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Point 4. Impliquer l'organisation
Impliquer l'organisation vise à activer les stratégies et les plans qui ont été créés et à utiliser les informations obtenues suite aux différentes évaluations que vous avez déjà menées. Tandis que la transformation commence à avoir lieu, le fardeau commence à passer de l'équipe chargée de la transformation cloud et des dirigeants interfonctionnels à la base d'employés. Impliquer l'organisation contient cinq sous-points :
4.1 Implémenter des plans de gestion du changement
4.2 Déployer un plan de communication
4.3 Déployer un plan d'engagement
4.4 Déployer un plan de formation
4.5 Surveiller et gérer l'atténuation des risques
4.1 Implémenter des plans de gestion du changement
De quoi s'agit-il ?
L'implémentation des plans de gestion du changement implique le lancement des activités identifiées dans la stratégie et le plan du changement de manière structurée et détaillée. Vous pouvez documenter ces activités plus en détail dans l'outil de gestion de projet de l'équipe afin de vous assurer que le temps, les ressources et la séquence appropriés sont appliqués de manière disciplinée.
Pourquoi est-ce utile ?
L'objectif des plans de gestion du changement est de garantir l'alignement de la gestion du changement sur les activités de l'équipe chargée de la transformation cloud, d'obtenir l'engagement des sponsors exécutifs et des dirigeants, et d'entamer le processus d'identification et d'implication des parties prenantes concernées.
Quand l'utilisez-vous ?
Avant l'implémentation des plans de gestion du changement, assurez-vous que toutes les tâches ont été comptabilisées, validées et intégrées dans le plan directeur ; qu'une matrice RACI (responsable, redevable, consulté et informé) est complète ; qu'une structure organisationnelle d'équipe a été établie et communiquée ; et que les membres de l'équipe d'accélération du changement ont été identifiés, intégrés et correctement authentifiés dans leurs rôles. Pour que le programme reste synchronisé avec la transformation globale du cloud, veillez à intégrer les tâches dans les outils de gestion de projet ou les outils agiles que vous utilisez.
Note
La matrice RACI définit et attribue les rôles et les responsabilités dans un projet. Par exemple, vous pouvez créer un RACI pour définir la propriété du contrôle de sécurité ou pour identifier les rôles et les responsabilités des tâches spécifiques dans un projet de transformation cloud.
4.2 Déployer un plan de communication
De quoi s'agit-il ?
Cette étape consiste à lancer les activités identifiées dans la stratégie et le plan de communication. L'objectif est d'assurer l'alignement de la communication et des messages sur les activités de l'équipe chargée de la transformation cloud, la voix du sponsor exécutif, l'engagement des leaders et des champions désignés, ainsi que la synchronisation avec les équipes des ressources humaines et des communications internes. Vous pouvez continuer à vous concentrer sur les avantages et la valeur métier, et maintenir l'engagement global des parties prenantes grâce à des messages clés, à des voix variées, à de multiples canaux et à des boucles de rétroaction.
Pourquoi est-ce utile ?
Le résultat est de garantir l'alignement de la communication et des messages sur les activités de l'équipe chargée de la transformation cloud. À mesure que la transformation cloud s'accélère, se met à l'échelle et évolue, et que l'entreprise connaît inévitablement un roulement de personnel, la valeur des communications ne peut être sous-estimée. En réalité, des communications incohérentes, obsolètes ou mal ciblées peuvent entraîner des retards dans les délais, de la méfiance et des relations ternies. Dans certaines organisations, un plan de communication au compte-gouttes ou à plusieurs niveaux peut s'avérer nécessaire. Cela augmente la complexité et les tâches de gestion de projet, car les informations doivent être communiquées par couches, selon un ordre séquentiel.
Quand l'utilisez-vous ?
Un plan de communication doit être un document évolutif suivi et mis à jour au moins une fois par semaine. En outre, les approbations requises pour les communications doivent également être suivies et documentées afin de garantir que le niveau approprié d'assurance qualité, de contrôle et de précision fait partie de toutes les communications. Utilisez des mécanismes de commentaire pour évaluer l'engagement, l'efficacité du message, la longueur, la fréquence et le public cible. Les commentaires sur l'efficacité de la communication peuvent être suivis tous les mois avec les rapports d'autres programmes de transformation cloud.
4.3 Déployer un plan d'engagement
De quoi s'agit-il ?
Comme décrit précédemment, un plan d'engagement est une approche systématique qui décrit les manières spécifiques par lesquelles une personne, un groupe de parties prenantes ou une organisation abordera les changements induits par la transformation cloud. L'objectif du plan d'engagement est de maintenir l'engagement et la concentration de toutes les principales parties prenantes sur les résultats métier souhaités de la transformation cloud. Vous devez inclure et impliquer chaque groupe de parties prenantes en fournissant des informations pertinentes conformément à la priorisation et au mappage du modèle d'engagement, comme le prévoit la stratégie d'engagement.
Pourquoi est-ce utile ?
Le déploiement du plan d'engagement implique de gérer de manière proactive le rythme et l'ampleur des changements que chaque groupe de parties prenantes doit subir pour éviter une surcharge de changements, ce qui maximise le potentiel de transition réussie de l'état actuel à l'état futur. L'adoption d'une approche méthodique pour déployer le plan d'engagement aide également l'équipe chargée de l'accélération du changement à gérer de manière proactive les obstacles potentiels et à renforcer l'adhésion, l'engagement et la capacité de changement de l'organisation.
Quand l'utilisez-vous ?
Vous devez utiliser le plan d'engagement tout au long du cycle de vie du projet de transformation cloud pour configurer le programme d'engagement des parties prenantes, pour développer la prise de conscience, la compréhension, l'adhésion et l'engagement de l'organisation, pendant les phases de transition telles que les migrations et les modernisations majeures, mais aussi régulièrement en tant que mécanisme de surveillance et de génération de rapports.
4.4 Déployer un plan de formation
De quoi s'agit-il ?
Comme décrit précédemment, un plan de formation est un document qui identifie la formation qui doit être dispensée, ainsi que le processus d'élaboration et de prestation de la formation. Lorsque vous déployez le plan de formation, envisagez d'implémenter un effort de formation cohérent avec les activités de votre organisation. Une formation significative qui ne perturbe pas le flux de travail habituel des employés réduit la résistance et permet aux employés de réagir rapidement au changement. En outre, l'utilisation d'une approche basée sur les données pour recueillir les préférences de formation grâce à une analyse des besoins d'apprentissage AWS
Pourquoi est-ce utile ?
Le déploiement d'un plan de formation est bénéfique pour développer les compétences transformationnelles requises pour évoluer dans le cloud. En outre, la détermination du public cible approprié et la planification méthodique des cours en fonction de leurs horaires et de leurs objectifs métier permettent d'optimiser l'utilisation du budget de formation et de garantir une participation maximale aux événements de formation.
Quand l'utilisez-vous ?
Utilisez un plan de formation tout au long du programme pour déterminer les besoins de formation de l'organisation, les compétences à acquérir, la formation à dispenser sur une base trimestrielle ou mensuelle, où publier les outils de formation, comment faire de la publicité pour la formation et comment mesurer et suivre l'achèvement de la formation. Sur une base annuelle, déterminez les nouveaux besoins de formation en fonction des nouvelles compétences requises et des nouvelles personnes au sein de l'organisation, puis élaborez un nouveau plan de formation conformément au budget annuel de formation.
4.5 Surveiller et gérer l'atténuation des risques
De quoi s'agit-il ?
Comme décrit précédemment, une stratégie et un plan d'atténuation des risques visent à éliminer, réduire ou contrôler l'impact de l'exposition d'une organisation à des risques potentiels en temps opportun. Le suivi et la gestion de l'atténuation des risques constituent une étape proactive qui reconnaît que tout changement important comportera un certain nombre de risques et d'obstacles potentiels. La résolution des risques nécessite un engagement et une étroite collaboration avec le sponsor exécutif, les dirigeants et les champions.
Pourquoi est-ce utile ?
Chaque risque est associé à un facteur de probabilité et de gravité. La surveillance des risques permet aux équipes de mieux comprendre le nombre de problèmes susceptibles de perturber ou de faire dérailler la transformation cloud, leur degré de probabilité et le caractère dévastateur des résultats (gravité). En examinant activement les risques et en élaborant des plans pour les surveiller, vous pouvez à la fois les gérer et les atténuer avant qu'ils ne se transforment en problèmes.
Quand l'utilisez-vous ?
Utilisez une stratégie d'atténuation des risques et planifiez le lancement du programme pour concevoir le format et établir les dimensions des risques. Examinez régulièrement la stratégie et le plan d'atténuation des risques, et mettez-les à jour au besoin. Surveillez et gérez le plan, puis rendez compte des résultats à la direction afin de déterminer si des mesures d'atténuation supplémentaires doivent être mises en place.
