OPS11-BP04 Realizar o gerenciamento de conhecimento - AWS Well-Architected Framework
Orientação de implementaçãoRecursos

OPS11-BP04 Realizar o gerenciamento de conhecimento

O gerenciamento de conhecimento ajuda os membros da equipe a encontrar as informações para realizar o trabalho deles. Nas organizações de aprendizagem, as informações são compartilhadas livremente, o que capacita as pessoas. As informações podem ser descobertas ou pesquisadas. As informações são precisas e atualizadas. Os mecanismos existem para criar informações, atualizar informações existentes e arquivar informações desatualizadas. O exemplo mais comum de uma plataforma de gerenciamento de conhecimento é um sistema de gerenciamento de conteúdo como uma wiki.

Resultado desejado:

  • Os membros da equipe têm acesso a informações precisas e em tempo hábil.

  • As informações podem ser pesquisadas.

  • Existem mecanismos para adicionar, atualizar e arquivar informações.

Antipadrões comuns:

  • Não há um armazenamento de conhecimento centralizado. Os membros da equipe gerenciam suas próprias notas nas máquinas locais.

  • Você tem uma wiki hospedada pela própria empresa, mas nenhum mecanismo para gerenciar informações, resultando em informações desatualizadas.

  • Alguém identifica a ausência de informações, mas não há nenhum processo para solicitar a adição delas à wiki da equipe. Essa pessoa adiciona as informações por conta própria, mas deixa de realizar uma etapa, resultando em uma interrupção.

Benefícios do estabelecimento desta prática recomendada:

  • Os membros da equipe são capacitados, pois as informações são compartilhadas livremente.

  • Os novos membros da equipe passam pelo processo de integração mais rapidamente, pois a documentação está atualizada e pode ser pesquisada.

  • As informações são precisas, levam a ações concretas e são enviadas em tempo hábil.

Nível de exposição a riscos quando esta prática recomendada não é estabelecida: alto

Orientações para a implementação

O gerenciamento de conhecimento é uma faceta importante das organizações de aprendizagem. Para começar, é necessário ter um repositório central para armazenar seu conhecimento (como um exemplo comum, uma wiki hospedada pela própria empresa). É necessário desenvolver processos para adicionar, atualizar e arquivar conhecimento. Desenvolva padrões para o que deve ser documentado e permita que todos contribuam.

Exemplo de clientes

A Loja UmaEmpresa hospeda uma wiki interna em que todo o conhecimento é armazenado. Os membros da equipe são incentivados a adicionar informações na base de conhecimento à medida que realizam suas tarefas diárias. Trimestralmente, uma equipe multifuncional avalia quais páginas estão mais desatualizadas e determina se elas devem ser arquivadas ou atualizadas.

Etapas da implementação

  1. Comece identificando o sistema de gerenciamento de conteúdo em que o conhecimento será armazenado. Obtenha o consentimento das partes interessadas em sua organização.

    1. Se você não tiver um sistema de gerenciamento de conteúdo, considere desenvolver uma wiki hospedada pela própria empresa ou usar um repositório de controle de versão como ponto de partida.

  2. Desenvolva runbooks para adicionar, atualizar e arquivar informações. Instrua a equipe sobre esses processos.

  3. Identifique quais conhecimentos devem ser armazenados no sistema de gerenciamento de conteúdo. Comece com atividades diárias (runbooks e manuais) que os membros da equipe realizam. Trabalhe com as partes interessadas para priorizar qual conhecimento deve ser adicionado.

  4. Periodicamente, trabalhe com as partes interessadas para identificar informações desatualizadas e arquive-as ou atualize-as.

Nível de esforço do plano de implementação: médio. Se você não tiver um sistema de gerenciamento de conteúdo, defina uma wiki hospedada pela própria empresa ou um repositório de documentos com controle de versão.

Recursos

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