OPS03-BP04 Komunikasi yang tepat waktu, jelas, dan dapat ditindaklanjuti - AWS Well-Architected Framework
Panduan implementasiSumber daya

OPS03-BP04 Komunikasi yang tepat waktu, jelas, dan dapat ditindaklanjuti

Mekanisme dihadirkan dan digunakan untuk memberikan pengingat secara tepat waktu kepada anggota tim tentang risiko yang diketahui dan peristiwa yang direncanakan. Konteks, detail, dan waktu (ketika memungkinkan) yang diperlukan diberikan untuk membantu menentukan apakah memerlukan tindakan, tindakan apa yang diperlukan, serta untuk melakukan tindakan tepat waktu. Misalnya, memberikan peringatan kerentanan perangkat lunak agar patching dapat dipercepat, atau memberikan peringatan tentang promosi penjualan yang direncanakan sehingga pemberhentian perubahan dapat diimplementasikan untuk menghindari gangguan layanan. Peristiwa yang direncanakan dapat dicatat dalam kalender perubahan atau jadwal pemeliharaan sehingga anggota tim dapat mengidentifikasi aktivitas yang tertunda.

Hasil yang diinginkan:

  • Komunikasi memberikan ekspektasi konteks, detail, dan waktu.

  • Anggota tim memiliki pemahaman yang jelas tentang kapan dan bagaimana mereka harus bertindak untuk merespons komunikasi.

  • Manfaatkan kalender perubahan untuk memberikan pemberitahuan ekspektasi perubahan.

Antipola umum:

  • Peringatan positif palsu muncul beberapa kali seminggu. Anda mematikan suara pemberitahuan setiap kali peringatan muncul.

  • Anda diminta untuk membuat perubahan pada grup keamanan Anda, tetapi tidak diberi ekspektasi kapan itu harus terjadi.

  • Anda terus-menerus menerima pemberitahuan dalam obrolan ketika sistem menaikkan skala tetapi tidak diperlukan tindakan. Anda menghindari saluran obrolan dan melewatkan pemberitahuan penting.

  • Perubahan dibuat pada produksi tanpa pemberitahuan kepada tim operasi. Perubahan tersebut memicu peringatan dan tim yang jaga diaktifkan.

Manfaat menjalankan praktik terbaik ini:

  • Organisasi Anda menghindari kejemuan karena peringatan.

  • Anggota tim dapat bertindak dengan ekspektasi dan konteks yang diperlukan.

  • Perubahan dapat dibuat selama jendela perubahan, yang mengurangi risiko.

Tingkat risiko yang terjadi jika praktik terbaik ini tidak dijalankan: Tinggi

Panduan implementasi

Untuk mengimplementasikan praktik terbaik ini, Anda harus bekerja sama dengan pemangku kepentingan di seluruh organisasi untuk menyepakati standar komunikasi. Publikasikan standar tersebut ke organisasi Anda. Identifikasi dan singkirkan peringatan yang positif palsu atau selalu muncul. Gunakan kalender perubahan sehingga anggota tim tahu kapan tindakan dapat diambil dan aktivitas apa yang masih perlu dikerjakan. Verifikasi apakah komunikasi menghasilkan tindakan yang jelas dengan konteks yang perlu.

Contoh pelanggan

AnyCompany Retail menggunakan obrolan sebagai media komunikasi utama mereka. Peringatan dan informasi lainnya memenuhi saluran tertentu. Ketika seseorang harus bertindak, hasil yang diinginkan dinyatakan dengan jelas, dan dalam banyak kasus, mereka diberi runbook atau playbook untuk digunakan. Mereka menggunakan kalender perubahan untuk menjadwalkan perubahan besar pada sistem produksi.

Langkah implementasi

  1. Analisis peringatan Anda untuk mengetahui adanya peringatan positif palsu atau peringatan yang terus-menerus terpicu. Singkirkan atau ubah peringatan tersebut sehingga akan muncul apabila intervensi manusia diperlukan. Jika peringatan muncul, berikan runbook atau playbook.

    1. Anda dapat menggunakan Dokumen AWS Systems Manager guna membangun playbook dan runbook untuk peringatan.

  2. 2Mekanisme diterapkan untuk memberikan pemberitahuan risiko atau peristiwa terencana dengan cara yang jelas dan dapat ditindaklanjuti, melalui peringatan yang memadai untuk memberi respons yang sesuai. Gunakan daftar email atau saluran obrolan untuk mengirimkan pemberitahuan sebelum acara yang sudah direncanakan.

    1. Amazon Q Developer in chat applications dapat digunakan untuk mengirimkan peringatan dan respons terhadap acara dalam platform pengiriman pesan organisasi Anda.

  3. Berikan sumber informasi yang dapat diakses di mana acara yang sudah direncanakan dapat ditemukan. Beri pemberitahuan tentang peristiwa yang direncanakan dari sistem yang sama.

    1. Kalender Perubahan AWS Systems Manager dapat digunakan untuk membuat jendela perubahan ketika perubahan dapat terjadi. Hal ini memberi anggota tim pemberitahuan kapan mereka dapat membuat perubahan dengan aman.

  4. Pantau pemberitahuan kerentanan dan informasi patch untuk memahami kerentanan risiko tinggi dan potensial yang berkaitan dengan komponen beban kerja Anda. Berikan pemberitahuan kepada anggota tim agar mereka dapat bertindak.

    1. Anda dapat berlangganan Buletin Keamanan AWS untuk menerima pemberitahuan tentang kerentanan di AWS.

Sumber daya

Praktik terbaik terkait:

Dokumen terkait:

Contoh terkait:

Layanan terkait: