OPS02-BP02 Assegnazione di proprietari identificati a processi e procedure - Principio dell'eccellenza operativa
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OPS02-BP02 Assegnazione di proprietari identificati a processi e procedure

È utile comprendere chi ha la proprietà della definizione di singoli processi e procedure, perché tali processi e procedure specifici vengono utilizzati e perché tale proprietà esiste. Comprendere i motivi per cui vengono utilizzati processi e procedure specifici aiuta a identificare le opportunità di miglioramento.

Risultato desiderato: l'organizzazione dispone di una serie di processi e procedure per le attività operative ben definiti e gestiti. I processi e le procedure sono archiviati in una posizione centrale e disponibili per i membri del team. I processi e le procedure vengono aggiornati frequentemente attraverso l'assegnazione chiara della proprietà. Ove possibile, script, modelli e documenti di automazione vengono implementati come codice.

Anti-pattern comuni:

  • I processi non sono documentati. Possono essere presenti script frammentati su workstation degli operatori isolate.

  • La conoscenza relativa all'uso degli script è nelle mani di pochi individui oppure viene acquisita in modo informale come conoscenza di team.

  • È necessario aggiornare un processo legacy, ma la proprietà dell'aggiornamento non è chiara e l'autore originale non fa più parte dell'organizzazione.

  • I processi e gli script non sono individuabili, quindi non sono immediatamente disponibili quando necessario (ad esempio, in risposta a un incidente).

Vantaggi dell'adozione di questa best practice:

  • I processi e le procedure incentivano l'impegno nella gestione dei carichi di lavoro.

  • I nuovi membri del team diventano efficienti più rapidamente.

  • Tempi ridotti per mitigare gli incidenti.

  • Membri del team (e team) diversi possono utilizzare gli stessi processi e procedure in modo coerente.

  • I team scalano i processi tramite processi ripetibili.

  • Processi e procedure standardizzati aiutano a mitigare l'impatto del trasferimento delle responsabilità del carico di lavoro tra i team.

Livello di rischio associato se questa best practice non fosse adottata: elevato

Guida all'implementazione

  • Esistono proprietari identificati di processi e procedure, che sono responsabili della loro definizione.

    • Identifica le attività operative eseguite a supporto dei carichi di lavoro. Documenta queste attività in un percorso individuabile.

    • Identifica in modo univoco la persona o il team responsabile della specifica di un'attività. Questo soggetto deve verificare che essa possa essere eseguita correttamente dal componente di un team adeguatamente qualificato, che disponga di autorizzazioni, accesso e strumenti adeguati. In caso di problemi nello svolgimento di tale attività, i membri del team che la eseguono sono responsabili della redazione dei feedback dettagliati necessari per migliorarla.

    • Acquisisci la responsabilità dei metadati dell'artefatto dell'attività tramite servizi come AWS Systems Manager, documenti e AWS Lambda. Acquisisci la responsabilità delle risorse utilizzando tag o gruppi di risorse, specificando proprietà e informazioni di contatto. Utilizza AWS Organizations per creare policy di tagging e garantire l'acquisizione di proprietà e informazioni di contatto.

  • Nel tempo, queste procedure si evolvono per essere eseguibili come codice, riducendo la necessità dell'intervento umano.

    • Ad esempio, prendi in considerazione le funzioni AWS Lambda, i modelli CloudFormation o i documenti di automazione AWS Systems Manager.

    • Esegui il controllo delle versioni nei repository appropriati.

    • Applica i tag adeguati alle risorse, in modo da facilitare l'identificazione di proprietari e documentazione.

Esempio del cliente

AnyCompany Retail definisce come titolare il team o l'individuo responsabile dei processi per un'applicazione o gruppi di applicazioni (che condividono procedure e tecnologie architetturali comuni). Inizialmente, i processi e le procedure sono documentati nel sistema di gestione dei documenti come guide dettagliate, individuabili tramite i tag dell'Account AWS che ospita l'applicazione e di gruppi specifici di risorse all'interno dell'account. Si avvalgono di AWS Organizations per gestire gli Account AWS. Nel tempo, questi processi vengono convertiti in codice e le risorse vengono definite utilizzando l'infrastructure as code (ad esempio CloudFormation o modelli AWS Cloud Development Kit (AWS CDK)). I processi operativi diventano documenti di automazione in AWS Systems Manager o nelle funzioni AWS Lambda, che possono essere avviati come attività pianificate in risposta a eventi, ad esempio allarmi AWS CloudWatch o eventi AWS EventBridge, oppure attivati da richieste di una piattaforma di gestione dei servizi IT (ITSM). Tutti i processi dispongono dei tag per identificare la titolarità. La documentazione per l'automazione e il processo viene mantenuta all'interno delle pagine wiki generate dal repository di codice per il processo.

Passaggi dell'implementazione

  1. Documenta i processi e le procedure esistenti.

    1. Rivedili e mantienili aggiornati.

    2. Identifica un proprietario per ogni processo o procedura.

    3. Applica a ognuno il controllo della versione.

    4. Ove possibile, condividi processi e procedure tra carichi di lavoro e ambienti che condividono progetti architetturali.

  2. Stabilisci meccanismi di feedback e miglioramento.

    1. Definisci policy relative alla frequenza con cui i processi devono essere rivisti.

    2. Definisci i processi per revisori e approvatori.

    3. Implementa i problemi o crea una coda di ticket per fornire e monitorare il feedback.

    4. Ove possibile, i processi e le procedure devono essere approvati preventivamente e classificati in base ai rischi da parte di un comitato di approvazione delle modifiche (CAB).

  3. Verifica che i processi e le procedure siano accessibili e individuabili da chi deve eseguirli.

    1. Utilizza i tag per indicare dove è possibile accedere ai processi e alle procedure per il carico di lavoro.

    2. Utilizza messaggi di errore ed eventi significativi per indicare i processi o le procedure appropriati per risolvere un problema.

    3. Usa i wiki e la gestione dei documenti per rendere i processi e le procedure consultabili in modo coerente in tutta l'organizzazione.

  4. Automatizza quando appropriato.

    1. È opportuno eseguire le automazioni quando servizi e tecnologie forniscono un'API.

    2. Istruisci adeguatamente in merito ai processi. Sviluppa i casi utente e i requisiti per automatizzare i processi.

    3. Misura correttamente l'uso di processi e procedure e sfrutta i problemi come un'opportunità di miglioramento continuo.

Livello di impegno per il piano di implementazione: medio

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