4.2 Implementación de comunicaciones

Descripción general

Una comunicación eficaz es crucial para impulsar la adopción de la nube y lograr resultados empresariales. Esta sección se centra en la implementación de la estrategia y el plan de comunicación (Envision the Future, 3.2). El objetivo de la implementación de las comunicaciones es lanzar las actividades acordadas en la estrategia y el plan de comunicación. Esto garantiza que todas las partes interesadas afectadas entiendan las razones, los beneficios, las partes interesadas y el calendario de la transformación a la nube. La comunicación eficaz se centra en los beneficios y el valor empresarial, y mantiene la participación general de las partes interesadas durante toda la transformación.

Prácticas recomendadas

Supuestos

• La estrategia y el plan de comunicación han sido validados y aprobados por el equipo directivo de la nube, el patrocinador ejecutivo, el equipo de recursos humanos y el equipo de comunicación interna (si procede).

• El paso de análisis de las partes interesadas ha finalizado y las métricas de las partes interesadas están actualizadas.

Áreas de enfoque

Las actividades de esta fase se centran en la parte de comunicación de la estrategia de cambio durante el proceso de transformación de la nube, específicamente:

• Configuración de las comunicaciones

• Análisis de medios

• Mensajes clave (caso a favor de un cambio)

• Desarrollo de las comunicaciones

• Despliegue de comunicaciones

• Supervisión de las comunicaciones

Mantener el patrocinio de los líderes

Es fundamental garantizar el compromiso del patrocinador ejecutivo y de los líderes durante la implementación de las actividades de comunicación para mantener el enfoque en los beneficios y el valor empresarial y mantener la participación general de las partes interesadas.

Lista de verificación para la implementación de las comunicaciones

Si es la primera vez que conoce este proceso, puede utilizar la siguiente lista de verificación como guía de referencia durante todo el proceso de transformación de la nube.

nota

Esta es solo una lista representativa de las tareas relacionadas con la comunicación y no es exhaustiva. Debe incluirse una lista completa en el plan de comunicaciones.

Área	Acciones
Configuración	Desarrolle el tema y la marca del proyecto o programa. Obtenga la aprobación del tema y la marca finales. Incorpora una identidad visual en las plantillas estándar del proyecto.
Análisis de medios	Realice una auditoría o evaluación de las comunicaciones. Analice los resultados (por ejemplo, mediante un análisis de los medios). Actualice el informe de evaluación de las comunicaciones.
Mensajes clave	Determine el conjunto de mensajes clave de la organización. Organice los mensajes por categoría (tenga en cuenta la temporización, la frecuencia y los canales). Determine las necesidades de comunicación iniciales y los mensajes clave. Esto está vinculado a los argumentos a favor del cambio. Determine el canal y el remitente de las comunicaciones iniciales. Utilice la matriz de partes interesadas. Alinee a los patrocinadores y los líderes con las actividades de despliegue de la comunicación.
Desarrollo de las comunicaciones	Describa el proceso de redacción, revisión, aprobación y distribución para comunicar los mensajes clave al público objetivo. Identifique las funciones y responsabilidades, incluida la jerarquía jerárquica para la redacción, la revisión y la aprobación final. Establezca un proceso de comunicación interna del equipo (por ejemplo, reuniones semanales). Desarrolle los flujos del proceso de comunicación. Desarrolle una lista de verificación para la producción de comunicaciones. Desarrolle y obtenga la aprobación necesaria de los borradores de comunicaciones. Gestione el proceso de producción de comunicaciones.
Despliegue de comunicaciones	Socialice el cronograma del despliegue de las comunicaciones con el patrocinador ejecutivo y las principales partes interesadas. Garantice el conocimiento y la alineación con los equipos de liderazgo y los líderes de la comunicación. Entregue las comunicaciones finales.
Supervisión de las comunicaciones	Implemente un mecanismo de retroalimentación. Revise la información recopilada a través de los mecanismos de retroalimentación. Actualice los materiales de comunicación (como las presentaciones y las preguntas frecuentes) con información revisada.

Pasos adicionales

Para empezar a implementar el plan de comunicaciones:

1. Verifique que la estrategia y el plan de comunicaciones se hayan validado y aprobado.

2. Valide la lista de verificación de comunicaciones.

3. Establezca mecanismos de monitoreo.

La implementación efectiva del plan de comunicaciones es fundamental para impulsar la adopción de la nube y lograr los resultados empresariales deseados. Al seguir estas mejores prácticas, utilizar la lista de verificación proporcionada y mantener el apoyo continuo de los líderes, las organizaciones pueden garantizar que las partes interesadas permanezcan informadas, comprometidas y comprometidas durante todo el proceso de transformación de la nube.