OPS02-BP02 Assegnazione di proprietari identificati a processi e procedure

È utile sapere chi ha la proprietà della definizione di singoli processi e procedure, poiché tali processi e procedure specifici vengono utilizzati e perché tale proprietà esiste. Comprendere i motivi per cui vengono utilizzati processi e procedure specifici aiuta a identificare le opportunità di miglioramento.

Risultato desiderato: la tua organizzazione dispone di una serie di processi e procedure per le attività operative ben definiti e gestiti. L'archiviazione di processi e procedure avviene in una posizione centrale e questi sono a disposizione dei membri del team. I processi e le procedure vengono aggiornati di frequente attraverso l'assegnazione chiara della proprietà. Ove possibile, script, modelli e documenti di automazione vengono implementati come codice.

Anti-pattern comuni:

Mancata documentazione dei processi. È possibile la presenza di script frammentati su workstation degli operatori isolate.
Conoscenza relativa all'uso degli script nelle mani di pochi individui oppure l'acquisizione avviene in modo informale come conoscenza di team.
Necessità di aggiornare un processo legacy, ma manca chiarezza circa la proprietà dell'aggiornamento e l'autore originale non fa più parte dell'organizzazione.
Non è possibile individuare processi e script, quindi non sono immediatamente disponibili quando necessario (ad esempio, in risposta a un incidente).

Vantaggi dell'adozione di questa best practice:

Processi e procedure incentivano l'impegno nella gestione dei carichi di lavoro.
I nuovi membri del team diventano efficienti in modo più rapido.
Riduzione dei tempi di mitigazione degli incidenti.
Membri del team (e team) diversi possono utilizzare gli stessi processi e procedure in modo coerente.
I team procedono a scalare i processi tramite processi ripetibili.
Processi e procedure standardizzati aiutano a mitigare l'impatto del trasferimento delle responsabilità del carico di lavoro tra i team.

Livello di rischio associato se questa best practice non fosse adottata: elevato

Guida all'implementazione

Esistono proprietari identificati di processi e procedure, responsabili della loro definizione.
- Identifica le attività operative eseguite a supporto dei carichi di lavoro. Documenta queste attività in un percorso individuabile.
- Identifica in modo univoco la persona o il team responsabile della specifica di un'attività. Questo soggetto deve verificare la possibilità che questa possa essere correttamente eseguita dal componente di un team con opportune competenze, dotato di autorizzazioni, accesso e strumenti adeguati. In caso di problemi nello svolgimento di tale attività, i membri del team che la eseguono sono responsabili della redazione di feedback dettagliati necessari per migliorarla.
- Acquisisci la responsabilità dei metadati dell'artefatto dell'attività tramite servizi come AWS Systems Manager, documenti e AWS Lambda. Acquisisci la responsabilità delle risorse utilizzando tag o gruppi di risorse, specificando proprietà e informazioni di contatto. Utilizza AWS Organizations per creare policy di tagging e garantire l'acquisizione di proprietà e informazioni di contatto.
Nel tempo, queste procedure si evolvono per essere eseguibili come codice, riducendo la necessità dell'intervento umano.
- Ad esempio, prendi in considerazione le funzioni AWS Lambda, i modelli CloudFormation o i documenti di automazione di AWS Systems Manager.
- Esegui il controllo delle versioni nei repository appropriati.
- Applica i tag adeguati alle risorse, in modo da agevolare l'identificazione di proprietari e documentazione.

Esempio del cliente

AnyCompany Retail definisce come proprietario il team o l'individuo responsabile dei processi per un'applicazione o gruppi di applicazioni (che condividono procedure e tecnologie architetturali comuni). Inizialmente, processi e procedure vengono documentati nel sistema di gestione dei documenti come guide dettagliate, individuabili tramite i tag dell'Account AWS che ospita l'applicazione e di gruppi specifici di risorse all'interno dell'account. AnyCompany Retail si avvale di AWS Organizations per gestire gli Account AWS. Nel tempo, questi processi vengono convertiti in codice e le risorse vengono definite utilizzando l'infrastructure as code (ad esempio CloudFormation o modelli AWS Cloud Development Kit (AWS CDK)). I processi operativi diventano documenti di automazione in AWS Systems Manager o funzioni di AWS Lambda, avviabili come attività pianificate in risposta a eventi, ad esempio allarmi AWS di CloudWatch o eventi AWS di EventBridge, oppure avviati da richieste all'interno di una piattaforma di gestione dei servizi IT (ITSM). Tutti i processi dispongono di tag per l'identificazione della proprietà. La documentazione per l'automazione e il processo viene mantenuta all'interno delle pagine wiki generate dal repository di codice per il processo.

Passaggi dell'implementazione

Documenta processi e procedure esistenti.
1. Rivedili e mantienili aggiornati.
2. Identifica un proprietario per ciascun processo o procedura.
3. Applica a ognuno il controllo delle versioni.
4. Ove possibile, condividi processi e procedure tra carichi di lavoro e ambienti che condividono progetti architetturali.
Stabilisci meccanismi di feedback e miglioramento.
1. Definisci policy relative alla frequenza di revisione dei processi.
2. Definisci i processi per revisori e approvatori.
3. Implementa i problemi o crea una coda di ticket per fornire e monitorare il feedback.
4. Ove possibile, i processi e le procedure vanno approvati preventivamente e classificati in base ai rischi da parte di un comitato di approvazione delle modifiche (CAB).
Verifica che processi e procedure siano accessibili e individuabili da chi deve eseguirli.
1. Utilizza i tag per indicare dove è possibile accedere a processi e procedure per il carico di lavoro.
2. Utilizza messaggi di errore ed eventi significativi per indicare processi o procedure appropriati per risolvere un problema.
3. Usa i wiki e la gestione dei documenti per rendere processi e procedure consultabili in modo coerente in tutta l'organizzazione.
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Automatizza quando appropriato.
1. È opportuno eseguire le automazioni quando servizi e tecnologie forniscono un'API.
2. Fornisci indicazioni adeguate in merito ai processi. Sviluppa casi utente e requisiti per automatizzare i processi.
3. Misura correttamente l'uso di processi e procedure e sfrutta i problemi come un'opportunità di miglioramento continuo.

Livello di impegno per il piano di implementazione: medio

Risorse

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Convenzioni dei documenti

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OPS02-BP03 Le attività operative hanno identificato i proprietari responsabili delle loro prestazioni