Praktik terbaik

Bahkan ketika Anda memiliki minat terbaik pelanggan, Anda mungkin masih menghadapi situasi yang berdampak pada kemampuan pengiriman pesan Anda. Bagian berikut berisi rekomendasi untuk membantu memastikan komunikasi email Anda menjangkau audiens yang diinginkan.

Rekomendasi umum

• Tempatkan diri Anda pada posisi pelanggan Anda. Tanyakan pada diri Anda apakah pesan yang Anda kirim adalah sesuatu yang ingin Anda terima di kotak masuk Anda sendiri. Jika jawabannya adalah sesuatu yang kurang dari antusias "ya!" maka Anda mungkin tidak harus mengirimkannya.

• Beberapa industri memiliki reputasi untuk kualitas buruk atau bahkan praktik email berbahaya. Jika Anda terlibat dalam industri berikut, Anda harus memantau reputasi Anda dengan sangat cermat dan segera menyelesaikan masalah:

  • Hipotek rumah

  • Kredit

  • Obat-obatan dan suplemen

  • Alkohol dan tembakau

  • Hiburan dewasa

  • Kasino dan perjudian

  • ork-from-home Program W

Domain dan “dari” pertimbangan alamat

• Pikirkan baik-baik alamat tempat Anda mengirim email. Alamat "Dari" adalah salah satu bagian pertama dari informasi yang dilihat penerima Anda, dan karena itu dapat meninggalkan kesan pertama yang abadi. Selain itu, beberapa ISP mengaitkan reputasi Anda dengan alamat "Dari" Anda.

• Pertimbangkan untuk menggunakan subdomain untuk tipe komunikasi berbeda. Misalnya, anggap Anda mengirim email dari domain example.com, dan Anda berencana untuk mengirim pesan pemasaran dan transaksional. Daripada mengirim semua pesan Anda dari example.com, kirim pesan pemasaran Anda dari subdomain seperti marketing.example.com, dan pesan transaksional Anda dari subdomain seperti orders.example.com. Subdomain unik mengembangkan reputasinya sendiri. Menggunakan subdomain mengurangi risiko kerusakan reputasi Anda jika, misalnya, komunikasi pemasaran Anda mendarat di perangkap spam atau memicu filter konten.

• Jika Anda berencana untuk mengirim pesan dalam jumlah besar, jangan mengirim pesan tersebut dari alamat berbasis ISP seperti [e-mail]. Jika ISP melihat volume besar pesan yang berasal dari [e-mail], email tersebut diperlakukan berbeda dari email yang berasal dari domain pengiriman email keluar yang Anda miliki.

• Bekerja sama dengan registrar domain Anda untuk memastikan bahwa informasi WHOIS untuk domain Anda akurat. Mempertahankan catatan yang jujur dan up-to-date WHOIS menunjukkan bahwa Anda menghargai transparansi, dan memungkinkan pengguna untuk dengan cepat mengidentifikasi apakah domain Anda sah atau tidak.

• Hindari menggunakan alamat tidak ada balasan, seperti [e-mail], sebagai alamat "Dari" atau "Balasan ke" Anda. Menggunakan alamat email no-reply@ mengirimkan pesan yang jelas kepada penerima Anda: bahwa Anda tidak menawarkan cara untuk menghubungi Anda, dan Anda tidak tertarik dengan umpan balik mereka.

Membangun dan mempertahankan daftar Anda

• Menerapkan strategi keikutsertaan ganda. Saat pengguna mendaftar untuk menerima email dari Anda, kirimi mereka pesan dengan tautan konfirmasi, dan jangan mulai mengirimi mereka email sampai mereka mengonfirmasi alamat mereka dengan mengklik tautan itu. Strategi keikutsertaan ganda membantu mengurangi jumlah pentalan keras yang dihasilkan dari kesalahan ketik.

• Saat mengumpulkan alamat email dengan formulir berbasis web, lakukan validasi minimal pada alamat tersebut saat pengiriman. Sebagai contoh, pastikan bahwa alamat yang Anda kumpulkan terbentuk dengan baik (yaitu, mereka berada dalam format [e-mail]), dan mereka merujuk ke domain dengan catatan MX yang valid.

• Berhati-hatilah saat mengizinkan input yang ditentukan pengguna diteruskan ke Amazon Pinpoint tanpa dicentang. Pendaftaran forum dan pengiriman formulir menghadirkan risiko unik karena konten benar-benar dibuat pengguna, dan spammer dapat mengisi formulir dengan konten mereka sendiri. Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa Anda hanya mengirim email dengan konten berkualitas tinggi.

• Sangat tidak mungkin bahwa alias standar (seperti postmaster@, abuse@, atau noc@) akan pernah mendaftar ke email Anda dengan sengaja. Pastikan Anda hanya mengirim pesan ke orang sungguhan yang benar-benar ingin menerimanya. Aturan ini berlaku terutama untuk alias standar, yang biasanya disediakan untuk pengawas email.

Kepatuhan

• Perhatikan hukum dan peraturan pemasaran email dan anti-spam di negara dan wilayah tempat Anda mengirim email. Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa email yang Anda kirim mematuhi hukum ini. Panduan ini tidak mencakup hukum-hukum ini, jadi penting bagi Anda untuk menelitinya. Untuk daftar undang-undang, lihat Undang-undang spam email menurut negara di Wikipedia.

• Selalu berkonsultasi dengan pengacara untuk mendapatkan nasihat hukum.

Mengirim email dengan volume tinggi

Konsistensi penting saat mengirim email. Saat meningkatkan volume email, penting untuk terus meningkatkan volume pengiriman setiap hari, dengan jenis pesan serupa dikirim pada waktu yang sama setiap hari. Namun, situasi mungkin muncul yang mengharuskan Anda untuk mengirim volume email yang sangat besar kepada pelanggan Anda. Salah satu contohnya mungkin pembaruan Ketentuan Layanan. Ada beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk melindungi reputasi pengirim Anda dan mencapai tingkat pengiriman yang tinggi saat meningkatkan volume. Pertama, atur daftar penerima Anda untuk membuat segmen pelanggan yang paling mungkin membuka email Anda, serta mereka yang paling mungkin menandai pesan Anda sebagai spam atau berhenti berlangganan. Bangun fondasi kepercayaan dengan penyedia email dengan mengirim pesan ke bagian segmen yang paling terlibat terlebih dahulu. Kedua, sebarkan kampanye Anda selama beberapa jam sepanjang hari, daripada mengirim semua pesan Anda sekaligus. Tiru irama pengiriman normal Anda jika memungkinkan. Misalnya, jika pada hari normal Anda mengirim daftar 1 juta email tetapi membaginya menjadi 2 distribusi, satu dimulai pada jam 8 pagi dan satu di Siang Hari, tetapi jika Anda perlu mengirim 5M keluar satu hari, kirim split seperti hari pengiriman normal Anda. Akhirnya, ketika Anda mengirim volume email yang lebih besar dari volume normal Anda, cobalah untuk mengirim kelipatan volume tipikal Anda. Misalnya, jika Anda mengirim 250.000 email pada hari biasa, cobalah untuk membatasi kejadian dengan volume yang lebih tinggi ke kelipatan dari jumlah itu, seperti 500.000 atau 750.000. Membatasi volume pengiriman Anda dengan cara ini menunjukkan kepada penyedia email bahwa meskipun Anda mengirim lebih banyak email dari biasanya, Anda masih menjaga volume Anda dengan hati-hati.

Pentalan

Bounce terjadi ketika email tidak dapat dikirim ke penerima yang dituju. Ada dua tipe pentalan: pentalan keras dan pentalan lunak. Hard bounce terjadi ketika email tidak dapat dikirimkan karena masalah yang terus-menerus, seperti ketika alamat email tidak ada. Pentalan lunak terjadi ketika masalah sementara mencegah pengiriman email. Pentalan lunak dapat terjadi ketika penerima kotak masuk penuh, atau ketika server penerima sementara tidak tersedia. Amazon Pinpoint menangani soft bounce dengan mencoba mengirimkan kembali email soft bounce untuk jangka waktu tertentu.

Sangat penting bahwa Anda memantau jumlah pentalan keras dalam program email Anda, dan Anda menghapus alamat email pentalan keras dari daftar penerima Anda. Ketika penerima email mendeteksi pentalan keras tingkat tinggi, mereka menganggap bahwa Anda tidak tahu penerima Anda dengan baik. Akibatnya, tingkat pentalan keras yang tinggi dapat berdampak negatif terhadap kemampuan pengiriman pesan email Anda.

Panduan berikut dapat membantu Anda menghindari pentalan dan meningkatkan reputasi pengirim Anda:

• Cobalah untuk menjaga tingkat pentalan keras Anda di bawah 5%. Semakin sedikit pentalan keras dalam program email Anda, semakin besar kemungkinan ISP akan melihat pesan Anda sebagai sah dan berharga. Tingkat ini harus dianggap sebagai tujuan yang wajar dan dapat dicapai, tetapi bukan aturan universal di semua ISP.

• Jangan pernah menyewa atau membeli daftar email. Daftar ini mungkin berisi sejumlah besar alamat yang tidak valid, yang dapat menyebabkan tingkat pentalan keras Anda meningkat secara drastis. Selain itu, daftar ini dapat berisi jebakan spam—alamat email yang secara khusus digunakan untuk menangkap pengirim yang tidak sah. Jika pesan Anda masuk dalam jebakan spam, tingkat pengiriman dan reputasi pengirim Anda dapat rusak tidak dapat dibatalkan.

• Buat daftar Anda tetap mutakhir. Jika Anda belum mengirim email ke penerima Anda dalam waktu lama, cobalah untuk memvalidasi status pelanggan Anda melalui beberapa cara lain (seperti aktivitas masuk situs web atau riwayat pembelian).

• Jika Anda tidak memiliki metode untuk memverifikasi status pelanggan Anda, pertimbangkan untuk mengirim email win-back. Sebuah email win-back yang khas menyebutkan bahwa Anda belum mendengar dari pelanggan dalam beberapa saat, dan mendorong pelanggan untuk mengonfirmasi bahwa mereka masih ingin menerima email Anda. Setelah mengirim email win-back, bersihkan semua penerima yang tidak merespons dari daftar Anda.

Saat Anda menerima pantulan, penting bagi Anda untuk segera menghapus alamat itu dari daftar Anda. Jangan mencoba mengirim ulang pesan ke alamat yang memantul keras. Pantulan keras berulang pada akhirnya dapat merusak reputasi Anda dengan ISP penerima.

Jika Anda menerima hard bounce, Anda harus memperhatikan hal berikut:

• Alamat email penerima ditambahkan ke daftar penindasan global untuk jangka waktu 14 hari. Saat Anda mengirim email dan alamat penerima ada di daftar penindasan global, pesan tersebut masih diterima. Namun, Amazon Pinpoint tidak mencoba menyampaikan pesan penerima.

• Saat email memantul, penting untuk menghapus alamat email penerima dari milis Anda. Saat Anda mengirim email ke alamat yang ada di daftar penindasan global, Amazon Pinpoint menghasilkan peristiwa pentalan, meskipun email tersebut tidak dikirim. Peristiwa bouncing ini dihitung terhadap rasio pentalan akun Anda. Jika rasio pentalan Anda terlalu tinggi, kami dapat menempatkan akun Anda dalam peninjauan untuk melindungi reputasi Anda sebagai pengirim.

Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut tentang daftar penindasan global di daftar penindasan global Amazon SES.

Aduan

Aduan terjadi saat penerima email mengeklik tombol "Tandai sebagai Spam" (atau yang setara) di klien email berbasis web mereka. Jika Anda mengumpulkan sejumlah besar aduan ini, ISP mengasumsikan bahwa Anda mengirim spam. Hal ini berdampak negatif pada tingkat kemampuan pengiriman dan reputasi pengirim Anda. Beberapa, tetapi tidak semua, ISP akan memberi tahu Anda ketika aduan dilaporkan; ini dikenal sebagai putaran umpan balik. Amazon Pinpoint secara otomatis meneruskan keluhan dari ISP yang menawarkan umpan balik kepada Anda.

Panduan berikut dapat membantu Anda menghindari aduan dan meningkatkan reputasi pengirim Anda:

• Cobalah untuk mempertahankan tingkat aduan Anda di bawah 0,1%. Semakin sedikit aduan dalam program email Anda, semakin besar kemungkinan ISP akan melihat pesan Anda sebagai sah dan berharga. Tingkat ini harus dianggap sebagai tujuan yang wajar dan dapat dicapai, tetapi bukan aturan universal di semua ISP.

• Jika pelanggan mengeluh tentang email pemasaran, Anda harus segera berhenti mengirim email pemasaran pelanggan. Namun, jika program email Anda juga mencakup tipe email lain (seperti notifikasi atau email transaksional), mungkin dapat diterima untuk terus mengirim tipe pesan tersebut ke penerima yang mengeluarkan aduan.

• Seperti pentalan keras, jika Anda memiliki daftar yang belum pernah Anda kirim email dalam beberapa saat, pastikan penerima memahami alasan mereka menerima pesan Anda. Kami merekomendasikan Anda mengirim pesan selamat datang yang mengingatkan mereka tentang Anda dan alasan Anda menghubungi mereka.

Ketika Anda menerima aduan, sangat penting jika Anda merespons mereka dengan tepat dengan mematuhi aturan berikut:

• Pastikan alamat yang Anda gunakan untuk menerima notifikasi aduan dapat menerima email.

• Pastikan jika notifikasi aduan Anda tidak ditandai sebagai spam oleh ISP atau sistem surat Anda.

• Notifikasi aduan biasanya berisi isi email; hal ini berbeda dari notifikasi pentalan, yang hanya mencakup header email. Namun, dalam notifikasi aduan, alamat email dari individu yang mengeluarkan aduan dihapus. Gunakan header X kustom atau pengidentifikasi khusus yang disematkan di isi email sehingga Anda dapat mengidentifikasi alamat email yang mengeluarkan aduan. Teknik ini memudahkan untuk mengidentifikasi alamat yang mengadu sehingga Anda dapat menghapusnya dari daftar penerima Anda.

Kualitas pesan

Penerima email menggunakan filter konten untuk mendeteksi karakteristik pesan tertentu dan menentukan apakah pesan itu sah. Filter konten ini secara otomatis meninjau konten pesan untuk mengidentifikasi ciri-ciri umum dari pesan yang tidak diinginkan untuk berbahaya. Amazon Pinpoint menggunakan teknologi pemfilteran konten untuk membantu mendeteksi dan memblokir pesan yang mengandung malware sebelum dikirim.

Jika filter konten penerima email menentukan bahwa pesan Anda memiliki karakteristik spam atau email berbahaya, pesan Anda kemungkinan besar akan ditandai dan dialihkan dari kotak masuk penerima.

Ingat hal berikut saat merancang email Anda:

• Filter konten modern cerdas, terus beradaptasi dan berubah. Filter tidak bergantung pada set aturan yang telah ditetapkan. Layanan pihak ketiga seperti ReturnPathatau Litmus dapat membantu mengidentifikasi konten dalam email Anda yang dapat memicu filter konten.

• Jika email Anda berisi tautan, periksa URL untuk tautan tersebut terhadap daftar penolakan, seperti yang ditemukan di Uribl.com dan Surbl.org.

• Hindari menggunakan penyingkat tautan. Pengirim berbahaya dapat menggunakan penyingkat tautan untuk menyembunyikan tujuan tautan yang sebenarnya. Ketika ISP memperhatikan bahwa layanan pemendekan tautan — bahkan yang paling terkemuka — digunakan untuk tujuan jahat, mereka mungkin menolak daftar layanan tersebut sama sekali. Jika email Anda berisi tautan ke layanan pemendekan tautan yang dicantumkan penolakan, email tersebut tidak akan mencapai kotak masuk pelanggan Anda, dan keberhasilan kampanye email Anda menderita.

• Uji setiap tautan di email Anda untuk memastikan jika tautan tersebut mengarah ke halaman yang dimaksud.

• Pastikan situs web Anda menyertakan dokumen Kebijakan Privasi dan Ketentuan Penggunaan, dan dokumen-dokumen tersebut mutakhir. Ini adalah praktik yang baik untuk menautkan ke dokumen ini dari setiap email yang Anda kirim. Menyediakan tautan ke dokumen-dokumen ini menunjukkan bahwa Anda tidak menyembunyikan apa pun dari pelanggan Anda, yang dapat membantu membangun hubungan kepercayaan.

• Jika Anda berencana untuk mengirim konten frekuensi tinggi (seperti pesan "transaksi harian"), pastikan konten email Anda berbeda dengan setiap deployment. Ketika Anda mengirim pesan dengan frekuensi tinggi, Anda harus memastikan bahwa pesan tersebut tepat waktu dan relevan, bukan berulang-ulang dan mengganggu.