OPS11-BP04 Menjalankan manajemen pengetahuan
Manajemen pengetahuan membantu anggota tim menemukan informasi untuk melakukan pekerjaan mereka. Di dalam organisasi yang mau belajar, informasi dibagikan secara bebas sehingga individu diberdayakan. Informasi dapat ditemukan atau dicari. Informasi bersifat akurat dan mutakhir. Ada mekanisme untuk membuat informasi baru, memperbarui informasi yang sudah ada, dan mengarsipkan informasi yang kedaluwarsa. Contoh paling umum dari platform manajemen pengetahuan adalah sistem manajemen konten seperti wiki.
Hasil yang diinginkan:
-
Anggota tim memiliki akses ke informasi yang akurat secara tepat waktu.
-
Informasi dapat dicari.
-
Ada mekanisme untuk menambahkan, memperbarui, dan mengarsipkan informasi.
Antipola umum:
-
Tidak ada penyimpanan pengetahuan terpusat. Anggota tim mengelola catatan mereka sendiri di mesin mereka secara lokal.
-
Anda memiliki wiki yang di-hosting secara mandiri tetapi tidak ada mekanisme untuk mengelola informasi, yang mengakibatkan informasi menjadi kedaluwarsa.
-
Seseorang melihat ada informasi yang kurang tetapi tidak ada proses untuk meminta penambahannya ke wiki. Mereka menambahkannya sendiri tetapi mereka melewatkan langkah yang penting, sehingga mengakibatkan terjadinya gangguan.
Manfaat menjalankan praktik terbaik ini:
-
Anggota tim diberdayakan karena informasi dibagikan secara bebas.
-
Anggota tim baru menjalani masa orientasi dengan lebih cepat karena dokumentasinya mutakhir dan dapat dicari.
-
Informasi bersifat tepat waktu, akurat, dan dapat ditindaklanjuti.
Tingkat risiko yang terjadi jika praktik terbaik ini tidak dijalankan: Tinggi
Panduan implementasi
Manajemen pengetahuan adalah segi penting dari organisasi yang mau belajar. Untuk memulai, Anda memerlukan tempat penyimpanan terpusat guna menyimpan pengetahuan Anda (contoh yang umum yakni wiki yang di-hosting secara mandiri). Anda harus membuat proses untuk menambahkan, memperbarui, dan mengarsipkan pengetahuan. Buat standar untuk apa yang harus didokumentasikan dan izinkan semua orang memberi kontribusi.
Contoh pelanggan
AnyCompany Retail melakukan hosting Wiki internal tempat semua pengetahuan disimpan. Anggota tim didorong untuk menambahkan pengetahuan seiring pengerjaan tugas mereka sehari-hari. Setiap kuartal sekali, tim lintas fungsi mengevaluasi halaman mana yang paling jarang diperbarui dan menentukan apakah halaman tersebut harus diarsipkan atau diperbarui.
Langkah implementasi
-
Mulai dengan identifikasi sistem manajemen konten tempat pengetahuan akan disimpan. Dapatkan kesepakatan para pemangku kepentingan dari seluruh organisasi Anda.
-
Jika Anda belum memiliki sistem manajemen konten, pertimbangkan untuk menjalankan wiki yang di-hosting secara mandiri atau menggunakan tempat penyimpanan pengontrolan versi sebagai titik awal.
-
-
Kembangkan runbook untuk menambahkan, memperbarui, dan mengarsipkan informasi. Didik tim Anda tentang proses-proses ini.
-
Identifikasi pengetahuan apa yang harus disimpan di sistem manajemen konten. Mulai dengan aktivitas harian (runbook dan playbook) yang dilakukan anggota tim. Bekerja samalah dengan para pemangku kepentingan untuk memprioritaskan pengetahuan yang akan ditambahkan.
-
Bekerja samalah dengan para pemangku kepentingan secara berkala untuk mengidentifikasi informasi yang kedaluwarsa dan arsipkan atau mutakhirkan.
Tingkat upaya untuk rencana implementasi: Sedang. Jika Anda belum memiliki sistem manajemen konten, Anda dapat membuat wiki yang di-hosting secara mandiri atau menggunakan tempat penyimpanan dokumen dengan pengontrolan versi.
Sumber daya
Praktik terbaik terkait:
-
OPS11-BP08 Mendokumentasikan dan membagikan pelajaran yang didapatkan - Manajemen pengetahuan memfasilitasi pembagian informasi tentang pelajaran yang didapatkan.
Dokumen terkait:
Contoh terkait:
