4.3 Implementación del plan de participación

Descripción general

Un plan de participación describe las formas específicas en las que una persona, un grupo de partes interesadas o una organización abordará los cambios derivados de la transformación de la nube. La implementación del plan de participación tiene como objetivo mantener a todas las partes interesadas clave comprometidas y centradas en los resultados empresariales deseados de la transformación de la nube. Se debe dirigirse a cada grupo de partes interesadas e interactuar con ellos con la información pertinente de acuerdo con su priorización y mapeo en el modelo de compromiso, tal como se describe en la estrategia y el plan de participación (Envision the Future, 3.3). 

El objetivo del equipo de la OCA es garantizar el compromiso de los líderes y defensores designados en la implementación de las tareas de participación.

Prácticas recomendadas

Supuestos

• La estrategia y el plan de participación han sido validados y aprobados por el equipo directivo de la nube, el patrocinador ejecutivo, el equipo de recursos humanos y el equipo de comunicaciones internas.

• Los líderes y los líderes han participado en la fase de planificación. Se han incorporado adecuadamente, aceptan el plan y se comprometen a participar en su implementación.  

Áreas de enfoque

Las áreas de enfoque de esta línea de trabajo incluyen:

• Configuración del compromiso 

• Desarrollo de un plan de participación

• Despliegue del plan de participación 

• Supervisión e informes

Lista de verificación de las actividades de participación

Puede utilizar la siguiente lista de verificación del plan de participación como guía de referencia durante todo el proceso de transformación de la nube. 

nota

Esta no es una lista exhaustiva de actividades. Es solo una muestra de las tareas que deberían incluirse en el plan de participación. 

Área	Acciones
Configuración	Valide los grupos de partes interesadas de acuerdo con la estrategia de participación y la evaluación de las partes interesadas. Alinee las actividades según las etapas de participación (por ejemplo, grupos focales, presentaciones informales, seminarios web y ayuntamientos). Identifique e incorpore a los propietarios y campeones. Asigne propietarios y campeones a los grupos de partes interesadas.
Desarrollo del plan	Desarrolle una presentación básica que proporcione información clave sobre la transformación de la nube para todos los públicos. Envíe la presentación básica al equipo directivo para su aprobación.  Apúntate al mazo de presentación principal. Desarrolle materiales específicos (por ejemplo, información general, información sobre el impacto, los beneficios clave por grupo de partes interesadas, información sobre el calendario, información sobre la formación) para los grupos de audiencia objetivo. Revise y apruebe los materiales con expertos en la materia (SMEs) para cada área. Obtenga la aprobación de estos materiales. Cargue los materiales a la biblioteca del proyecto o al repositorio de conocimientos.
Planifique el despliegue	Revisa los materiales con SMEs los campeones. Determine los formatos de entrega (por ejemplo, face-to-face o virtuales). Revise el calendario de las actividades con los líderes y los campeones. Programa eventos y actividades.  Notifique a los participantes. Lleve a cabo sesiones de participación, como grupos focales, reuniones departamentales, reuniones informales, seminarios web y demostraciones.
Supervisión y presentación de informes	Supervise la implementación de las actividades de participación. Capture la asistencia y las preguntas; lleve a cabo evaluaciones de los comentarios. Actualice los materiales de participación con comentarios según sea necesario. Actualice el informe de participación o el cuadro de mando.

Pasos adicionales

Para empezar a implementar el plan de participación, sigue estos pasos:

1. Confirme que la estrategia y el plan de participación se hayan validado y aprobado.

2. Verifique que la lista de verificación de las actividades de participación haya sido validada y aprobada.

3. Asegúrese de que existan mecanismos de supervisión y presentación de informes (como los informes de estado, el panel de métricas de éxito y OKRs).

La implementación efectiva del plan de participación es fundamental para impulsar la adopción de la nube y lograr los resultados empresariales deseados. Al seguir estas mejores prácticas, utilizar la lista de verificación proporcionada y mantener la participación continua de las partes interesadas, las organizaciones pueden garantizar que todas las partes interesadas clave sigan comprometidas y centradas en el proceso de transformación de la nube. En última instancia, esto lleva a la adopción y realización exitosas de sus resultados empresariales.