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OPS11-BP04 Realizar a gestão do conhecimento
O gerenciamento de conhecimento ajuda os membros da equipe a encontrar as informações necessárias para realizar suas tarefas. Nas organizações de aprendizagem, as informações são compartilhadas livremente, o que promove a capacitação das pessoas. As informações podem ser descobertas ou pesquisadas. As informações são precisas e atualizadas. Mecanismos existem para criar informações, atualizar informações existentes e arquivar informações desatualizadas. O exemplo mais comum de uma plataforma de gerenciamento de conhecimento é um sistema de gerenciamento de conteúdo como uma wiki.
Resultado desejado:
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Os membros da equipe têm acesso a informações precisas e atualizadas.
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As informações podem ser pesquisadas.
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Existem mecanismos para adicionar, atualizar e arquivar informações.
Práticas comuns que devem ser evitadas:
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Não há um armazenamento de conhecimento centralizado. Os membros da equipe gerenciam suas próprias notas em suas máquinas locais.
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Você tem uma wiki hospedada pela própria empresa, mas nenhum mecanismo para gerenciar informações, o que resulta em informações desatualizadas.
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Alguém identifica a ausência de informações, mas não há nenhum processo para solicitar sua adição à wiki da equipe. Essa pessoa adiciona as informações por conta própria, mas deixa de realizar uma etapa, o que resulta em uma interrupção.
Benefícios de implementar esta prática recomendada:
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Os membros da equipe são capacitados, pois as informações são compartilhadas livremente.
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Os novos membros da equipe passam pelo processo de integração mais rapidamente, pois a documentação está atualizada e pode ser pesquisada.
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As informações são precisas, levam a ações concretas e são enviadas em tempo hábil.
Nível de risco exposto se esta prática recomendada não for estabelecida: Alto
Orientação para implementação
O gerenciamento de conhecimento é uma faceta importante das organizações de aprendizagem. Para começar, é necessário ter um repositório central para armazenar seu conhecimento (como um exemplo comum, uma wiki hospedada pela própria empresa). É necessário desenvolver processos para adicionar, atualizar e arquivar conhecimento. Desenvolva padrões para o que deve ser documentado e permita que todos contribuam.
Exemplo de cliente
AnyCompany O varejo hospeda um Wiki interno onde todo o conhecimento é armazenado. Os membros da equipe são incentivados a adicionar informações na base de conhecimento à medida que realizam suas tarefas diárias. Trimestralmente, uma equipe multifuncional avalia quais páginas estão mais desatualizadas e determina se elas devem ser arquivadas ou atualizadas.
Etapas de implementação
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Comece identificando o sistema de gerenciamento de conteúdo em que o conhecimento será armazenado. Obtenha o consentimento das partes interessadas em sua organização.
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Se você não tiver um sistema de gerenciamento de conteúdo, considere desenvolver uma wiki hospedada pela própria empresa ou usar um repositório de controle de versão como ponto de partida.
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Desenvolva runbooks para adicionar, atualizar e arquivar informações. Instrua a equipe sobre esses processos.
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Identifique quais conhecimentos devem ser armazenados no sistema de gerenciamento de conteúdo. Comece com as atividades diárias (runbooks e playbooks) realizadas pelos membros da equipe. Trabalhe com as partes interessadas para priorizar qual conhecimento deve ser adicionado.
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Periodicamente, trabalhe com as partes interessadas para identificar out-of-date informações e arquivá-las ou atualizá-las.
Nível de esforço do plano de implementação: Médio. Se você não tiver um sistema de gerenciamento de conteúdo, defina uma wiki hospedada pela própria empresa ou um repositório de documentos com controle de versão.
Recursos
Práticas recomendadas relacionadas:
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OPS11-BP08 Documente e compartilhe as lições aprendidas: o gerenciamento de conhecimento facilita o compartilhamento de informações sobre as lições aprendidas.
Documentos relacionados:
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