4.1 Implementación de la aceleración de cambios

Descripción general

El objetivo de esta actividad es lanzar las actividades establecidas en la estrategia y el plan de cambio (consulte Envision the Future, 3.1). Una estrategia y un plan de cambio proporcionan un enfoque reflexivo, estructurado y programático para ofrecer las tácticas de cambio adecuadas a las personas adecuadas en el momento adecuado a lo largo de la transformación de la nube. Describen un enfoque integral para garantizar que los líderes, los empleados y otras partes interesadas acepten los cambios introducidos en la organización como resultado de la nube, con una interrupción mínima y los máximos resultados. Proporcionan un mecanismo sistemático para ajustar la aplicación de herramientas, tecnologías, procesos o habilidades durante un proyecto o iniciativa. Describen las formas específicas en que la organización abordará los cambios en la forma en que opera su negocio, tecnología, cadena de suministro, estructura organizacional o alcance del proyecto. La estrategia de cambio proporciona orientación y permite tomar decisiones informadas durante todo el proceso de transformación de la nube.

En la actividad de implementación para acelerar el cambio, el equipo de OCA se centra en trabajar en estrecha colaboración con todos los flujos de trabajo de la nube y las partes interesadas para implementar los elementos de esa estrategia y planificar en un plazo programático y rítmico que dure toda la vigencia del programa y que se acelere y desacelere con los distintos hitos a lo largo del tiempo.

El cambio puede ser muy perjudicial para una organización y, con el tiempo, afectará tanto a la transformación de la nube como al entorno circundante. Por ejemplo, es posible que surjan nuevos líderes o se unan a ellos, y que otros se retiren o se marchen. Es posible que se produzcan nuevas transacciones comerciales, como fusiones, adquisiciones y desinversiones, que provoquen que la transformación de la nube se acelere, se detenga o cambie de alcance.

El siguiente diagrama ilustra cómo OCA puede minimizar la brecha entre la percepción y la productividad durante la aceleración del cambio.

Prácticas recomendadas

Las mejores prácticas clave para la implementación de la aceleración del cambio incluyen las siguientes:

• Para cada hito importante, describa cómo afectarán los cambios a la organización y quién se verá afectado. Estos cambios pueden incluir la salida de los centros de datos, la implementación de nuevas soluciones y funciones y el establecimiento de un centro de excelencia en la nube (CCOE).

• Cree un plan para que las partes interesadas reconozcan cuándo es necesario un cambio y cómo mitigar los impactos en su fuerza laboral.

• Siga el proceso o mecanismo definido para implementar, aprobar y monitorear los cambios para asegurarse de que tengan el efecto deseado.

• Revise y actualice periódicamente tanto la visión estratégica como el modelo de negocio para la transformación de la nube. Esto garantiza que los mensajes sigan siendo coherentes, relevantes y alineados con las cambiantes condiciones empresariales.

• Entreviste a los líderes clave que se incorporan a la organización e identifique a las partes interesadas afectadas en relación con todos los hitos clave al principio del proceso de planificación. Evalúe periódicamente su alineación a lo largo de la vigencia del programa.

• Integre continuamente a los socios que se unen al equipo más amplio del programa de transformación de la nube para garantizar la coherencia de los objetivos y los resultados clave (OKRs), los plazos y las motivaciones.

• Colabore continuamente con funciones habilitadoras que pueden resultar útiles cuando se utilizan y que pueden provocar retrasos en los plazos y el presupuesto cuando no se utilizan. Por ejemplo, estas funciones pueden incluir recursos humanos, formación, finanzas, líderes interdisciplinarios, líderes de líneas de negocio y otros socios o proveedores que se vean afectados directa o indirectamente. Planifique hablar con estas partes interesadas al menos trimestralmente. Como mínimo, proporciona una actualización del programa y demuéstrales que valoras sus comentarios. Si no se abordan de forma proactiva, suelen surgir algunos elementos de acción o ideas que podrían hacer fracasar los planes.

Lista de verificación para la aceleración de cambios

Crear una lista de actividades para acelerar el cambio puede resultar útil para comprobar si tu estrategia y plan de cambio (y las historias de usuario asociadas) son exhaustivos y sólidos. En la siguiente tabla se proporciona una lista para empezar.

Área	Referencia del marco de 6 puntos de OCA	Acciones
Administración de proyectos	Involucrar a la organización, 1.5 Metas y objetivos del programa	Garantice una estrecha integración y participación en las reuniones semanales del proyecto de transformación de la nube (por ejemplo, ceremonias de sprints, reuniones de planificación pendientes y sesiones de planificación de la preparación para el lanzamiento). Actualice el registro de gestión y mitigación de riesgos para detectar los riesgos de aceleración de los cambios cada semana. Actualiza el cuadro de mando y los informes de estado de los informes sobre la aceleración de los cambios cada semana (o para cada sprint).
Alineación del liderazgo y análisis de las partes interesadas	Align Leaders, 2.1 Alineación de líderes empresariales y de TI Align Leaders, 2.2 Evaluación de las partes interesadas	Prepare el enfoque de análisis de las partes interesadas. Identifique a los líderes para entrevistarlos. Realice entrevistas con las partes interesadas y actividades de análisis. Presente los hallazgos al equipo de liderazgo. Inserte los hallazgos del riesgo en el registro de gestión y mitigación de riesgos. Actualice y mantenga la matriz de partes interesadas. Utilice la matriz de partes interesadas como insumo para los impactos del cambio basados en las personas, las comunicaciones y la capacitación.
Evaluación del impacto del cambio	Align Leaders, 2.3 Evaluación del impacto del cambio	Evalúe los impactos del cambio y documéntelos. Determine las intervenciones adecuadas para gestionar y mitigar los impactos en los grupos de usuarios, los plazos, las salidas de los centros de datos, los lanzamientos de productos y otros hitos importantes.
Gestión y mitigación de riesgos	Imagine the Future, 3.5 Estrategia y plan de mitigación de riesgos Involucrar a la organización, 4.5 Implementación de la mitigación de riesgos	Prepare el enfoque de evaluación del riesgo de cambio. Realice actividades de evaluación de riesgos, como entrevistas, grupos focales y encuestas. Analice y presente los hallazgos al equipo de liderazgo. Asigne y mitigue los riesgos y problemas de acuerdo con las pautas de gestión de riesgos. Actualice el plan de aceleración del cambio y los planes de participación de las partes interesadas según sea necesario.
Hoja de ruta para patrocinar	Visualice el futuro, hoja de ruta para los patrocinadores de 3.6	Prepare el enfoque del patrocinador. Prepara los materiales para los patrocinadores, como los mensajes clave, las preguntas frecuentes, los plazos y las presentaciones itinerantes, de acuerdo con el plan de acción del liderazgo. Identifica a los patrocinadores y líderes. Involucre e incorpore a los patrocinadores y líderes. Supervise y mida el progreso de las actividades del plan de acción de liderazgo de acuerdo con la hoja de ruta del patrocinador. Support a los patrocinadores y líderes según sea necesario. Actualice los materiales y las preguntas frecuentes según sea necesario.
Cambie el plan de aceleración	Imagine el futuro, 3.1 Cambie la estrategia y el plan	Supervise y mida continuamente la implementación del plan de cambio.

Pasos adicionales

Para empezar a implementar la aceleración de cambios, haga lo siguiente:

1. Revise la estrategia y el plan de cambio en su totalidad en relación con los hitos clave, como las salidas de los centros de datos, las migraciones, las nuevas soluciones, las transacciones comerciales (fusiones, adquisiciones, desinversiones), los cambios de liderazgo y, como mínimo, una vez por trimestre.

2. Participe en todas las reuniones de estado semanales y en las ceremonias de sprints como parte del equipo integrado de transformación de la nube.

3. Reúnase periódicamente con las partes interesadas como parte de sus planes de acción de liderazgo y actualice los mensajes clave, las preguntas frecuentes y las comunicaciones según sea necesario, para mantenerse al día con la estrategia empresarial y de TI actual.

4. Gestione los riesgos relacionados con las personas, culturales, organizacionales y políticos mediante el registro de gestión y mitigación de riesgos. Tenga cuidado de documentar los temas muy delicados por separado y compártalos solo con un público limitado de need-to-know forma periódica.

5. Revise y actualice el modelo de negocio de la nube según sea necesario y cree nuevas actividades de aceleración de cambios según sea necesario para obtener el ROI de la nube.

6. Documente y comparta las lecciones aprendidas con el equipo de transformación de la nube y otros equipos de la empresa para crear una cultura de evolución, iteración y mejora continua.

La implementación efectiva de la aceleración del cambio es fundamental para aprovechar todo el valor de la transformación de la nube. Si siguen estos pasos y estas mejores prácticas e implementan sistemáticamente la estrategia de cambio, las organizaciones pueden minimizar las interrupciones, alinear a las partes interesadas y acelerar la adopción de la nube para lograr los resultados empresariales deseados.