COST10-BP01 Mengembangkan proses peninjauan beban kerja
Kembangkan proses yang menentukan kriteria dan proses untuk peninjauan beban kerja. Upaya peninjauan harus mencerminkan potensi manfaat. Misalnya, beban kerja inti atau beban kerja dengan nilai di atas sepuluh persen dari tagihan ditinjau setiap kuartal atau setiap enam bulan, sementara beban kerja di bawah sepuluh persen ditinjau setiap tahun.
Tingkat risiko yang terjadi jika praktik terbaik ini tidak dijalankan: Tinggi
Panduan implementasi
Untuk memiliki beban kerja yang paling hemat biaya, Anda harus meninjau beban kerja secara rutin untuk mengetahui apakah ada peluang untuk menerapkan layanan, fitur, dan komponen baru. Untuk mendapatkan biaya yang secara keseluruhan lebih rendah, proses harus seimbang dengan potensi jumlah penghematan. Misalnya, beban kerja yang biayanya 50% dari seluruh pengeluaran Anda harus ditinjau secara lebih rutin, dan lebih menyeluruh, daripada beban kerja yang hanya lima persen dari seluruh pengeluaran Anda. Pertimbangkan beberapa faktor eksternal atau volatilitas. Jika beban kerja melayani lokasi geografis atau segmen pasar spesifik, dan perubahan pada area tersebut diprediksi, peninjauan yang lebih sering dapat menghasilkan penghematan biaya. Faktor lain dalam peninjauan adalah upaya untuk mengimplementasikan perubahan. Jika ada biaya besar dalam pengujian dan validasi perubahan, peninjauan harus dilakukan lebih jarang.
Pertimbangkan biaya jangka panjang dalam memelihara komponen dan sumber daya yang usang dan warisan serta ketidakmampuan untuk mengimplementasikan fitur-fitur baru di dalamnya. Biaya pengujian dan validasi saat ini mungkin lebih besar dari manfaat yang diajukan. Namun, seiring waktu, biaya untuk membuat perubahan mungkin meningkat secara signifikan karena meningkatnya kesenjangan antara beban kerja dan teknologi saat ini, sehingga biayanya menjadi makin besar. Misalnya, biaya pindah ke bahasa pemrograman baru saat ini mungkin tidak hemat biaya. Namun, dalam jangka waktu lima tahun, biaya orang memiliki keterampilan bahasa tersebut mungkin meningkat, dan akibat pertumbuhan beban kerja, Anda akan memindahkan sistem yang lebih besar ke bahasa baru tersebut sehingga memerlukan upaya yang lebih banyak daripada sebelumnya.
Urai beban kerja Anda ke dalam komponen, tentukan biaya komponen (perkiraan saja sudah cukup), kemudian buat daftar faktor (misalnya, upaya dan pasar eksternal) di sebelah setiap komponen. Gunakan indikator ini untuk menentukan frekuensi peninjauan untuk setiap beban kerja. Misalnya, Anda mungkin memiliki server web dengan biaya yang tinggi, upaya perubahan yang rendah, dan faktor eksternal yang tinggi, sehingga frekuensi peninjauannya tinggi. Basis data pusat mungkin memerlukan biaya sedang, upaya perubahannya tinggi, dan faktor eksternalnya rendah, sehingga frekuensi peninjauannya sedang.
Tetapkan proses untuk mengevaluasi layanan, pola desain, tipe sumber daya, dan konfigurasi baru untuk mengoptimalkan biaya beban kerja Anda saat sudah tersedia. Serupa dengan proses peninjauan pilar kinerja dan peninjauan pilar keandalan, identifikasi, validasi, dan prioritaskan aktivitas optimalisasi dan perbaikan serta penyelesaian masalah dan sertakan hal ini ke dalam backlog Anda.
Langkah implementasi
-
Tentukan frekuensi peninjauan: Tentukan seberapa sering beban kerja dan komponennya harus ditinjau. Alokasikan waktu dan sumber daya untuk perbaikan kontinu dan tinjau frekuensi untuk meningkatkan efisiensi dan optimalisasi beban kerja Anda. Ini adalah kombinasi faktor yang mungkin berbeda-beda dari satu beban kerja ke beban kerja lain dalam organisasi Anda dan antara komponen-komponen dalam beban kerja tersebut. Faktor yang umum antara lain tingkat kepentingan bagi organisasi yang diukur dalam hal pendapatan dan merek, biaya total untuk menjalankan beban kerja (termasuk biaya operasi dan sumber daya), kompleksitas beban kerja, tingkat kesulitan implementasi perubahan, perjanjian lisensi perangkat lunak apa pun, dan apakah perubahan akan mendatangkan peningkatan yang signifikan pada biaya lisensi akibat lisensi yang merugikan. Komponen dapat ditentukan secara fungsi atau secara teknis, seperti server web dan basis data, atau sumber daya komputasi dan penyimpanan. Seimbangkan faktor sesuai kebutuhan dan kembangkan periode bagi beban kerja serta komponennya. Anda mungkin memutuskan untuk meninjau beban kerja penuh setiap 18 bulan, meninjau server web setiap enam bulan, basis data setiap 12 bulan, komputasi dan penyimpanan jangka pendek setiap enam bulan, serta penyimpanan jangka panjang setiap 12 bulan.
-
Tentukan ketelitian peninjauan: Tentukan seberapa besar upaya yang dikeluarkan untuk meninjau beban kerja atau komponen beban kerja. Seperti halnya frekuensi peninjauan, ini adalah keseimbangan antara beberapa faktor. Evaluasi dan prioritaskan peluang untuk peningkatan guna memfokuskan upaya ke hal-hal yang memberikan manfaat paling besar sekaligus memperkirakan seberapa besar upaya yang diperlukan untuk aktivitas-aktivitas tersebut. Jika hasil yang diperkirakan tidak memenuhi tujuan, dan upaya yang diperlukan memerlukan biaya lebih besar, lakukan iterasi menggunakan tindakan alternatif. Proses peninjauan Anda harus mencakup waktu dan sumber daya yang didedikasikan untuk melakukan peningkatan yang bertambah terus menerus. Sebagai contoh, Anda mungkin memutuskan untuk menghabiskan satu pekan untuk menganalisis komponen basis data, satu minggu analisis untuk sumber daya komputasi, dan empat jam untuk peninjauan penyimpanan.
Sumber daya
Dokumen terkait:
Contoh terkait:
