OPS02-BP02 Proses dan Prosedur memiliki pemilik teridentifikasi

Pahami siapa pemegang kepemilikan atas definisi dari masing-masing proses dan prosedur, alasan prosedur dan proses tertentu digunakan, serta alasan adanya kepemilikan tersebut. Dengan memahami alasan untuk menggunakan proses dan prosedur tertentu, peluang pengembangan dapat lebih mudah diidentifikasi.

Hasil yang diinginkan: Organisasi Anda memiliki serangkaian proses dan prosedur yang terdefinisi dengan baik dan terpelihara untuk tugas-tugas operasional. Proses dan prosedur tersebut disimpan di lokasi terpusat dan tersedia untuk anggota tim Anda. Proses dan prosedur sering diperbarui, dengan kepemilikan yang ditetapkan dengan jelas. Jika memungkinkan, skrip, templat, dan dokumen otomatisasi diimplementasikan sebagai kode.

Antipola umum:

• Proses tidak didokumentasikan. Mungkin terdapat skrip yang terfragmentasi di stasiun kerja operator yang terisolasi.

• Pengetahuan tentang cara menggunakan skrip dipegang oleh beberapa individu atau secara informal sebagai pengetahuan tim.

• Proses warisan sudah harus diperbarui, tetapi kepemilikan pembaruan tidak jelas, dan penulis aslinya sudah bukan bagian dari organisasi.

• Proses dan skrip tidak dapat ditemukan, sehingga tidak tersedia saat diperlukan (misalnya, dalam merespons insiden).

Manfaat menjalankan praktik terbaik ini:

• Proses dan prosedur meningkatkan upaya Anda untuk mengoperasikan beban kerja Anda.

• Anggota tim baru menjadi lebih efektif dengan lebih cepat.

• Mengurangi waktu mitigasi insiden.

• Anggota tim (dan tim) yang berbeda-beda dapat menggunakan proses dan prosedur yang sama secara konsisten.

• Tim dapat menskalakan proses mereka dengan proses yang dapat diulang.

• Proses dan prosedur standar membantu mengurangi dampak pengalihan tanggung jawab beban kerja antartim.

Tingkat risiko yang terjadi jika praktik terbaik ini tidak dijalankan: Tinggi

Panduan implementasi

• Proses dan prosedur memiliki pemilik yang jelas untuk bertanggung jawab atas penetapannya.

  • Identifikasi aktivitas operasi yang dijalankan untuk mendukung beban kerja Anda. Dokumentasikan aktivitas ini di lokasi yang mudah ditemukan.

  • Identifikasi secara khusus individu atau tim yang bertanggung jawab atas spesifikasi aktivitas. Mereka bertanggung jawab untuk memverifikasi bahwa aktivitas dapat dijalankan dengan sukses oleh anggota tim yang memiliki keterampilan memadai dengan izin, akses, serta alat yang sesuai. Jika terdapat masalah saat menjalankan aktivitas tersebut, anggota tim yang menjalankannya bertanggung jawab untuk memberikan umpan balik mendetail yang diperlukan agar aktivitas tersebut dapat ditingkatkan.

  • Dokumentasikan kepemilikan dalam metadata artefak aktivitas melalui layanan seperti AWS Systems Manager, melalui dokumen, dan AWS Lambda. Dokumentasikan kepemilikan sumber daya menggunakan grup sumber daya atau tag, yang menentukan informasi kontak dan kepemilikan. Gunakan AWS Organizations untuk membuat kebijakan penandaan dan mendokumentasikan informasi kontak serta kepemilikan.

• Seiring waktu, prosedur ini harus dikembangkan agar dapat dijalankan sebagai kode, sehingga mengurangi kebutuhan campur tangan manusia.

  • Misalnya, pertimbangkan fungsi AWS Lambda, templat CloudFormation, atau dokumen otomatisasi AWS Systems Manager.

  • Jalankan kontrol versi di repositori yang sesuai.

  • Sertakan tag sumber daya yang sesuai sehingga pemilik dan dokumentasi dapat diidentifikasi dengan mudah.

Contoh pelanggan

AnyCompany Retail mendefinisikan kepemilikan sebagai tim atau individu yang memiliki proses untuk suatu aplikasi atau kelompok aplikasi (yang memiliki teknologi dan praktik arsitektur yang sama). Awalnya, proses dan prosedur didokumentasikan dalam bentuk panduan langkah demi langkah di dalam sistem manajemen dokumen, yang dapat ditemukan menggunakan tag pada Akun AWS yang meng-host aplikasi dan di kelompok sumber daya tertentu di dalam akun. Mereka memanfaatkan AWS Organizations untuk mengelola Akun AWS mereka. Seiring waktu, proses-proses tersebut dikonversi menjadi kode, dan sumber daya didefinisikan menggunakan infrastruktur sebagai kode (seperti templat CloudFormation atau AWS Cloud Development Kit (AWS CDK)). Proses operasional menjadi dokumen otomatisasi di dalam fungsi AWS Systems Manager atau AWS Lambda, yang dapat dimulai sebagai tugas terjadwal, sebagai respons terhadap peristiwa seperti alarm AWS CloudWatch atau peristiwa AWS EventBridge, atau dimulai berdasarkan permintaan di dalam platform manajemen layanan IT (ITSM). Semua proses memiliki tag untuk mengidentifikasi kepemilikan. Dokumentasi untuk otomatisasi dan proses dipertahankan di dalam halaman wiki yang dihasilkan oleh repositori kode untuk proses tersebut.

Langkah implementasi

1. Dokumentasikan proses dan prosedur yang ada.

   1. Tinjau dan terus perbarui proses dan prosedur tersebut.

   2. Identifikasi pemilik untuk setiap proses atau prosedur.

   3. Tempatkan mereka di bawah kontrol versi.

   4. Jika memungkinkan, bagikan proses dan prosedur di seluruh beban kerja dan lingkungan yang berbagi desain arsitektur.

2. Buat mekanisme untuk umpan balik dan perbaikan.

   1. Tentukan kebijakan untuk frekuensi peninjauan proses.

   2. Tentukan proses untuk peninjau dan pemberi persetujuan.

   3. Implementasikan permasalahan atau antrean tiket untuk umpan balik yang akan diberikan dan dilacak.

   4. Jika memungkinkan, proses dan prosedur harus memiliki klasifikasi risiko dan persetujuan di awal dari dewan persetujuan perubahan (CAB).

3. Verifikasikan bahwa proses dan prosedur dapat diakses dan ditemukan oleh orang-orang yang perlu menjalankannya.

   1. Gunakan tag untuk menunjukkan di mana proses dan prosedur dapat diakses untuk beban kerja.

   2. Gunakan pesan kesalahan dan peristiwa yang dapat dipahami untuk menunjukkan proses atau prosedur yang sesuai untuk mengatasi masalah.

   3. Gunakan wiki dan manajemen dokumen, dan jadikan proses dan prosedur dapat dicari secara konsisten di seluruh organisasi.

4. Lakukan otomatisasi jika perlu.

   1. Otomatisasi harus dikembangkan ketika layanan dan teknologi menyediakan API.

   2. Berikan edukasi secara memadai tentang proses. Kembangkan kisah dan persyaratan pengguna untuk mengotomatiskan proses tersebut.

   3. Ukur penggunaan proses dan prosedur Anda dengan sukses, dengan masalah-masalah untuk mendukung perbaikan berulang.

Tingkat upaya untuk rencana implementasi: Sedang

Sumber daya

Praktik terbaik terkait:

• OPS02-BP01 Sumber daya memiliki pemilik teridentifikasi

• OPS02-BP04 Mekanisme tersedia untuk mengelola tanggung jawab dan kepemilikan

• OPS11-BP04 Menjalankan manajemen pengetahuan

Dokumen terkait:

• Laporan Resmi AWS - Introduction to DevOps on AWS

• Laporan Resmi AWS- Best Practices for Tagging AWS Resources

• Laporan Resmi AWS - Organizing Your AWS Environment Using Multiple Accounts

• Blog Operasi & Migrasi AWS Cloud - Membangun Praktik Otomatisasi Cloud untuk Keunggulan Operasional: Praktik Terbaik dari AWS Managed Services

• Blog Operasi & Migrasi AWS Cloud - Mengimplementasikan kontrol pemberian tag secara otomatis dan terpusat dengan AWS Config dan AWS Organizations

• Blog Keamanan AWS - Perluas hook pra-commit Anda dengan AWS CloudFormation Guard

• Blog DevOps AWS - Mengintegrasikan AWS CloudFormation Guard ke dalam pipeline CI/CD

Lokakarya terkait:

• Lokakarya Keunggulan Operasional Well-Architected AWS

• Lokakarya AWS - Pemberian tag

Video terkait:

• How to automate IT Operations on AWS

• AWS re:Invent 2020 - Automate anything with AWS Systems Manager

• AWS re:Inforce 2022 - Automating patch management and compliance using AWS (NIS306)

• AWS Supports You - Diving Deep into AWS Systems Manager

Layanan terkait:

• AWS Systems Manager - Otomatisasi

• AWS Service Management Connector