OPS07-BP03 Gunakan runbook untuk melakukan prosedur

Mode fokus

OPS07-BP03 Gunakan runbook untuk melakukan prosedur - Kerangka Kerja AWS Well-Architected

Runbook adalah sebuah proses terdokumentasi untuk meraih hasil tertentu. Runbook terdiri dari serangkaian langkah yang diikuti seseorang untuk menyelesaikan sesuatu. Runbook telah digunakan dalam operasi sejak masa-masa awal industri penerbangan. Dalam operasi cloud, kita menggunakan runbook untuk mengurangi risiko dan meraih hasil-hasil yang diinginkan. Dalam bentuk paling sederhananya, runbook adalah daftar periksa untuk menyelesaikan tugas.

Runbook adalah bagian penting dari operasi beban kerja Anda. Mulai dari pelaksanaan orientasi untuk anggota tim baru hingga melakukan deployment rilis besar, runbook adalah proses terkodifikasi yang dapat memberikan hasil-hasil yang konsisten, siapa pun yang menggunakannya. Runbook harus dipublikasikan di lokasi sentral dan diperbarui seiring berkembangnya proses karena memperbarui runbook adalah komponen utama dari proses manajemen perubahan. Runbook juga harus menyertakan panduan tentang cara menangani kesalahan, alat, izin, pengecualian, dan eskalasi jika terjadi masalah.

Saat organisasi Anda matang, mulailah mengotomatiskan runbook. Mulailah dengan runbook yang singkat dan sering kali digunakan. Gunakan bahasa skrip untuk mengotomatiskan langkah-langkah atau mempermudah pelaksanaan langkah-langkah. Seiring Anda mengotomatiskan beberapa runbook pertama, Anda harus mendedikasikan waktu untuk mengotomatiskan runbook yang lebih kompleks. Seiring waktu, sebagian besar runbook Anda harus diotomatiskan dalam cara tertentu.

Hasil yang diinginkan: Tim Anda memiliki kumpulan step-by-step panduan untuk melakukan tugas beban kerja. Runbook berisi hasil yang diinginkan, alat dan izin yang diperlukan, serta petunjuk untuk penanganan kesalahan. Runbook disimpan di sebuah lokasi sentral (sistem kontrol versi) dan sering diperbarui. Misalnya, runbook Anda menyediakan kemampuan bagi tim Anda untuk memantau, berkomunikasi, dan merespons AWS Health peristiwa untuk akun penting selama alarm aplikasi, masalah operasional, dan peristiwa siklus hidup yang direncanakan.

Anti-pola umum:

Mengandalkan ingatan untuk menyelesaikan setiap langkah dari suatu proses.
Menerapkan perubahan secara manual tanpa menggunakan daftar periksa.
Anggota tim yang berbeda-beda melakukan proses yang sama, tetapi dengan langkah atau hasil yang berbeda.
Membiarkan runbook tidak selaras dengan perubahan sistem dan otomatisasi.

Manfaat menjalankan praktik terbaik ini:

Mengurangi tingkat kesalahan untuk tugas-tugas yang dilakukan manual.
Operasi dilakukan secara konsisten.
Anggota tim baru dapat mulai melakukan tugas dengan lebih cepat.
Runbook dapat diotomatiskan untuk mengurangi upaya yang diperlukan.

Tingkat risiko yang terjadi jika praktik terbaik ini tidak diterapkan: Sedang

Panduan implementasi

Runbook dapat memiliki beberapa bentuk, bergantung pada tingkat kematangan organisasi Anda. Minimal, mereka harus terdiri dari dokumen step-by-step teks. Hasil yang diinginkan harus ditunjukkan dengan jelas. Buatlah dokumentasi yang jelas mengenai izin atau alat khusus yang diperlukan. Berikan panduan mendetail tentang cara menangani kesalahan dan cara melakukan eskalasi jika terjadi kesalahan. Cantumkan pemilik runbook dan publikasikan di sebuah lokasi sentral. Setelah runbook Anda didokumentasikan, kemudian validasi dengan meminta orang lain di tim Anda untuk menjalankannya. Seiring berkembangnya prosedur, perbarui runbook Anda sesuai dengan proses manajemen perubahan Anda.

Runbook teks Anda harus diotomatiskan seiring semakin matangnya organisasi Anda. Dengan menggunakan layanan-layanan seperti AWS Systems Manager Automation, Anda dapat mentransformasikan teks biasa menjadi otomatisasi yang dapat dijalankan dengan beban kerja Anda. Otomatisasi ini dapat dijalankan sebagai respons terhadap peristiwa, mengurangi beban operasional untuk mempertahankan beban kerja Anda. AWS Systems Manager Automation juga menyediakan pengalaman desain visual kode rendah untuk membuat runbook otomatisasi dengan lebih mudah.

Contoh pelanggan

AnyCompany Ritel harus melakukan pembaruan skema basis data selama penerapan perangkat lunak. Tim Operasi Cloud bekerja sama dengan Tim Administrasi Basis Data untuk membuat sebuah runbook guna menerapkan perubahan ini secara manual. Runbook ini mencantumkan setiap langkah yang ada dalam prosesnya dalam bentuk daftar periksa. Runbook ini berisi sebuah bagian yang menjelaskan cara menangani kesalahan saat terjadi kesalahan. Mereka memublikasikan runbook di wiki internal mereka bersama dengan runbook mereka yang lain. Tim Operasi Cloud berencana untuk mengotomatiskan runbook dalam sprint mendatang.

Langkah-langkah implementasi

Jika Anda belum memiliki repositori dokumen, repositori kontrol versi bisa menjadi tempat yang tepat untuk mulai membangun pustaka runbook Anda. Anda dapat membangun runbook Anda dengan menggunakan Markdown. Kami telah menyediakan contoh templat runbook yang dapat Anda gunakan untuk mulai membangun runbook.


# Runbook Title
## Runbook Info
| Runbook ID | Description | Tools Used | Special Permissions | Runbook Author | Last Updated | Escalation POC | 
|-------|-------|-------|-------|-------|-------|-------|
| RUN001 | What is this runbook for? What is the desired outcome? | Tools | Permissions | Your Name | 2022-09-21 | Escalation Name |
## Steps
1. Step one
2. Step two

Jika Anda belum memiliki repositori atau wiki dokumentasi, buatlah repositori kontrol versi baru di sistem kontrol versi Anda.
Identifikasi proses yang tidak memiliki runbook. Proses yang ideal adalah proses yang dilakukan secara semi-reguler, sedikit jumlah langkahnya, dan memiliki kegagalan yang dampaknya rendah.
Di repositori dokumen Anda, buat draf dokumen Markdown baru dengan menggunakan templat tersebut. Isi Judul Runbook dan bidang-bidang yang wajib diisi di bawah Info Runbook.
Dimulai dengan langkah pertama, isi bagian Langkah-langkah dalam runbook.
Berikan runbook kepada anggota tim. Minta mereka menggunakan runbook ini untuk memvalidasi langkah-langkahnya. Jika ada sesuatu yang belum dimasukkan atau memerlukan kejelasan, perbarui runbook ini.
Publikasikan runbook ini ke bagian penyimpanan dokumentasi internal Anda. Setelah dipublikasikan, beri tahu tim Anda dan para pemangku kepentingan lainnya.
Seiring waktu, Anda akan membangun sebuah pustaka runbook. Saat pustaka tersebut bertambah besar, mulailah bekerja untuk mengotomatiskan runbook.

Tingkat upaya untuk rencana implementasi: Rendah. Standar minimum untuk runbook adalah panduan step-by-step teks. Mengotomatiskan runbook dapat meningkatkan upaya penerapan.