Menjadwalkan dan mengirim laporan melalui email

Dalam edisi Enterprise, Anda dapat mengirim dasbor dalam bentuk laporan baik sekali atau sesuai jadwal (harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Anda dapat mengirimkan laporan melalui email ke pengguna atau grup yang membagikan QuickSight langganan Amazon Anda. Untuk menerima laporan email, pengguna atau anggota grup harus memenuhi ketentuan berikut:

• Mereka adalah bagian dari QuickSight langganan Amazon Anda.

• Anda sudah berbagi dasbor dengan mereka.

• Mereka telah menyelesaikan proses pendaftaran untuk mengaktifkan langganan mereka sebagai QuickSight pembaca, penulis, atau admin Amazon.

• Amazon tidak QuickSight dapat mengirim email terjadwal ke lebih dari 5.000 anggota.

Amazon QuickSight menghasilkan snapshot email khusus untuk setiap pengguna atau grup berdasarkan izin data mereka, yang ditentukan di dasbor. Keamanan Tingkat Baris (RLS), Keamanan Tingkat Kolom (CLS) dan Parameter Default Dinamis untuk laporan email berfungsi untuk email terjadwal dan ad hoc (satu kali).

Pelanggan yang merupakan pembaca melihat opsi untuk Laporan di dasbor saat laporan email tersedia untuk dasbor tersebut. Mereka dapat menggunakan menu Jadwal untuk berlangganan atau berhenti berlangganan email. Untuk informasi selengkapnya, lihat Berlangganan laporan email di Amazon QuickSight.

Anda dapat membuat hingga lima jadwal untuk setiap dasbor.

Cara kerja penagihan untuk laporan email

Penulis dan admin dapat menerima sejumlah laporan email tanpa biaya tambahan.

Untuk pembaca (pengguna dalam peran pembaca), biayanya satu sesi per laporan, hingga maksimum bulanan. Setelah menerima laporan email, pembaca mendapat kredit sesi untuk mengakses dasbor tanpa biaya tambahan selama bulan yang sama. Kredit sesi pembaca tidak terbawa ke bulan penagihan berikutnya.

Untuk pembaca, biaya untuk laporan email dan sesi interaktif keduanya bertambah hingga biaya maksimum bulanan. Untuk pembaca yang mencapai biaya maksimal bulanan, tidak ada biaya lebih lanjut, dan mereka dapat menerima sebanyak mungkin laporan email tambahan yang mereka butuhkan.

Mengonfigurasi setelan laporan email untuk dasbor dalam edisi Amazon QuickSight Enterprise

Berlaku untuk: Enterprise Edition

Dalam edisi Amazon QuickSight Enterprise, Anda dapat mengirim email laporan dari lembar apa pun di dasbor. Anda dapat mengirim laporan dari dasbor interaktif dan lembar laporan berhalaman. Jadwal mencakup pengaturan kapan mengirimnya, konten yang akan disertakan, dan siapa yang menerima email. Anda dapat melihat contoh laporan dan daftar kumpulan data yang digunakan dalam laporan. Untuk mengatur atau mengubah jadwal yang dikirim dari dasbor, pastikan Anda adalah pemilik atau pemilik bersama dasbor.

Jika Anda memiliki akses ke dasbor, Anda dapat mengubah opsi berlangganan dengan membuka tampilan dasbor. Untuk informasi lebih lanjut tentang cara kerjanya, lihatBerlangganan laporan email di Amazon QuickSight.

Opsi penjadwalan yang tersedia untuk laporan email meliputi:

• Sekali (Tidak mengulangi) — Mengirim laporan hanya sekali pada tanggal dan waktu yang Anda pilih.

• Harian — Ulangi setiap hari pada waktu yang Anda pilih.

• Mingguan — Ulangi setiap minggu pada hari atau hari yang sama pada waktu yang Anda pilih. Anda juga dapat menggunakan opsi ini untuk mengirim laporan dalam interval mingguan, seperti setiap minggu atau setiap tiga minggu.

• Bulanan — Ulangi setiap bulan pada hari yang sama dalam sebulan pada waktu yang Anda pilih. Anda juga dapat menggunakan opsi ini untuk mengirim laporan pada hari-hari tertentu dalam sebulan, seperti Rabu kedua atau Jumat terakhir setiap bulan.

• Tahunan — Ulangi setiap tahun pada hari yang sama dari bulan atau bulan yang dipilih pada waktu yang Anda pilih. Anda juga dapat menggunakan opsi ini untuk mengirim laporan pada hari atau set hari tertentu dalam bulan tertentu. Misalnya, Anda dapat mengonfigurasi laporan yang akan dikirim pada hari Senin pertama Januari, Maret, dan September, atau pada tanggal 14 Juli, atau pada hari kedua Februari, April, dan Juni setiap tahun.

• Kustom - Konfigurasikan laporan terjadwal Anda sendiri yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Anda dapat menyesuaikan judul laporan, subjek email opsional, dan teks isi.

Meskipun Anda dapat mengonfigurasi laporan sehingga setiap orang yang memiliki akses menerima salinan, ini biasanya bukan paket terbaik. Kami merekomendasikan untuk membatasi email otomatis, terutama yang dikirim ke grup. Anda dapat mulai dengan sejumlah kecil pelanggan dengan memilih orang-orang tertentu dari daftar akses. Verifikasi kebijakan perusahaan Anda sebelum berlangganan siapa pun untuk berlangganan.

Anda dapat langsung menambahkan orang ke langganan laporan dengan cara berikut:

• (Disarankan) Pilih penerima dari daftar akses yang disediakan untuk menentukan dan memelihara daftar orang yang ingin Anda kirimkan laporan melalui email. Anda dapat menggunakan kotak pencarian untuk menemukan orang melalui email atau nama grup.

• Untuk mengirim laporan ke semua pelanggan dasbor, pilih Kirim laporan email ke semua pengguna dengan akses ke dasbor saat diminta.

Siapa pun yang ingin mendapatkan email dapat membuka dasbor dan mengatur opsi berlangganan mereka sendiri untuk memilih atau memilih keluar.

penting

Saat Anda membagikan dasbor dengan nama QuickSight pengguna atau grup baru, mereka secara otomatis mulai menerima laporan email. Jika Anda tidak ingin ini terjadi, Anda perlu mengedit pengaturan laporan setiap kali Anda menambahkan orang ke dasbor.

Untuk jadwal email yang ada, Anda dapat menjeda jadwal di Amazon QuickSight saat Anda membuat perubahan. Di panel Jadwal, Anda dapat menjeda atau melanjutkan laporan terjadwal dengan sakelar yang muncul di bawah setiap laporan. Menjeda laporan tidak menghapus jadwal laporan. QuickSight

Jika laporan Anda menyertakan visual khusus, ketahuilah bahwa Anda tidak dapat menyertakan gambar dari jaringan pribadi dalam laporan email, meskipun Anda dapat mengakses gambar. Jika Anda ingin menyertakan gambar, gunakan gambar yang tersedia untuk umum.

Sebelum Anda mulai, pastikan bahwa Anda menggunakan Amazon QuickSight Enterprise edisi dan bahwa Anda telah berbagi dasbor dengan penerima yang dituju.

Untuk membuat atau mengubah laporan email

1. Buka Amazon QuickSight dan pilih Dasbor di panel navigasi di sebelah kiri.

2. Buka dasbor untuk mengonfigurasi laporan emailnya.

3. Di kanan atas, pilih Jadwal, lalu pilih Jadwal.

4. Pilih TAMBAHKAN JADWAL.

   

5. Di panel Jadwal baru yang muncul, masukkan nama jadwal. Secara opsional, tambahkan deskripsi untuk jadwal baru.

   

6. Di tab Konten, alihkan sakelar PDF, CSV, atau Excel untuk memilih format laporan. Format CSV dan Excel saat ini didukung untuk laporan paginasi.

7. Di dropdown Sheet pada tab Konten, pilih lembar yang ingin Anda jadwalkan laporan.

   Jika Anda memilih CSV atau Excel, pilih tabel atau tabel pivot visual dari lembar dasbor mana pun yang ingin Anda sertakan dalam laporan. Anda dapat memilih hingga 5 visual untuk setiap jadwal.

   Jika Anda memilih Excel, satu buku kerja Excel dihasilkan sebagai hasil akhir.

   

8. Di tab Tanggal, pilih frekuensi laporan di dropdown Ulangi. Jika Anda tidak yakin, pilih Kirim sekali (Tidak mengulangi).

9. Untuk Tanggal mulai, pilih tanggal mulai dan runtime yang ingin Anda kirimi laporan pertama.

10. Untuk Timezone, pilih zona waktu dari dropdown.

    

11. Di tab Email, untuk baris subjek E-mail, masukkan baris subjek kustom, atau biarkan kosong untuk menggunakan judul laporan.

12. Masukkan alamat email nama QuickSight grup pengguna atau grup yang ingin Anda terima laporannya. Anda juga dapat memilih kotak Kirim ke semua pengguna dengan akses untuk mengirim laporan ke semua orang yang memiliki akses ke dasbor di akun Anda.

13. Untuk header Email, masukkan header yang ingin ditampilkan oleh laporan emal.

14. (Opsional) Untuk teks isi E-mail, biarkan kosong atau masukkan pesan khusus untuk ditampilkan di awal email.

    

15. (Opsional) Untuk lampiran PDF, Anda dapat memilih Sertakan lembar di badan email untuk menampilkan halaman pertama snapshot PDF di badan email.

    

16. Pilih metode lampiran yang ingin digunakan laporan. Pilihan berikut tersedia.

    • Lampiran file - mengunggah lampiran snapshot ke email. Ukuran email tidak boleh melebihi 10 MB. Batas ini mencakup semua lampiran.

    • Tautan unduhan - menambahkan tautan ke badan email yang dapat diakses pengguna untuk mengunduh laporan snapshot. Saat pengguna memilih tautan unduhan, mereka diminta untuk masuk sebelum laporan mulai diunduh. Tautan kedaluwarsa satu tahun setelah laporan dikirim.

17. (Opsional, disarankan) Untuk mengirim sampel laporan sebelum Anda menyimpan perubahan, pilih Kirim laporan pengujian. Opsi ini ditampilkan di samping nama pengguna pemilik dasbor.

18. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • (Disarankan) Pilih Simpan untuk mengonfirmasi entri Anda.

    • Untuk segera mengirim laporan, pilih Simpan dan jalankan sekarang. Laporan dikirim segera, bahkan jika tanggal mulai jadwal Anda di masa depan.