4.2 Implementazione delle comunicazioni

Panoramica

Una comunicazione efficace è fondamentale per promuovere l'adozione del cloud e raggiungere risultati aziendali. Questa sezione si concentra sull'implementazione della strategia e del piano di comunicazione (Envision the Future, 3.2). L'obiettivo dell'implementazione delle comunicazioni è avviare le attività concordate nella strategia e nel piano di comunicazione. Ciò garantisce che tutte le parti interessate comprendano le ragioni, i vantaggi, le parti interessate e la tempistica della trasformazione del cloud. Una comunicazione efficace si concentra sui vantaggi e sul valore aziendale e sostiene il coinvolgimento generale degli stakeholder durante tutta la trasformazione.

Best practice

Presupposti

• La strategia e il piano di comunicazione sono stati convalidati e approvati dal team di leadership del cloud, dallo sponsor esecutivo, dal team delle risorse umane e dal team di comunicazione interno (se applicabile).

• La fase di analisi degli stakeholder è completa e le metriche degli stakeholder sono aggiornate.

Aree di interesse

Le attività di questa fase si concentrano sulla parte relativa alle comunicazioni della strategia di cambiamento durante il processo di trasformazione del cloud, in particolare:

• Configurazione delle comunicazioni

• Analisi dei media

• Messaggi chiave (motivo di modifica)

• Sviluppo delle comunicazioni

• Distribuzione delle comunicazioni

• Monitoraggio delle comunicazioni

Mantenere la sponsorizzazione della leadership

È fondamentale garantire l'impegno dello sponsor esecutivo e dei leader durante l'implementazione delle attività di comunicazione per mantenere l'attenzione sui vantaggi e sul valore aziendale e sostenere il coinvolgimento generale degli stakeholder.

Lista di controllo per l'implementazione delle comunicazioni

Se non conosci questo processo, puoi utilizzare la seguente lista di controllo come guida di riferimento durante tutto il processo di trasformazione del cloud.

Nota

Questo è solo un elenco rappresentativo di attività relative alle comunicazioni e non è esaustivo. Un elenco completo dovrebbe essere incluso nel piano di comunicazione.

Area	Azioni
Configurazione	Sviluppa il tema e il marchio per il progetto o il programma. Ottieni l'approvazione per il tema e il marchio finali. Incorpora un'identità visiva nei modelli standard del progetto.
Analisi dei media	Effettuare un audit o una valutazione delle comunicazioni. Analizza i risultati (ad esempio, attraverso un'analisi dei media). Aggiorna il rapporto di valutazione delle comunicazioni.
Messaggi chiave	Determina il set di messaggi organizzativi chiave. Organizza i messaggi per categoria (considera tempistica, frequenza e canali). Determina le esigenze di comunicazione iniziali e i messaggi chiave. Ciò è legato alla necessità di un cambiamento. Determina il canale e il mittente per le comunicazioni iniziali. Usa la matrice degli stakeholder. Allinea gli sponsor e la leadership alle attività di implementazione della comunicazione.
Sviluppo delle comunicazioni	Descrivi il processo di redazione, revisione, approvazione e distribuzione per comunicare i messaggi chiave ai destinatari. Identifica ruoli e responsabilità, inclusa la gerarchia dei report per la stesura, la revisione e l'approvazione finale. Stabilisci un processo di comunicazione interno al team (ad esempio riunioni settimanali). Sviluppa i flussi dei processi di comunicazione. Elaborare una lista di controllo per la produzione di comunicazioni. Elaborare e ottenere l'approvazione necessaria delle bozze di comunicazione. Gestisci il processo di produzione delle comunicazioni.
Distribuzione delle comunicazioni	Diffondi la tempistica di implementazione delle comunicazioni con lo sponsor esecutivo e le principali parti interessate. Garantisci la consapevolezza e l'allineamento con i team dirigenziali e i campioni della comunicazione. Fornisci le comunicazioni finali.
Monitoraggio delle comunicazioni	Implementare un meccanismo di feedback. Esamina le informazioni raccolte dai meccanismi di feedback. Aggiorna i materiali di comunicazione (come presentazioni e domande frequenti) con informazioni riviste.

Passaggi aggiuntivi

Per iniziare a implementare il piano di comunicazione:

1. Verificare che la strategia e il piano di comunicazione siano stati convalidati e approvati.

2. Convalida la lista di controllo per le comunicazioni.

3. Stabilisci meccanismi di monitoraggio.

L'implementazione efficace del piano di comunicazione è fondamentale per promuovere l'adozione del cloud e raggiungere i risultati aziendali desiderati. Seguendo queste best practice, utilizzando la checklist fornita e mantenendo il supporto continuo della leadership, le organizzazioni possono garantire che le parti interessate rimangano informate, coinvolte e impegnate durante tutto il processo di trasformazione del cloud.