Tugas: Memulai fase migrasi

Untuk memulai fase migrasi proyek, Anda menjadwalkan pertemuan awal. Pertemuan ini terjadi sekali selama proyek migrasi besar. Biasanya, Anda melakukan pertemuan ini sedini mungkin di tahap 1, menginisialisasi migrasi besar. Menyelaraskan anggota tim proyek dan menetapkan harapan lebih awal membantu alur kerja memahami tanggung jawab mereka dan membangun runbook mereka. Tujuannya adalah untuk menyelaraskan pemangku kepentingan dan alur kerja mengenai ruang lingkup proyek, prinsip panduan, rencana komunikasi, dan tanggung jawab anggota tim.

Dalam tugas ini, Anda melakukan hal berikut:

• Langkah 1: Bangun presentasi kickoff

• Langkah 2: Lakukan pertemuan kickoff

Langkah 1: Bangun presentasi kickoff

Pada langkah ini, Anda membuat presentasi untuk pertemuan kickoff. Sebagaimana dicatat dalam langkah-langkah berikut, untuk membuat presentasi ini, Anda memerlukan beberapa rencana dan proses yang Anda tentukan dalam tugas lain di buku pedoman ini.

Ada nuansa untuk setiap proyek, tetapi kami sarankan memulai dengan template presentasi Kickoff ( PowerPoint format Microsoft) yang tersedia di template playbook tata kelola proyek. Template ini berisi komponen inti, dan Anda dapat menyesuaikannya untuk proyek Anda. Meskipun Anda harus meninjau dan menyesuaikan seluruh template, setidaknya, perbarui slide berikut:

1. Pada slide 4, tentukan ruang lingkup proyek, prinsip panduan, faktor-faktor yang penting untuk kesuksesan, dan kriteria dimana keberhasilan akan diukur. Anda dapat bekerja dengan kantor manajemen proyek, pemangku kepentingan, dan tim migrasi untuk menyesuaikan slide ini untuk organisasi Anda.

2. Pada slide 5, buat peta jalan jadwal tingkat tinggi untuk proyek Anda.

3. Pada slide 6, dokumentasikan tim dan individu kunci yang terlibat dalam migrasi. Identifikasi individu yang memberikan dukungan dari tim lain dalam organisasi, seperti jaringan. Mengidentifikasi individu berdasarkan nama dan peran, dan membedakan sumber daya internal dan eksternal. Untuk daftar peran umum dalam proyek migrasi besar, lihat Peran di buku pedoman Foundation untuk migrasi AWS besar.

4. Pada slide 10, tambahkan jadwal T-minus dari. Langkah 2: Buat template jadwal T-minus Tambahkan slide baru sesuai kebutuhan untuk menyertakan jadwal T-minus untuk setiap strategi migrasi, seperti replatform atau refactor.

5. Pada slide 13, perbarui rencana rapat sesuai denganLangkah 3: Tentukan rapat dan irama mereka.

6. Pada slide 16, tambahkan rencana eskalasi sesuai denganLangkah 2: Buat rencana eskalasi.

7. Pada slide 20, tambahkan tautan ke repositori bersama dan sumber daya manajemen proyek Anda.

Langkah 2: Lakukan pertemuan kickoff

Pada langkah ini, Anda menjadwalkan dan melakukan pertemuan kickoff. Lakukan hal-hal berikut:

1. Jadwalkan pertemuan kickoff untuk terjadi sedini mungkin dalam fase migrasi. Peserta rapat yang khas termasuk pemangku kepentingan proyek, kepemimpinan eksekutif, dan pemimpin alur kerja.

2. Lakukan pertemuan kickoff dan gunakan presentasi yang Anda buat di langkah sebelumnya,. Langkah 1: Bangun presentasi kickoff

3. Jika ada perubahan pada rencana dan proses yang disajikan dalam rapat, setelah pertemuan, perbarui rencana yang sesuai.

4. Simpan presentasi kickoff dalam repositori bersama sehingga semua anggota proyek migrasi besar dapat mengakses presentasi sesuai kebutuhan.

Kriteria keluar tugas

Tugas ini selesai ketika Anda telah melakukan hal berikut:

• Anda telah menyesuaikan template presentasi Kickoff untuk proyek Anda.

• Anda telah melakukan pertemuan kickoff.

• Anda telah menyimpan presentasi kickoff di repositori bersama.