Construindo uma estratégia de alocação de custos - Práticas recomendadas para políticas

Construindo uma estratégia de alocação de custos

Definindo e implementando um modelo de alocação de custos.

Crie uma estrutura de contas e custos para os recursos que estão sendo implementados na AWS. Estabeleça a relação entre os custos de despesas da AWS, como esses custos foram incorridos e quem ou o que incorreu nesses custos. As estruturas de custo comuns são baseadas em ambientes e entidades AWS Organizations, Contas da AWS em suas organizações, como uma linha de negócios ou carga de trabalho. As estruturas de custos podem se basear em vários atributos para permitir o exame dos custos de maneiras diferentes ou em diferentes níveis de granularidade, como transferir os custos de cargas de trabalho individuais para a linha de negócios a que atendem.

Ao escolher uma estrutura de custos que se alinhe aos resultados desejados, avalie os mecanismos de alocação de custos quanto à facilidade de implementação versus a precisão desejada. Isso pode incluir considerações em relação à responsabilidade, disponibilidade de ferramentas e mudanças culturais. Os três modelos populares de alocação de custos com os quais os clientes da AWS geralmente começam são:

  • Baseado em contas - Esse modelo exige o mínimo de esforço e fornece alta precisão para devoluções e cobranças, além de ser adequado para organizações que têm uma estrutura de contas definida (e é consistente com as recomendações do whitepaper Organizando seu ambiente AWS usando várias contas). Isso fornece uma visibilidade clara dos custos por conta. Para visibilidade e alocação de custos, você pode usar AWS Cost Explorerrelatórios de custo e uso, bem como Orçamentos AWS para monitoramento e rastreamento de custos. Essas ferramentas fornecem opções de filtragem e agrupamento por Contas da AWS. Do ponto de vista da alocação de custos, esse modelo não precisa depender da marcação precisa de recursos individuais.

  • Unidade de negócios ou baseado em equipe - Custo alocável para equipes, unidades de negócios ou organizações dentro de uma empresa. Esse modelo exige um esforço moderado, fornece alta precisão para devoluções e cobranças retroativas e é adequado para organizações que têm uma estrutura de contas definida (normalmente usando AWS Organizations), com separação entre várias equipes, aplicativos e tipos de carga de trabalho. Isso fornece uma visibilidade clara dos custos entre equipes e aplicativos e, como benefício adicional, reduz o risco de atingir as cotas de AWS serviço em um único momento Conta da AWS. Por exemplo, cada equipe pode ter cinco contas (prod, staging, test, dev, sandbox) e duas equipes e aplicativos não compartilharão a mesma conta. Com essa estrutura, a AWSCost Categories fornecerá a funcionalidade de agrupar contas ou outras tags (“meta-tagging”) em categorias, que podem ser rastreadas nas ferramentas mencionadas no exemplo anterior. É importante observar que o AWS Organizations permite a marcação de contas e unidades organizacionais (OUs); no entanto, essas marcações não serão aplicáveis à alocação de custos e aos relatórios de faturamento (ou seja, você não pode agrupar ou filtrar seus custos no AWS Cost Explorer por OU). AWS Cost Categories devem ser usadas para essa finalidade.

  • Baseado em tags - Esse modelo exige mais esforço em comparação com os dois anteriores e fornecerá alta precisão para devoluções e estornos, dependendo dos requisitos e da meta final. Embora seja altamente recomendável que você adote as práticas descritas no whitepaper Organizando seu ambiente AWS usando várias contas, realisticamente, os clientes geralmente se deparam com estruturas de contas mistas e complexas que demoram para serem migradas. A implementação de uma estratégia de marcação rigorosa e eficaz é a chave nesse cenário, seguida pela ativação de tags relevantes para alocação de custos no console do Billing and Cost Management (em, as tags só podem ser ativadas para alocação de custos AWS Organizations na conta do Management Payer). Depois que as tags são ativadas para alocação de custos, as ferramentas de visibilidade e alocação de custos mencionadas nos métodos anteriores podem ser usadas para devoluções e estornos. Observe que as etiquetas de alocação de custos não são retrospectivas e só aparecerão nos relatórios de faturamento e nas ferramentas de controle de custos depois de serem ativadas para alocação de custos.

Resumindo, se você precisar controlar os custos por unidade de negócios, você pode usar AWSCost Categories para agrupar contas vinculadas dentro da Organização AWS adequadamente e visualizar esse agrupamento nos relatórios de faturamento. Ao criar contas separadas para ambientes de produção e de não produção, você também pode filtrar os custos relacionados aos ambientes em ferramentas como AWS Cost Explorer, por exemplo, ou monitorar esses custos usando Orçamentos AWS. Por fim, se seu caso de uso exigir um controle de custos mais granular, por exemplo, por cargas de trabalho ou aplicativos individuais, você poderá marcar recursos nessas contas adequadamente, ativar essas chaves de tag para alocação de custos na conta de gerenciamento e filtrar esse custo por chaves de tag nas ferramentas de relatórios de faturamento.

Analisar e aprimorar

Comece identificando os tipos de custos que são importantes para as partes interessadas internas (por exemplo, gasto diário, custo por conta, custo por X, custos amortizados). Ao fazer isso, você pode mitigar os riscos orçamentários associados a gastos inesperados ou anômalos mais rapidamente do que esperar pela fatura finalizada da AWS. As tags fornecem a atribuição que permite esses cenários de geração de relatórios. Os insights obtidos com os relatórios podem informar suas ações para mitigar o impacto de gastos anômalos e inesperados nos orçamentos financeiros. Quando há um aumento inesperado nos custos, é importante avaliar se houve um aumento inesperado no valor entregue para que você possa determinar se e qual ação é necessária.

Ao especificar uma interface de rede, tenha em mente as considerações e limitações a seguir:

  • AWS Organizations- A alocação de custos em várias contas pode ser realizada por conta, grupos de contas ou grupo de tags criadas para recursos nessas contas. As etiquetas criadas para recursos que residem em contas individuais no AWS Organizations podem ser usadas para alocação de custos somente a partir da conta de gerenciamento.

  • Conta AWS - A alocação de custos dentro de uma Conta da AWS pode ser realizada por dimensões adicionais, como serviços ou regiões. É possível marcar ainda mais recursos em uma conta e trabalhar com os grupos dessas tags de recursos.

  • Tags de alocação de custos - Tanto as tags criadas pelo usuário quanto as geradas pela AWS podem ser ativadas para alocação de custos, se necessário. A ativação de tags para alocação de custos no console de faturamento (da conta de gerenciamento no AWS Organizations) ajuda com os showbacks e chargebacks.

  • Cost Categories - As categorias de custo da AWS permitem o agrupamento de contas e o agrupamento de tags ("meta-tagging") em uma organização da AWS, o que permite analisar o custo relacionado a essas categorias por meio de ferramentas como AWS Cost Explorer, AWS Budgets e AWS Cost and Usage Report.

Realizar showback e estorno para unidades de negócios, equipes ou organizações dentro da empresa

Atribua custos usando seu processo de alocação de custos suportado por sua estrutura de custos e etiquetas de alocação de custos. As etiquetas podem ser usadas para oferecer um retorno às equipes que não são diretamente responsáveis pelo pagamento dos custos, mas são responsáveis por terem incorrido nesses custos. Essa abordagem fornece consciência de sua contribuição para os gastos e como esses custos são incorridos. Realize o estorno às equipes diretamente responsáveis pelos custos para recuperar as despesas dos recursos que consumiram e para informá-las sobre esses custos e sobre como foram incorridos.

Medição e circulação de KPIs de eficiência ou valor

Concorde com um conjunto de métricas de custo unitário ou KPI para medir o impacto de seus investimentos em gerenciamento financeiro na nuvem. Este exercício cria uma linguagem comum entre as partes interessadas em tecnologia e negócios e conta uma história baseada na eficiência, em vez de uma história focada exclusivamente em gastos absolutos e agregados. Para obter informações adicionais, consulte este blog que fala sobre como as métricas unitárias podem ajudar a criar alinhamento entre as funções de negócios.

Alocação de gastos não alocáveis

Dependendo das práticas contábeis da organização, diferentes tipos de cobrança podem exigir tratamento diferente. Identifique os recursos ou categorias de custo que não podem ser marcados. Dependendo dos serviços usados e daqueles planejados para serem usados, concorde com os mecanismos de como tratar e medir esses gastos não alocáveis. Por exemplo, verifique a lista de recursos que são compatíveis com o AWS Resource Groups e o Tag Editor no Guia do usuário do AWS Resource Groups e das tags.

Um exemplo comum de categoria de custo que não pode ser etiquetada são algumas taxas para descontos baseados em compromissos, como Instâncias Reservadas (RI) e Savings Plans (SP). Embora as taxas de assinatura e as taxas de SP e RI não utilizadas não possam ser marcadas antes de aparecerem nas ferramentas de relatórios de faturamento, é possível rastrear como os descontos de RI e SP se aplicam a contas, recursos e suas tags no AWS Organizations após o fato. Por exemplo, no AWS Cost Explorer, é possível examinar o custo amortizado, agrupar esse gasto pelas chaves de tag relevantes e aplicar filtros relevantes para seu caso de uso. No Relatório de Custo e Uso (CUR) AWS, você pode filtrar as linhas que correspondem ao uso coberto pelos descontos de RI e SP (leia mais na seção de casos de uso da documentação do CUR) e selecionar as colunas que são relevantes somente para você. Cada chave de tag ativada para alocação de custos será apresentada em sua própria coluna separada no final do relatório CUR, da mesma forma que é apresentada em outros relatórios de faturamento antigos, como o relatório mensal de alocação de custos. Para referência adicional, consulte o AWSWell-Architected Labs para ver exemplos de como obter insights de custo e uso dos dados do CUR.

Relatórios

Além das ferramentas da AWS disponíveis para ajudar com showbacks e chargebacks, há uma série de outras soluções criadas pela AWS e de terceiros que podem ajudar a monitorar o custo dos recursos marcados e medir a eficácia da estratégia de marcação. Dependendo dos requisitos e do objetivo final da organização, pode-se investir tempo e recursos na criação de soluções personalizadas ou na compra de ferramentas fornecidas por um dos parceiros de competência em ferramentas de Nuvem AWS gerenciamento. Se você decidir criar sua própria ferramenta de alocação de custos de fonte fidedigna com parâmetros controlados relevantes para o negócio, o Relatório de Custo e Uso (CUR) AWS fornece os dados mais detalhados de custo e uso e permite a criação de painéis de otimização personalizados, permitindo filtrar e agrupar por contas, serviços, categorias de custo, etiquetas de alocação de custos e várias outras dimensões. Entre as soluções baseadas em CUR desenvolvidas pela AWS that podem ser usadas como uma dessas ferramentas, confira o Cloud Intelligence Dashboards no site da Well-Architected AWS Labs.