Punto 5. Habilitar la capacidad

En la fase Habilitar la capacidad se promueve el cambio en la organización al recompensar y reconocer los comportamientos clave, rediseñar las funciones para adaptarlas a las necesidades y los requisitos actuales de las nuevas capacidades y gestionar las resistencias de las partes interesadas que puedan surgir en el proceso. Habilitar la capacidad incluye tres subpuntos: 

5.1 Ofrecer recompensas y reconocimientos

5.2 Rediseñar los flujos de trabajo y las funciones

5.3 Analizar las brechas y administrar la resistencia

5.1 Ofrecer recompensas y reconocimientos

¿Qué es? 

Las recompensas y los reconocimientos ofrecen un mecanismo para destacar los comportamientos clave y reforzarlos en apoyo de la transformación de la nube. Con el tiempo, los nuevos comportamientos impulsarán una nueva cultura en toda la organización. Una recompensa es algo que se da a cambio de una buena conducta o de algún servicio o logro. Una recompensa también puede ser un estímulo que sigue a una respuesta correcta o deseada y fomenta la reaparición de la respuesta. El reconocimiento es una confirmación, un aviso especial o una atención que destaca un logro. Un buen sistema de recompensas y reconocimientos atrae a las personas porque ven lo que se obtiene, se sienten bien al recibir (y tal vez dar) recompensas y reconocimientos y quieren formar parte de eso. Sin embargo, según las investigaciones, se necesitan unos 20 intentos para que los comportamientos se incorporen a los patrones normales de una persona. En otras palabras, las organizaciones necesitan paciencia y constancia para integrar plenamente a las personas en una cultura de recompensas y reconocimientos.

¿Por qué es valioso? 

Las recompensas y los reconocimientos permiten apreciar el buen trabajo y los nuevos comportamientos. Los empleados de una organización tradicional pueden oponerse a ciertos comportamientos que son necesarios para la transformación en la nube. En el contexto de la transformación en la nube, los líderes deben recompensar y reconocer los comportamientos que podrían no coincidir con las formas de trabajo anteriores. Por ejemplo, la experimentación, la respuesta rápida a los errores, el seguimiento del cliente y la toma de decisiones descentralizada pueden ser comportamientos nuevos para una organización. Como resultado, reconocer y recompensar estos comportamientos será eficaz para indicar que las cosas tienen que cambiar. Además, la organización debe obtener una rentabilidad de la recompensa (ROR) para poder mantener cualquier iniciativa. Por ejemplo, si ofrece una tarjeta de regalo a los empleados que obtengan un certificado de arquitecto de soluciones en la nube, la mejora de sus habilidades aportará más valor a la organización que el dinero que haya invertido en la tarjeta de regalo.

¿Cuándo debe usarse? 

Las recompensas y los reconocimientos deben otorgarse a los participantes en una variedad de roles y niveles, a través de una combinación de canales informales y formales, con abundancia y de manera oportuna. La entrega oportuna es clave para garantizar que los destinatarios de la recompensa o el reconocimiento y otros observadores establezcan la conexión entre el comportamiento y las consecuencias positivas de este. Para obtener recompensas y reconocimientos formales, siga un ritmo establecido que las personas puedan anticipar. Las recompensas y los reconocimientos informales deben ser especiales e incluir un elemento sorpresa. 

5.2 Rediseñar los flujos de trabajo y los roles

¿Qué es? 

El rediseño de roles ayuda a dar forma a los roles cambiantes del trabajo futuro. Es el proceso de remodelar las tareas y responsabilidades para alinearlas mejor con los cambios internos y externos de una organización. Por ejemplo, la digitalización y la automatización pueden afectar las funciones dentro de la organización.  

¿Por qué es valioso? 

En la migración y modernización de la nube, el objetivo del rediseño del flujo de trabajo y de los roles es evaluar y diseñar los roles necesarios para respaldar un flujo de trabajo designado en un modelo operativo futuro. Las actividades se centran en identificar y preparar a la organización para la transición a los procesos rediseñados y al nuevo sistema y, potencialmente, cambiar las funciones de los empleados y los usuarios finales, las tareas laborales, los flujos de trabajo, las competencias y las métricas.

¿Cuándo debe usarse? 

Determinar cuándo comenzar el rediseño de las funciones depende de los plazos y los objetivos de la organización y de la transformación en la nube. Resulta útil revisar las funciones varias veces al año y, en consecuencia, crear nuevos planes de capacitación, sucesión, contratación y desarrollo. Esta actividad debe realizarse con los miembros de los equipos de TI, negocios y RR. HH. AWS ofrece guías de estudio de funciones específicas para ayudar a las empresas y los usuarios en su traspaso a la nube. Se puede acceder a estas guías en cualquier momento y bajo demanda. Además, la creación del modelo operativo en la nube (o su evaluación) podría convertirse en un paso necesario en la transformación de la nube.

5.3 Analizar las brechas y administrar la resistencia

¿Qué es? 

La resistencia al cambio es una reacción humana normal, pero administrar esa resistencia puede representar un desafío organizacional. La aceleración del cambio busca activamente comprender el nivel de preparación y minimizar la resistencia de las personas que se ven afectadas por la transformación en la nube. Entre los factores que aumentan la resistencia a un cambio se incluyen la ambigüedad en la visión, la falta de comprensión de los beneficios y del valor empresarial, el apoyo y la participación limitados de los líderes y una comunicación inadecuada en todos los niveles de la organización. Estos factores pueden provocar desinformación, incertidumbre, escepticismo, indiferencia y, en última instancia, inacción. 

¿Por qué es valioso? 

A medida que identifique las áreas de resistencia, profundice para determinar las causas fundamentales y los focos de resistencia, desarrolle planes de acción correctiva y permita que los patrocinadores y líderes gestionen la resistencia. Estas acciones pueden ayudar a eliminar las fricciones y evitar que la transformación en la nube se detenga o se descarrile. 

¿Cuándo debe usarse? 

Si los patrocinadores ejecutivos de un programa de transformación en la nube han estado alineándose con sus pares, comunicando valor y manejando el impulso de manera continua, la resistencia será poco frecuente. Cuando encuentre resistencia, elabore estrategias y planifique cuidadosamente su respuesta de manera que se adapte a las perspectivas política, lógica y emocional. Puede ser necesario contar con el apoyo jerárquico para disipar las fuertes resistencias o para racionalizar la transformación en la nube con una nueva iniciativa estratégica. 

Para administrar la resistencia de forma eficaz, haga lo siguiente:

• Escuche y comprenda las objeciones.

• Céntrese en el qué en lugar de en el cómo.

• Elimine los obstáculos de la transformación.

• Ofrezca opciones y consecuencias sencillas y claras.

• Cree esperanza.

• Muestre los beneficios de una manera real y tangible.

• Haga un llamamiento personal.

• Convierta a los disidentes más fuertes y haga que difundan el mensaje.