Poin 6. Jadikan Tongkat

Make It Stick mengambil pekerjaan kerangka percepatan perubahan dan membangun keberlanjutan untuk bertahan dan bertahan dalam ujian waktu. Dalam alur kerja ini, Anda membuat loop umpan balik untuk pola dan pelajaran yang dapat diulang, mengelola adopsi secara aktif, dan membuat rencana pasca-implementasi dan keberlanjutan sehingga tim percepatan perubahan dapat dibubarkan, dan perubahan, perilaku, dan budaya yang telah dibuat dapat dikelola secara operasional dan pasif (bukan aktif). Make it Stick memiliki tiga subpoin:

6.1 Membangun loop umpan balik

6.2 Buat daftar periksa manajemen adopsi

6.3 Mengembangkan rencana pasca-implementasi dan keberlanjutan

6.1 Membangun loop umpan balik

Apa itu?

Umpan balik memungkinkan organisasi untuk menyesuaikan kinerjanya dengan memberi karyawan kesempatan untuk menanggapi perubahan yang dihasilkan dari transformasi cloud dengan cara yang sehat dan otentik. Tujuan utama dari loop umpan balik adalah untuk mendukung berbagi informasi dua arah, melibatkan pemangku kepentingan utama di seluruh proyek, dan mengumpulkan informasi untuk memantau efektivitas komunikasi. Beberapa saluran yang berguna untuk loop umpan balik termasuk one-on-one wawancara; grup fokus; pertemuan tim, departemen, dan staf; survei keterlibatan atau kesiapan organisasi; portal komunikasi; dan kotak surat proyek. Jika organisasi Anda menggunakan alat media sosial, Anda juga dapat memantau saluran tersebut untuk mengumpulkan umpan balik dalam bentuk komentar, sentimen, suka, tidak suka, lalu lintas, dan sebagainya. 

Mengapa itu berharga?

Membuat loop umpan balik memungkinkan Anda mengumpulkan reaksi jujur dari pemangku kepentingan dan menyempurnakan (dan terus meningkatkan) aktivitas percepatan perubahan berdasarkan data aktual. easy-to-use Alat membuat umpan balik mudah dikumpulkan, dianalisis, dan dimasukkan ke dalam aktivitas transformasi cloud. Namun, loop umpan balik menjadi kuat dan efektif ketika Anda bertindak berdasarkan umpan balik, mengkomunikasikan bahwa umpan balik diterima, dan mengidentifikasi perubahan yang dibuat sebagai hasil dari umpan balik. Ini membantu program meningkatkan sebagai hasil langsung dari umpan balik, dan mendapatkan kredibilitas sebagai hasil tidak langsung dari umpan balik. 

Kapan Anda menggunakannya?

Idealnya, loop umpan balik harus dimasukkan ke dalam rencana sebagai bagian dari pengukuran. Dalam merancang proses umpan balik, tentukan jangka waktu yang wajar untuk menanggapi pertanyaan atau komentar. Pertimbangkan ketepatan waktu memberikan umpan balik sehubungan dengan kecepatan dan irama program. Misalnya, umpan balik yang ditangkap setiap minggu, dua mingguan, dan bulanan kemudian dapat digunakan sebagai masukan ke dalam pertemuan retrospektif scrum. 

6.2 Buat daftar periksa manajemen adopsi

Apa itu?

Daftar periksa manajemen adopsi membantu memastikan efektivitas aktivitas percepatan perubahan dan mengukur adopsi transformasi cloud secara keseluruhan. Daftar periksa manajemen adopsi memvalidasi bahwa para pemimpin dan pemangku kepentingan siap, terlibat, dan memahami manfaat dan nilai bisnis dari pindah ke Model Operasi Cloud baru. Kegiatan ini mengasumsikan bahwa semua rencana dasar dikembangkan dan disetujui untuk implementasi, termasuk perubahan, komunikasi, risiko, dan strategi dan rencana pelatihan. 

Mengapa itu berharga?

Daftar periksa manajemen adopsi sangat berharga dalam melacak delapan faktor keberhasilan utama yang terkait dengan transformasi cloud: kepemimpinan yang terlihat dan berkomitmen, kebutuhan yang menarik akan perubahan, kejelasan arah, partisipasi berbasis luas, komunikasi yang ditargetkan dan efektif, fokus program tunggal, tujuan yang terukur, dan manajemen proyek yang disiplin. 

Kapan Anda menggunakannya?

Meninjau daftar periksa manajemen adopsi setiap tiga bulan memberikan cakrawala perencanaan kelas menengah untuk tim transformasi cloud, dan fleksibilitas yang cukup untuk melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan. Karena rencana aksi dibuat sebagai hasil dari temuan, mereka dapat dilacak sebagai bagian dari kegiatan scrum reguler (mingguan atau dua mingguan).

6.3 Mengembangkan rencana pasca-implementasi dan keberlanjutan

Apa itu?

Rencana pasca-implementasi dan keberlanjutan adalah dokumen yang membantu organisasi mencapai tujuan jangka panjangnya, bahkan ketika tim transformasi cloud yang berdedikasi bubar. Tujuan dari rencana ini adalah untuk memungkinkan organisasi memastikan bahwa mekanisme yang terkait dengan orang tetap ada setelah upaya transformasi cloud. 

Untuk memastikan bahwa perubahan tetap ada, tertanam, dan berkelanjutan, pertimbangkan hal berikut: 

• Memformalkan pengukuran perubahan melalui pelaporan triwulanan kepada sponsor perubahan atau eksekutif senior lainnya.

• Menanamkan perubahan ke dalam rencana kinerja karyawan atau tanggung jawab pekerjaan.

• Dedikasikan persentase waktu karyawan penuh waktu untuk memantau perubahan.

• Selaraskan kegiatan terkait perubahan dengan proses dan kebijakan formal lainnya seperti rencana kinerja tahunan dan rencana pelatihan kepatuhan.

Mengapa itu berharga?

Ketika langkah besar dari proses transformasi cloud (seperti migrasi atau modernisasi) selesai, perubahan tambahan kemungkinan akan muncul. Membuat rencana strategis jangka panjang untuk mempertahankan perubahan itu sangat penting. Misalnya, mengubah budaya atau perilaku di satu area organisasi dapat mengakibatkan perubahan proses di area lain, atau perubahan mungkin harus diulang di seluruh unit bisnis lainnya. 

Kapan Anda menggunakannya?

Setiap transformasi cloud melibatkan sejumlah pemangku kepentingan dan pelaksana rencana percepatan perubahan. Penting untuk mengidentifikasi siapa yang harus terlibat dalam keberlanjutan proyek perubahan yang sedang berlangsung. Anda kemudian dapat mengatur kerangka waktu untuk mengevaluasi kembali dan meninjau kepemilikan yang sedang berlangsung pada interval setelah penyelesaian resmi proyek (misalnya, setelah 3 bulan, 6 bulan, atau 12 bulan, tergantung pada durasi proyek). Tergantung pada persyaratan proyek, Anda mungkin juga harus mengembangkan rencana perbaikan berkelanjutan atau rencana tinjauan berkelanjutan untuk memantau dan mengevaluasi perubahan Anda. Rencana perbaikan berkelanjutan mungkin termasuk: 

• Tujuan 

• Struktur tata kelola 

• Peran dan tanggung jawab

• Kalender acara, ulasan, dan sesi umpan balik

• Ukuran keberhasilan yang sedang berlangsung

Selain mengevaluasi pemangku kepentingan untuk keberlanjutan, pastikan bahwa komunikasi yang direncanakan berlanjut melampaui transformasi cloud awal. Pastikan bahwa juara komunikasi siap untuk menerima transisi dan bahwa tim terlatih secara memadai, memiliki waktu untuk menyelesaikan tugas, dan secara teknologi siap untuk mendukung program. Identifikasi sumber daya yang tepat untuk mengelola komunikasi yang sedang berlangsung pada akhir proyek migrasi atau modernisasi cloud aktif. Tindakan utama yang perlu dipertimbangkan meliputi: 

• Mengembangkan rencana transisi.

• Mengidentifikasi juara komunikasi yang sedang berlangsung.

• Bertemu dengan juara komunikasi untuk menguraikan peran, tanggung jawab, hierarki, dan item tindakan.

• Melakukan rapat transisi untuk mengkonfirmasi langkah selanjutnya.

• Mengembangkan peta jalan komunikasi.

Selain itu, Anda perlu mengatasi kesenjangan pelatihan yang ditemukan setelah migrasi cloud atau modernisasi. Pertimbangan utama meliputi: 

• Meninjau umpan balik, pelajaran yang dipetik, dan perubahan.

• Meminta umpan balik dari peserta. 

• Mengembangkan materi pendukung pelatihan tambahan yang sesuai.

• Mendokumentasikan rencana pelatihan remediasi (misalnya, pelatihan untuk karyawan baru, penyegaran pelatihan triwulanan atau acara).

• Membuat arsip transformasi cloud dari semua materi pelatihan terkait (rencana proyek, temuan audit dan penilaian, strategi pelatihan, garis besar kurikulum, dokumentasi akhir, formulir evaluasi, dan sebagainya). 

• Mengembangkan rencana untuk pembaruan dan revisi materi.

Ketika Anda memasukkan kegiatan ini sebagai bagian dari rencana keberlanjutan Anda, organisasi Anda akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang seberapa baik perubahan bertahan dalam organisasi. Bersabar, gigih, berbasis data, dan metodis akan membantu organisasi Anda mematuhi rencana keberlanjutan.