l'engagement et la motivation des employés tout au long de la transformation.

• Améliorez la confiance et la transparence entre la direction et les employés.

• Support d'une transition harmonieuse vers les nouvelles méthodes de travail.

Une série de documents et d'évaluations aideront à jeter les bases de la stratégie et du plan de communication. Voici quelques entrées et sorties clés.

Entrées	Sorties
Vision stratégique	Principes directeurs en matière de communication
Affaire de cas	Identification du message
Évaluation des parties prenantes	Matrice de priorisation des parties prenantes
Évaluation des méthodes de communication	Analyse des véhicules et des médias
Impacts du changement	Matrice de communication
Étapes de la transformation vers le cloud et mises à jour du statut	Activités de communication (plan de travail et approche)

Bonnes pratiques

• Commencez tôt. Développez la stratégie et planifiez les communications dès les premières phases de planification de la transformation vers le cloud.

• Comprenez et suivez le processus de communication afin de concevoir au mieux les activités essentielles de messagerie et de communication.

• Organisez une série d'entretiens avec les principales parties prenantes afin d'identifier le niveau de communication requis pour le plan.

• Alignez et chronométrez les communications en fonction des principales étapes du projet et des points de décision.

• Utilisez différents canaux de communication pour atteindre efficacement différents publics.

• Personnalisez les messages destinés aux différents groupes de parties prenantes en fonction de leurs besoins et de leurs intérêts.

• Encouragez les communications bidirectionnelles. Créez des opportunités de feedback et de dialogue tout au long du processus de transformation.

• Évaluez régulièrement l'efficacité des communications et ajustez la stratégie au besoin.

Premiers pas

Pour créer une stratégie de communication, commencez par une évaluation des besoins en communication en tenant compte directement de la vision stratégique de la transformation du cloud, de l'analyse de rentabilisation et de l'évaluation des parties prenantes.

Le processus de développement des communications comprend les étapes suivantes :

1. Évaluez les besoins en communication.

2. Élaborer une stratégie et un plan de communication.

3. Développez les communications.

4. Validez le contenu des communications.

5. Diffusez les communications.

6. Recueillez des commentaires.

7. Mesurez l'efficacité.

Une stratégie de communication comprend les éléments suivants.

Composant	Description
Objectifs de communication	La raison d'être et l'importance de communiquer efficacement tout au long de la transformation numérique ou de la migration.
Principes directeurs en matière de communication	Valeurs fondamentales à respecter dans les communications. Par exemple, soyez direct, honnête et ouvert ; faites preuve d'intégrité.
Véhicules de communication	Les canaux à utiliser pour les communications. Par exemple, des sites Web, des articles de blog, des vidéos, des vlogs, des messages sur les réseaux sociaux, des e-mails, des bulletins d'information en ligne.
Messages de communication clés	Annonces de l'état d'avancement du projet, principales réalisations, message initial expliquant la raison du changement.
Publics cibles et parties prenantes	Utilisateurs finaux, fournisseurs, chefs d'entreprise, responsables et superviseurs informatiques, chefs d'entreprise, grand public, comité de pilotage, équipe de migration vers le cloud, bureau de gestion de la transformation, etc.
Approche en matière de communication et plan de travail	Une représentation visuelle de toutes les activités de communication intégrées au plan.
Rôles et responsabilités organisationnels	Les tâches et devoirs liés à la communication des sponsors exécutifs, des membres du comité directeur, des responsables des processus, des champions, de l'équipe de projet, de l'équipe de communication interne et de l'équipe des ressources humaines.

Note

En fonction de votre organisation, vous pouvez ajouter d'autres éléments à la stratégie de communication.

FAQ

Q. Quand devriez-vous utiliser la stratégie et le plan de communication ?

R. L'élaboration d'une stratégie et d'un plan de communication est importante, et la façon dont vous les mettez en œuvre peut être déterminante pour déterminer dans quelle mesure votre organisation accueille la transition et adopte les comportements cibles. La stratégie de communication et les efforts de planification commencent dès le début de votre projet de transformation vers le cloud, généralement dès que les objectifs et les étapes préliminaires du projet sont établis. Au cours de cette phase, les lacunes, les impacts du changement et les équipes et employés concernés par la migration sont identifiés. Lorsque vous élaborez votre stratégie de communication, suivez le processus de communication au sein de votre organisation afin de concevoir au mieux les messages et les activités cloud. 

Q. Qui est impliqué ?

R. Les sponsors exécutifs, le responsable de la transformation numérique, les équipes de communication interne et les équipes des ressources humaines participent généralement à l'élaboration de la stratégie et du plan de communication.

Q. Quels sont les apports à la stratégie et au plan de communication ?

R. Les contributions incluent la vision stratégique, l'analyse de rentabilisation, l'évaluation des parties prenantes, l'évaluation des méthodes de communication, les impacts du changement, les étapes de la transformation du cloud et les mises à jour de statut.

Q. Quels sont les résultats de la stratégie et du plan de communication ?

A. Les résultats incluent les principes directeurs en matière de communication, l'identification des messages, la matrice de priorisation des parties prenantes, l'analyse des méthodes et des médias, la matrice de communication et les activités de communication (plan de travail et approche).

Étapes supplémentaires

Pour commencer à créer la stratégie et le plan de communication, effectuez les tâches suivantes :

1. Collectez des informations à partir de documents de découverte, y compris l'analyse de rentabilisation et l'évaluation des parties prenantes.

2. Menez des entretiens avec le sponsor exécutif du projet et l'équipe de direction du projet.

3. Mener des entretiens avec les équipes de communication internes.

4. Menez des entretiens avec les ressources humaines pour comprendre les impacts potentiels sur les futurs rôles de l'État.

5. Mener des entretiens avec les responsables des domaines des processus fonctionnels.

6. Menez des entretiens avec des groupes tournés vers l'extérieur, tels que les commerciaux.

7. Évaluez toute la documentation et les informations, et effectuez un suivi auprès des principales parties prenantes si nécessaire.

8. Élaborez votre stratégie de communication.

En vous concentrant sur ces éléments clés et ces meilleures pratiques, vous pouvez développer une stratégie et un plan de communication complets qui soutiennent le parcours de transformation vers le cloud, impliquent efficacement les parties prenantes et favorisent l'adoption de nouvelles méthodes de travail.