OPS07-BP03 Utilice manuales de ejecución para realizar procedimientos - Operational Excellence Pillar
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OPS07-BP03 Utilice manuales de ejecución para realizar procedimientos

Un manual de procedimientos es un proceso documentado para lograr un resultado específico. Los manuales de procedimientos consisten en una serie de pasos que alguien sigue para conseguir algo. Los manuales de procedimientos se han utilizado en operaciones que se remontan a los primeros días de la aviación. En las operaciones en la nube, utilizamos manuales de procedimientos para reducir el riesgo y lograr los resultados deseados. En su forma más simple, un manual de procedimientos es una lista de verificación para completar una tarea.

Los manuales de procedimientos son una parte esencial del funcionamiento de su carga de trabajo. Desde la incorporación de un nuevo miembro del equipo hasta la implementación de una versión importante, los manuales de procedimientos son los procesos codificados que proporcionan resultados coherentes independientemente de quién los utilice. Los manuales de procedimientos deben publicarse en una ubicación central y actualizarse a medida que el proceso evolucione, ya que la actualización de los manuales de procedimientos es un componente clave de un proceso de administración de cambios. También deben incluir directrices sobre la gestión de errores, las herramientas, los permisos, las excepciones y las escalaciones en caso de que se produzca un problema.

A medida que su organización madure, comience a automatizar los manuales de procedimientos. Comience con manuales de procedimientos que sean cortos y se utilicen con frecuencia. Utilice lenguajes de scripting para automatizar pasos o facilitar que se haga. A medida que automatice los primeros manuales de procedimientos, dedicará tiempo a automatizar manuales de procedimientos más complejos. Con el tiempo, la mayoría de sus manuales de procedimientos deberían estar automatizados de alguna manera.

Resultado deseado: su equipo tiene una colección de step-by-step guías para realizar tareas relacionadas con la carga de trabajo. Los manuales de procedimientos contienen el resultado deseado, las herramientas y los permisos necesarios y las instrucciones para la gestión de errores. Se almacenan en una ubicación central (sistema de control de versiones) y se actualizan con frecuencia. Por ejemplo, sus manuales proporcionan a sus equipos la capacidad de supervisar, comunicarse y responder a los AWS Health eventos relacionados con las cuentas críticas durante las alarmas de las aplicaciones, los problemas operativos y los eventos del ciclo de vida planificados.

Patrones comunes de uso no recomendados:

  • Depender de la memoria para completar cada paso de un proceso.

  • Implementar manualmente los cambios sin una lista de verificación.

  • Diferentes miembros del equipo llevan a cabo el mismo proceso, pero con diferentes pasos o resultados.

  • Dejar que los manuales de procedimientos se desincronicen con los cambios del sistema y la automatización.

Beneficios de establecer esta práctica recomendada:

  • Reducción de los índices de error en las tareas manuales.

  • Las operaciones se llevan a cabo de forma coherente.

  • Los nuevos miembros del equipo pueden empezar a efectuar tareas antes.

  • Los manuales de procedimientos pueden automatizarse para reducir el trabajo.

Nivel de riesgo expuesto si no se establece esta práctica recomendada: medio

Guía para la implementación

Los manuales de procedimientos pueden adoptar varias formas en función del nivel de madurez de su organización. Como mínimo, deben consistir en un documento de step-by-step texto. El resultado deseado debe indicarse claramente. Documente claramente los permisos o herramientas especiales necesarios. Proporcione directrices detalladas sobre la gestión de errores y las derivaciones en caso de que algo vaya mal. Indique el propietario del manual de procedimientos y publíquelo en una ubicación central. Una vez que el manual de procedimientos esté documentado, haga que otra persona de su equipo lo ejecute para validarlo. A medida que los procedimientos evolucionen, actualice sus manuales de procedimientos de acuerdo con su proceso de administración de cambios.

Sus manuales de procedimientos deben automatizarse a medida que su organización madura. Con servicios como la Automatización de AWS Systems Manager, puede transformar un texto plano en automatizaciones que pueden ejecutarse contra su carga de trabajo. Estas automatizaciones se pueden ejecutar en respuesta a eventos, lo que reduce la carga operativa necesaria para mantener la carga de trabajo. AWS Systems Manager Automation también proporciona una experiencia de diseño visual con poco código para crear manuales de automatización con mayor facilidad.

Ejemplo de cliente

AnyCompany El sector minorista debe actualizar los esquemas de bases de datos durante las implementaciones de software. El equipo de operaciones en la nube trabajó con el equipo de administración de bases de datos para crear un manual de procedimientos para implementar manualmente estos cambios. El manual de procedimientos enumeraba cada paso del proceso en forma de lista de verificación. Incluía una sección sobre la gestión de errores en caso de que algo saliera mal. Publicaron el manual de procedimientos en su wiki interna junto con sus otros manuales de procedimientos. El equipo de operaciones en la nube tiene previsto automatizar el manual de procedimientos en un futuro sprint.

Pasos para la implementación

Si no tiene un repositorio de documentos, un repositorio de control de versiones es un buen lugar para empezar a crear su biblioteca de manuales de procedimientos. Puede crear sus manuales de procedimientos con Markdown. Hemos proporcionado una plantilla de manual de procedimientos de ejemplo que puede utilizar para empezar a crear manuales de procedimientos. 

# Runbook Title
## Runbook Info
| Runbook ID | Description | Tools Used | Special Permissions | Runbook Author | Last Updated | Escalation POC | 
|-------|-------|-------|-------|-------|-------|-------|
| RUN001 | What is this runbook for? What is the desired outcome? | Tools | Permissions | Your Name | 2022-09-21 | Escalation Name |
## Steps
1. Step one
2. Step two

  1. Si no tiene un repositorio de documentación o un wiki, cree un nuevo repositorio de control de versiones en su sistema de control de versiones.

  2. Identifique un proceso que no tenga un manual de procedimientos. Un proceso ideal es aquel que se lleva a cabo de forma semirregular, es corto en número de pasos y tiene errores de bajo impacto.

  3. En su repositorio de documentos, use la plantilla para crear un nuevo borrador de documento Markdown. Rellene el título del manual de procedimientos y los campos obligatorios en Información del manual de procedimientos.

  4. En el primer paso, rellene la parte Pasos del manual de procedimientos.

  5. Asigne el manual de procedimientos a un miembro del equipo. Pídales que utilicen el manual de procedimientos para validar los pasos. Si falta algo o hay que aclararlo, actualice el manual de procedimientos.

  6. Publique el manual de procedimientos en su almacén de documentación interno. Una vez publicado, comuníquelo a su equipo y a otras partes interesadas.

  7. Con el tiempo, creará una biblioteca de manuales de procedimientos. A medida que esa biblioteca crezca, comience a trabajar para automatizar los manuales de procedimientos.

Nivel de esfuerzo para el plan de implementación: bajo. El estándar mínimo para un manual es una guía de step-by-step texto. La automatización de manuales de procedimientos puede aumentar el esfuerzo de implementación.

Recursos

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