Poin 5. Aktifkan Kapasitas

Aktifkan Kapasitas menciptakan tarikan organisasi untuk perubahan dengan menghargai dan mengenali perilaku kunci, mendesain ulang peran agar sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan berkelanjutan untuk kemampuan baru, dan mengelola resistensi pemangku kepentingan yang mungkin muncul dalam proses. Aktifkan Kapasitas berisi tiga subpoin: 

5.1 Memberikan penghargaan dan pengakuan

5.2 Mendesain ulang alur kerja dan peran

5.3 Diskusikan kesenjangan dan kelola resistensi

5.1 Memberikan penghargaan dan pengakuan

Apa itu?

Penghargaan dan pengakuan menyediakan mekanisme untuk menyoroti perilaku utama dan memperkuatnya dalam mendukung transformasi cloud. Seiring waktu, perilaku baru akan mendorong budaya baru di seluruh organisasi. Hadiah adalah sesuatu yang diberikan sebagai imbalan atas perilaku yang baik atau untuk beberapa layanan atau pencapaian. Hadiah juga bisa menjadi stimulus yang mengikuti respons yang benar atau diinginkan dan mendorong terulangnya respons. Pengakuan adalah pengakuan, pemberitahuan khusus, atau perhatian yang menyoroti pencapaian. Sistem penghargaan dan pengakuan yang baik menarik orang karena mereka melihat apa yang dihargai dan diakui, mereka merasa senang menerima (dan mungkin memberi) penghargaan dan pengakuan, dan mereka ingin menjadi bagian darinya. Namun, penelitian menunjukkan bahwa perilaku membutuhkan sekitar 20 percobaan sebelum mereka berasimilasi ke dalam pola normal seseorang. Dengan kata lain, organisasi membutuhkan kesabaran dan konsistensi untuk sepenuhnya mengintegrasikan orang ke dalam budaya penghargaan dan pengakuan.

Mengapa itu berharga?

Penghargaan dan pengakuan memberikan apresiasi atas pekerjaan yang baik dan perilaku baru. Karyawan dalam organisasi tradisional mungkin menentang perilaku tertentu yang diperlukan untuk transformasi cloud. Dalam konteks transformasi cloud, pemimpin harus menghargai dan mengenali perilaku yang mungkin tidak sesuai dengan cara kerja sebelumnya. Misalnya, eksperimen, gagal cepat, bekerja kembali dari pelanggan, dan pengambilan keputusan yang terdesentralisasi mungkin merupakan perilaku baru bagi suatu organisasi. Akibatnya, mengenali dan menghargai perilaku ini akan efektif dalam menandakan bahwa segala sesuatunya perlu diubah. Selain itu, organisasi harus bisa mendapatkan return on reward (ROR) untuk mempertahankan inisiatif apa pun. Misalnya, jika Anda menawarkan kartu hadiah kepada karyawan yang mendapatkan sertifikasi arsitek solusi cloud, keahlian mereka yang ditingkatkan akan memberikan nilai lebih bagi organisasi daripada uang yang Anda investasikan dalam kartu hadiah.

Kapan Anda menggunakannya?

Penghargaan dan pengakuan harus diberikan kepada peserta dalam berbagai peran dan tingkatan, melalui campuran saluran informal dan formal, dengan kelimpahan, dan tepat waktu. Ketepatan waktu adalah kunci untuk memastikan bahwa penerima penghargaan atau pengakuan dan pengamat lainnya membuat hubungan antara perilaku dan konsekuensi positif darinya. Untuk penghargaan dan pengakuan formal, ikuti irama mapan yang dapat diantisipasi orang. Penghargaan dan pengakuan informal harus bersifat ad hoc dan melibatkan unsur kejutan. 

5.2 Mendesain ulang alur kerja dan peran

Apa itu?

Desain ulang peran membantu membentuk peran yang berubah dari pekerjaan masa depan. Ini adalah proses membentuk kembali tugas dan tanggung jawab untuk lebih selaras dengan perubahan internal dan eksternal dalam suatu organisasi. Misalnya, digitalisasi dan otomatisasi dapat memengaruhi peran dalam organisasi.  

Mengapa itu berharga?

Dalam migrasi dan modernisasi cloud, tujuan dari alur kerja dan desain ulang peran adalah untuk menilai dan merancang peran yang diperlukan untuk mendukung aliran kerja yang ditunjuk dalam model operasi status masa depan. Kegiatan berfokus pada mengidentifikasi dan mempersiapkan organisasi untuk transisi ke proses yang dirancang ulang dan sistem baru — dan berpotensi mengubah peran karyawan dan pengguna akhir, tugas pekerjaan, alur kerja, kompetensi, dan metrik.

Kapan Anda menggunakannya?

Menentukan kapan harus memulai desain ulang peran tergantung pada jadwal dan tujuan organisasi dan transformasi cloud. Akan sangat membantu untuk meninjau peran beberapa kali setiap tahun dan membuat rencana pelatihan baru, rencana suksesi, rencana perekrutan, dan rencana pengembangan sebagai hasilnya. Kegiatan ini harus dilakukan dengan anggota tim TI, bisnis, dan SDM. AWSmenawarkan panduan peningkatan peran khusus untuk membantu perusahaan transisi dan pengguna dalam perjalanan cloud mereka. Panduan ini dapat diakses kapan saja, sesuai permintaan. Selain itu, membangun Model Operasi Cloud Anda (atau mengevaluasinya) mungkin menjadi langkah penting dalam transformasi cloud Anda.

5.3 Diskusikan kesenjangan dan kelola resistensi

Apa itu?

Perlawanan terhadap perubahan adalah reaksi manusia yang normal, tetapi mengelola perlawanan itu dapat menghadirkan tantangan organisasi. Akselerasi perubahan secara aktif berupaya memahami tingkat kesiapan dan meminimalkan resistensi orang-orang yang terpengaruh oleh transformasi cloud. Faktor-faktor yang meningkatkan resistensi terhadap perubahan termasuk ambiguitas dalam visi, pemahaman yang tidak memadai tentang manfaat dan nilai bisnis, dukungan dan keterlibatan kepemimpinan yang terbatas, dan komunikasi yang tidak memadai di setiap tingkat organisasi. Faktor-faktor ini dapat menyebabkan informasi yang salah, ketidakpastian, skeptisisme, ketidakpedulian, dan akhirnya tidak bertindak. 

Mengapa itu berharga?

Saat Anda mengidentifikasi area resistensi, selami lebih dalam untuk menentukan akar penyebab dan kantong resistensi, mengembangkan rencana tindakan korektif, dan memungkinkan sponsor dan pemimpin untuk mengelola perlawanan. Tindakan ini dapat membantu menghilangkan gesekan dan mencegah transformasi cloud terhenti atau tergelincir. 

Kapan Anda menggunakannya?

Jika sponsor eksekutif dari program transformasi cloud telah membangun keselarasan dengan rekan-rekan mereka, mengkomunikasikan nilai, dan mendorong momentum secara berkelanjutan, resistensi akan jarang terjadi. Ketika Anda menghadapi perlawanan, menyusun strategi dan merencanakan respons Anda dengan cara yang menarik bagi perspektif politik, logis, dan emosional. Mendapatkan dukungan top-down dapat diperlukan untuk menyebarkan resistor yang kuat atau untuk merasionalisasi transformasi cloud dengan inisiatif strategis baru. 

Untuk mengelola resistensi secara efektif:

• Dengarkan dan pahami keberatan.

• Fokus pada apa alih-alih bagaimana.

• Hapus hambatan transformasi.

• Berikan pilihan dan konsekuensi yang sederhana dan jelas.

• Ciptakan harapan.

• Tunjukkan manfaatnya dengan cara yang nyata dan nyata.

• Buat daya tarik pribadi.

• Ubah pembangkang terkuat, dan minta mereka menyebarkan berita.