Best practice per la pianificazione

Indipendentemente dall'app che utilizzi per pianificare le tue riunioni Amazon Chime, questi suggerimenti possono aiutarti a pianificare le riunioni.

Creazione di un link personalizzato

Quando crei un account con Amazon Chime, ricevi un ID riunione personale a 10 cifre. Per facilitare la partecipazione dei partecipanti alle riunioni, puoi creare un link personalizzato. Per ulteriori informazioni, consulta 5. (Facoltativo) Imposta un link personalizzato per la riunione.

Come aiutare gli utenti di dispositivi mobili a partecipare alla riunione

Quando inviti gli utenti di dispositivi mobili alla riunione, copia e incolla il numero in One-click Mobile Dial-in (Chiamata da dispositivo mobile con un clic) nel campo Location (Posizione) dell'invito alla riunione. Quando viene visualizzato un promemoria del calendario per una riunione sui dispositivi mobili, i partecipanti possono scegliere la stringa da chiamare automaticamente.

Utilizzo della chiamata automatica

All'inizio della riunione, Amazon Chime può chiamare automaticamente tutti i partecipanti su tutti i dispositivi registrati con chiamata automatica. L'utente e i partecipanti non devono controllare il calendario per partecipare alla riunione.

Per utilizzare la chiamata automatica, aggiungilo [e-mail] all'elenco degli invitati quando pianifichi una riunione.

Puoi rimuovere [e-mail] dall'invito alla riunione per evitare che i dispositivi di tutti squillino contemporaneamente. Ad esempio, quando tutti si trovano nello stesso ufficio. Puoi anche rimuovere [e-mail] se i partecipanti preferiscono aprire l'invito e scegliere il link della riunione.

Nota

• La chiamata automatica non funziona se l'invito alla riunione contiene una lista di distribuzione, ad esempio [e-mail]. Assicurati di utilizzare gli indirizzi e-mail dei singoli partecipanti.

• Il sistema disattiva le chiamate automatiche per gli utenti che impostano lo stato di Amazon Chime su Non disturbare.

Invitare rapidamente un gran numero di partecipanti

Puoi invitare fino a 300 persone a una riunione Amazon Chime. Per aggiungere rapidamente un gran numero di persone, inviti [e-mail] e una lista di distribuzione, se ne esiste una. Quindi espandi la lista di distribuzione. Ciò aggiunge ogni partecipante separatamente e abilita le chiamate automatiche.

Per invitare una lista di distribuzione

1. Segui uno dei passaggi elencati in precedenza in questa sezione per creare una riunione Amazon Chime. Come best practice, utilizza un ID di riunione univoco o un ID con un codice di accesso per moderatore. In questo modo viene generato un PIN che i partecipanti possono utilizzare per partecipare alla riunione.

2. Aggiungi la lista di distribuzione all'invito.

3. Espandi la lista di distribuzione.

4. Aggiungi o rimuovi partecipanti in base alle esigenze.

5. Imposta la data, l'ora e qualsiasi ricorrenza.

6. Modifica le istruzioni della riunione in base alle esigenze.

7. Invia l'invito.

Invitare una lista di distribuzione senza chiamare automaticamente

Se devi pianificare una riunione con un team numeroso, puoi invitare la lista di distribuzione del team. Tuttavia, in questo modo si impedisce ad Amazon Chime di effettuare chiamate automaticamente all'inizio della riunione.

Per invitare una lista di distribuzione

1. Segui uno dei passaggi elencati in precedenza in questa sezione per creare una riunione Amazon Chime. Come best practice, utilizza un ID di riunione univoco o un ID con un codice di accesso per moderatore. In questo modo viene generato un PIN che i partecipanti possono utilizzare per partecipare alla riunione.

2. Aggiungi la lista di distribuzione all'invito.

3. Elimina [e-mail], ma lascia il PIN aggiunto dal sistema.

4. Imposta la data, l'ora e l'eventuale ricorrenza.

5. Modifica le istruzioni della riunione in base alle esigenze.

6. Invia l'invito.

I partecipanti possono scegliere il collegamento alla riunione nelle istruzioni, quindi scegliere Riunioni, Partecipa a una riunione e inserire il PIN manualmente.

Modifica dei dettagli della riunione

Quando modificate i dettagli della riunione o aggiungete [e-mail] qualcosa a una riunione esistente, ricordatevi di scegliere Invia aggiornamenti a tutti.