OPS03-BP04 Komunikasi yang tepat waktu, jelas, dan dapat ditindaklanjuti - Pilar Keunggulan Operasional
Panduan implementasiSumber daya

OPS03-BP04 Komunikasi yang tepat waktu, jelas, dan dapat ditindaklanjuti

Pimpinan bertanggung jawab untuk menciptakan komunikasi yang kuat dan efektif, terutama ketika organisasi mengadopsi strategi, teknologi, atau cara kerja baru. Pemimpin harus menetapkan ekspektasi bagi semua staf untuk bekerja untuk mencapai tujuan perusahaan. Rancang mekanisme komunikasi yang menciptakan dan memelihara kesadaran di antara tim yang bertanggung jawab untuk menjalankan rencana yang didanai dan disponsori oleh pimpinan. Manfaatkan keragaman lintas organisasi, dan dengarkan dengan penuh perhatian berbagai perspektif unik. Gunakan perspektif ini untuk meningkatkan inovasi, menantang asumsi Anda, dan mengurangi risiko bias konfirmasi. Tumbuhkan inklusi, keragaman, dan kemudahan akses dalam tim Anda untuk mendapatkan perspektif yang bermanfaat.

Hasil yang diinginkan: Organisasi Anda merancang strategi komunikasi untuk mengatasi dampak perubahan terhadap organisasi. Tim tetap mendapatkan informasi terbaru dan termotivasi untuk terus bekerja sama satu sama lain, bukan saling melawan. Individu memahami betapa pentingnya peran mereka untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Email hanyalah mekanisme pasif untuk komunikasi dan digunakan sebagaimana mestinya. Manajemen meluangkan waktu dengan kontributor perorangan mereka untuk membantu mereka memahami tanggung jawab, tugas yang harus diselesaikan, dan bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada keseluruhan misi. Jika perlu, para pemimpin melibatkan personel secara langsung di lokasi-lokasi yang lebih kecil untuk menyampaikan pesan dan memverifikasi bahwa pesan-pesan ini tersampaikan secara efektif. Sebagai hasil dari strategi komunikasi yang baik, organisasi menunjukkan kinerja sesuai atau melampaui harapan pimpinan. Pimpinan mendorong dan meminta pendapat yang beragam di dalam dan di seluruh tim.

Antipola umum:

  • Organisasi Anda memiliki rencana lima tahun untuk memigrasi semua beban kerja ke AWS. Kasus bisnis untuk cloud mencakup modernisasi 25% dari semua beban kerja untuk memanfaatkan teknologi nirserver. CIO mengomunikasikan strategi ini untuk mengarahkan laporan dan mengharapkan setiap pemimpin untuk menyampaikan presentasi ini kepada manajer, direktur, dan kontributor perorangan tanpa komunikasi tatap muka. CIO memantau dari belakang dan mengharapkan organisasinya menjalankan strategi baru tersebut.

  • Pimpinan tidak menyediakan atau menggunakan mekanisme untuk umpan balik, dan kesenjangan ekspektasi pun tumbuh, yang menyebabkan proyek terhenti.

  • Anda diminta untuk membuat perubahan pada grup keamanan Anda, tetapi Anda tidak diberikan detail apa pun tentang perubahan yang perlu dilakukan, dampak perubahan yang dapat terjadi pada semua beban kerja, dan kapan hal tersebut seharusnya terjadi. Manajer meneruskan email dari VP InfoSec dan menambahkan pesan "Make this happen."

  • Perubahan dilakukan pada strategi migrasi Anda yang mengurangi jumlah modernisasi yang direncanakan dari 25% menjadi 10%. Perubahan ini memiliki efek hilir pada organisasi operasi. Mereka tidak diberi tahu tentang perubahan strategis ini sehingga mereka tidak siap dengan kapasitas personel terampil yang memadai untuk mendukung beban kerja yang diangkat dan digeser dalam jumlah yang lebih besar ke AWS.

Manfaat menjalankan praktik terbaik ini:

  • Organisasi Anda selalu menerima informasi tentang strategi baru atau perubahan strategi, dan mereka bertindak sebagaimana mestinya dengan motivasi yang kuat untuk saling membantu guna mencapai keseluruhan tujuan dan metrik yang telah ditetapkan oleh pimpinan.

  • Mekanisme tersedia dan digunakan untuk memberikan pengingat secara tepat waktu kepada anggota tim tentang risiko yang diketahui dan peristiwa yang direncanakan.

  • Cara kerja baru (termasuk perubahan pada personel atau organisasi, proses, atau teknologi), beserta keterampilan yang dibutuhkan, diadopsi dengan lebih efektif oleh organisasi, dan organisasi Anda menyadari manfaat bisnis dengan lebih cepat.

  • Anggota tim memiliki konteks yang diperlukan tentang komunikasi yang diterima, dan mereka dapat bekerja dengan lebih efektif.

Tingkat risiko yang terjadi jika praktik terbaik ini tidak dijalankan: Tinggi

Panduan implementasi

Untuk mengimplementasikan praktik terbaik ini, Anda harus bekerja sama dengan pemangku kepentingan di seluruh organisasi untuk menyepakati standar komunikasi. Publikasikan standar tersebut ke organisasi Anda. Untuk transisi IT yang signifikan, tim perencanaan yang telah mapan lebih cenderung berhasil mengelola dampak perubahan terhadap personelnya daripada organisasi yang mengabaikan praktik ini. Manajemen perubahan bisa lebih menantang untuk organisasi yang lebih besar, karena dukungan yang kuat untuk strategi baru sangat diperlukan dari semua kontributor perorangan. Dengan tidak adanya tim perencanaan transisi seperti ini, pimpinan memegang 100% tanggung jawab untuk komunikasi yang efektif. Saat membentuk tim perencanaan transisi, tugaskan anggota tim untuk bekerja dengan semua pimpinan organisasi untuk menentukan dan mengelola komunikasi yang efektif di setiap tingkat.

Contoh pelanggan

AnyCompany Retail mendaftar untuk AWS Enterprise Support dan mengandalkan penyedia layanan pihak ketiga lain untuk operasi cloud-nya. Perusahaan menggunakan obrolan dan chatops sebagai media komunikasi utama mereka untuk aktivitas operasional. Peringatan dan informasi lainnya memenuhi saluran tertentu. Ketika seseorang harus bertindak, mereka menyatakan hasil yang diinginkan dengan jelas, dan dalam banyak kasus, mereka menerima runbook atau playbook untuk digunakan. Mereka menjadwalkan perubahan besar pada sistem produksi dengan kalender perubahan.

Langkah implementasi

  1. Bangun tim inti di dalam organisasi yang memiliki akuntabilitas untuk membangun dan memulai rencana komunikasi untuk perubahan yang terjadi di berbagai tingkatan di dalam organisasi.

  2. Tetapkan kepemilikan utas tunggal untuk mencapai pengawasan. Bekali tim individu dengan kemampuan untuk berinovasi secara mandiri, dan seimbangkan penggunaan mekanisme yang konsisten, yang memungkinkan inspeksi dan visi arah pada level yang tepat.

  3. Bekerjalah dengan pemangku kepentingan di seluruh organisasi Anda untuk menyepakati standar komunikasi, praktik, dan rencana.

  4. Verifikasi bahwa tim komunikasi inti berkolaborasi dengan pimpinan organisasi dan program untuk menyusun pesan kepada staf yang sesuai atas nama para pemimpin.

  5. Bangun mekanisme komunikasi strategis untuk mengelola perubahan melalui pengumuman, kalender bersama, rapat umum, dan metode tatap muka atau empat mata sehingga anggota tim memiliki ekspektasi yang sesuai tentang tindakan yang harus mereka lakukan.

  6. Sediakan konteks, detail, dan waktu yang diperlukan (apabila memungkinkan) untuk menentukan apakah tindakan diperlukan. Ketika tindakan diperlukan, beri tahukan tindakan apa yang diperlukan beserta dampaknya.

  7. Implementasikan alat yang memudahkan komunikasi taktis, seperti obrolan internal, email, dan manajemen pengetahuan.

  8. Implementasikan mekanisme untuk mengukur dan memverifikasi bahwa semua komunikasi memberikan hasil yang diinginkan.

  9. Buat loop umpan balik yang mengukur efektivitas semua komunikasi, terutama ketika komunikasi berkaitan dengan resistensi terhadap perubahan di seluruh organisasi.

  10. Untuk semua Akun AWS, buatlah kontak alternatif untuk penagihan, keamanan, dan operasi. Idealnya, setiap kontak harus berupa distribusi email, bukan kontak individu tertentu.

  11. Buat rencana eskalasi dan komunikasi eskalasi balik untuk berinteraksi dengan tim internal dan eksternal Anda, termasuk dukungan AWS dan penyedia layanan pihak ketiga lainnya.

  12. Mulai dan jalankan strategi komunikasi secara konsisten selama berlangsungnya setiap program transformasi.

  13. Prioritaskan tindakan yang dapat diulang jika memungkinkan untuk mengaktifkan otomatisasi yang aman dalam skala besar.

  14. Ketika komunikasi diperlukan dengan melibatkan tindakan otomatis, tujuan komunikasi seharusnya adalah memberikan informasi kepada tim, untuk pengauditan, atau sebagai bagian dari proses manajemen perubahan.

  15. Analisis komunikasi dari sistem peringatan Anda untuk mendeteksi hasil positif palsu atau peringatan yang terus-menerus dibuat. Hapus atau ubah peringatan tersebut sehingga peringatan tersebut dimulai ketika diperlukan intervensi manusia. Jika peringatan muncul, berikan runbook atau playbook.

    1. Anda dapat menggunakan Dokumen AWS Systems Manager untuk membangun playbook dan runbook untuk peringatan.

  16. Mekanisme diterapkan untuk memberikan pemberitahuan risiko atau peristiwa terencana dengan cara yang jelas dan dapat ditindaklanjuti, melalui peringatan yang memadai untuk memberi respons yang sesuai. Gunakan daftar email atau saluran obrolan untuk mengirimkan pemberitahuan sebelum acara yang sudah direncanakan.

    1. AWS Chatbot dapat digunakan untuk mengirimkan peringatan dan respons terhadap acara dalam platform pengiriman pesan organisasi Anda.

  17. Berikan sumber informasi yang dapat diakses di mana acara yang sudah direncanakan dapat ditemukan. Beri pemberitahuan tentang peristiwa yang direncanakan dari sistem yang sama.

    1. Kalender Perubahan AWS Systems Manager dapat digunakan untuk membuat jendela perubahan ketika perubahan dapat terjadi. Hal ini memberi anggota tim pemberitahuan kapan mereka dapat membuat perubahan dengan aman.

  18. Pantau pemberitahuan kerentanan dan informasi patch untuk memahami kerentanan risiko tinggi dan potensial yang berkaitan dengan komponen beban kerja Anda. Berikan pemberitahuan kepada anggota tim agar mereka dapat bertindak.

    1. Anda dapat berlangganan Buletin Keamanan AWS untuk menerima pemberitahuan tentang kerentanan di AWS.

  19. Cari pendapat dan perspektif yang beragam: Dorong kontribusi dari semua orang. Berikan kesempatan komunikasi kepada kelompok yang kurang terwakili. Rotasikan peran dan tanggung jawab dalam rapat.

    1. Perluas peran dan tanggung jawab: Sediakan kesempatan bagi anggota tim untuk mengambil peran yang mungkin jarang bisa mereka ambil. Mereka bisa mendapatkan pengalaman dan perspektif dari peran tersebut serta dari interaksi dengan anggota tim baru yang mungkin tidak akan berinteraksi dengan mereka di luar peran tersebut. Mereka juga dapat membawa pengalaman dan perspektif mereka ke peran baru tersebut serta anggota tim yang berinteraksi dengan mereka. Begitu perspektif meningkat, identifikasi kesempatan bisnis yang muncul atau peluang perbaikan baru. Lakukan rotasi tugas-tugas umum di antara anggota di dalam tim agar mereka dapat memahami tuntutan dan dampak melakukan tugas-tugas yang biasanya dijalankan anggota lain.

    2. Sediakan lingkungan yang aman dan ramah: Miliki kebijakan dan kontrol yang melindungi keselamatan mental dan fisik anggota tim di dalam organisasi Anda. Anggota tim harus bisa berinteraksi tanpa rasa takut akan pembalasan. Ketika anggota tim merasa aman dan diterima, mereka mungkin menjadi lebih terlibat dan produktif. Makin beragam organisasi Anda, makin baik pemahaman Anda tentang orang-orang yang Anda dukung termasuk pelanggan Anda. Ketika anggota tim Anda merasa nyaman, merasa bebas untuk berbicara, dan yakin bahwa suara mereka akan didengar, mereka lebih berpeluang untuk membagikan wawasan berharga (misalnya, peluang pemasaran, kebutuhan aksesibilitas, segmen pasar yang belum terlayani, dan risiko yang tidak diketahui di lingkungan Anda).

    3. Dukung anggota tim untuk berpartisipasi penuh: Sediakan sumber daya yang diperlukan bagi karyawan Anda untuk berpartisipasi penuh pada semua aktivitas yang berkaitan dengan pekerjaan. Anggota tim yang menghadapi tantangan harian akan mengembangkan keterampilan untuk pekerjaan di sekitar mereka. Keterampilan yang dikembangkan secara khusus ini bisa memberi keuntungan yang signifikan bagi organisasi Anda. Dukung anggota tim dengan akomodasi yang diperlukan untuk meningkatkan keuntungan yang bisa Anda terima dari kontribusi mereka.

Sumber daya

Praktik terbaik terkait:

Dokumen terkait:

Contoh terkait:

Layanan terkait: