Punto 6. Hacer que perdure

La fase de Hacer que perdure se basa en el marco de aceleración del cambio y crea una sostenibilidad que se mantenga y resista el paso del tiempo. En este flujo de trabajo, se crean circuitos de retroalimentación sobre patrones repetibles y lecciones aprendidas, se gestiona activamente la adopción y se crea un plan de sostenibilidad y posterior a la implementación para que el equipo de aceleración del cambio pueda disolverse y los cambios, los comportamientos y la cultura que se han creado puedan gestionarse de forma operativa y pasiva (en lugar de activa). La fase de Hacer que perdure tiene tres subpuntos:

6.1 Establecer un circuito de retroalimentación

6.2 Crear una lista de verificación para la gestión de la adopción

6.3 Desarrollar un plan de sostenibilidad posterior a la implementación

6.1 Establecer un circuito de retroalimentación

¿Qué es? 

Un ciclo de retroalimentación permite a una organización ajustar su rendimiento al brindar a los empleados la oportunidad de responder a los cambios que resultan de la transformación de la nube de una manera sana y auténtica. Los objetivos principales de un ciclo de retroalimentación son apoyar el intercambio bidireccional de información, involucrar a las partes interesadas clave a lo largo del proyecto y recopilar información para monitorear la efectividad de la comunicación. Algunos canales útiles para los circuitos de retroalimentación incluyen las entrevistas individuales, los grupos focales, las reuniones de equipos, departamentos y personal, las encuestas sobre la participación o la preparación de la organización, los portales de comunicación y los buzones de correo de los proyectos. Si su organización utiliza una herramienta de redes sociales, también puede monitorear esos canales para obtener retroalimentación en forma de comentarios, opiniones, gustos, disgustos, tráfico, etc. 

¿Por qué es valioso? 

Establecer un circuito de retroalimentación le permite recopilar reacciones honestas de las partes interesadas y refinar (y mejorar continuamente) las actividades de aceleración del cambio en función de datos reales. Una herramienta fácil de usar facilita la recopilación, el análisis y la incorporación de los comentarios a las actividades de transformación en la nube. Sin embargo, un ciclo de retroalimentación se vuelve poderoso y efectivo cuando se actúa en función de la retroalimentación, se comunica que se ha recibido y se identifican los cambios que se han realizado en consecuencia. Esto permite mejorar el programa como resultado directo de los comentarios y a ganar credibilidad como resultado indirecto de los comentarios. 

¿Cuándo debe usarse? 

Idealmente, los circuitos de retroalimentación deberían incorporarse al plan como parte de la medición. Al diseñar el proceso de retroalimentación, determine un plazo razonable para responder a las consultas o los comentarios. Tenga en cuenta la periodicidad con que aporta comentarios en relación con la velocidad y la cadencia del programa. Por ejemplo, los comentarios que se recopilan de forma semanal, quincenal y mensual se pueden utilizar como información para una reunión retrospectiva de Scrum. 

6.2 Crear una lista de verificación para la gestión de la adopción

¿Qué es? 

Una lista de verificación para la gestión de la adopción permite garantizar la eficacia de las actividades de aceleración del cambio y evaluar la adopción general de la transformación en la nube. Con la lista de verificación para la administración de la adopción, se confirma que los líderes y las partes interesadas están preparados y comprometidos y comprenden los beneficios y el valor empresarial de pasar a un nuevo modelo operativo en la nube. Esta actividad parte del supuesto de que todos los planes fundamentales están desarrollados y aprobados para su implementación, incluidos los planes y las estrategias de cambio, comunicación, riesgos y capacitación. 

¿Por qué es valioso? 

Una lista de verificación de la gestión de la adopción es valiosa para hacer un seguimiento de ocho factores clave de éxito asociados con la transformación en la nube: un liderazgo visible y comprometido, una necesidad imperiosa de cambio, claridad de dirección, participación amplia, comunicaciones específicas y eficaces, enfoque programático único, objetivos cuantificables y una gestión de proyectos disciplinada. 

¿Cuándo debe usarse? 

Mediante la revisión trimestral de la lista de verificación de la gestión de la adopción, se logra un horizonte de planificación de alcance medio para el equipo de transformación en la nube y la flexibilidad suficiente para realizar los ajustes necesarios. A medida que se crean planes de acción a partir de los resultados, se puede hacer un seguimiento de ellos como parte de las actividades habituales de scrum (semanales o quincenales).

6.3 Desarrollar un plan de sostenibilidad posterior a la implementación

¿Qué es? 

Un plan de sostenibilidad posterior a la implementación es un documento con el que una organización puede alcanzar sus objetivos a largo plazo, incluso cuando el equipo dedicado a la transformación en la nube se disuelve. El objetivo de este plan es permitir a las organizaciones garantizar que los mecanismos relacionados con las personas permanezcan vigentes tras un esfuerzo de transformación en la nube. 

Para garantizar que el cambio persista, esté integrado y sea sostenible, tenga en cuenta lo siguiente: 

• Formalice la medición del cambio mediante informes trimestrales al patrocinador del cambio u otro alto ejecutivo.

• Incorpore el cambio en los planes de rendimiento de los empleados o en las responsabilidades laborales.

• Dedique un porcentaje del tiempo de los empleados a tiempo completo a supervisar el cambio.

• Alinee las actividades relacionadas con el cambio con otros procesos y políticas formales, como el plan de rendimiento anual y los planes de capacitación en materia de conformidad.

¿Por qué es valioso? 

Cuando se complete un paso importante del proceso de transformación en la nube (como la migración o la modernización), es probable que surjan cambios adicionales. Es esencial crear un plan estratégico a largo plazo para mantener estos cambios. Por ejemplo, cambiar la cultura o el comportamiento en un área de la organización podría provocar un cambio de proceso en otra área, o podría ser necesario repetir un cambio en otras unidades de negocios. 

¿Cuándo debe usarse? 

Cada transformación en la nube involucra a una serie de partes interesadas e implementadores del plan de aceleración del cambio. Es importante identificar quién debe participar en la sostenibilidad continua del proyecto de cambio. A continuación, puede establecer plazos para volver a evaluar y revisar la titularidad actual en intervalos posteriores a la finalización oficial del proyecto (por ejemplo, después de 3 meses, 6 meses o 12 meses, según la duración del proyecto). En función de los requisitos del proyecto, es posible que también tenga que desarrollar un plan de mejora o revisión continua para monitorear y evaluar el cambio. Un plan de mejora continua puede incluir lo siguiente: 

• Finalidad 

• Estructura de gobernanza 

• Funciones y responsabilidades

• Calendario de eventos, sesiones de comentarios y revisión

• Medidas continuas del éxito

Además de evaluar la sostenibilidad de las partes interesadas, asegúrese de que las comunicaciones planificadas continúen más allá de la transformación inicial en la nube. Asegúrese de que los líderes de la comunicación estén preparados para aceptar la transición y de que el equipo cuente con la formación adecuada, tenga tiempo para realizar las tareas y cuente con la preparación técnica necesaria para apoyar el programa. Identifique los recursos adecuados para gestionar la comunicación continua al finalizar el proyecto activo de migración o modernización de la nube. Las acciones clave que se deben considerar incluyen las siguientes: 

• Desarrollar un plan de transición.

• Identificar a los líderes de la comunicación en curso.

• Reunirse con los líderes de la comunicación para describir las funciones, las responsabilidades, la jerarquía y las medidas que se adoptarán.

• Organizar una reunión de transición para confirmar los próximos pasos.

• Desarrollar una hoja de ruta de comunicaciones.

Además, tendrá que abordar las brechas de capacitación que se descubran luego de la migración o la modernización de la nube. Las principales consideraciones incluyen las siguientes: 

• Revisar los comentarios, las lecciones aprendidas y los cambios.

• Solicitar la opinión de los participantes. 

• Desarrollar materiales de apoyo para la capacitación adicionales, según corresponda.

• Registrar un plan de capacitación sobre medidas correctivas (por ejemplo, capacitación para nuevos empleados o cursos de repaso trimestrales o basados en eventos).

• Crear un archivo de transformación en la nube con todos los materiales de capacitación asociados (el plan del proyecto, los resultados de la auditoría y la evaluación, la estrategia de capacitación, los esquemas curriculares, la documentación finalizada, los formularios de evaluación, etc.). 

• Desarrollar un plan para actualizar y revisar los materiales.

Al incluir estas actividades como parte de su plan de sostenibilidad, su organización comprenderá mejor hasta qué punto persisten los cambios en la organización. Si su organización adopta un enfoque paciente, persistente, metódico y basado en datos, podrá cumplir con el plan de sostenibilidad.