Punto 2. Allineamento dei leader

Il punto Allineamento dei leader è progettata per l'identificazione, l'onboarding e la preparazione delle parti interessate principali e degli utenti diretti e indiretti di destinazione del programma cloud e per la mitigazione metodica degli impatti associati al percorso verso il cloud. Il punto prevede cinque punti secondari:

2.1 Allineamento della leadership

2.2 Valutazione delle parti interessate

2.3 Valutazione dell'impatto del cambiamento

2.4 Valutazione della prontezza organizzativa

2.5 Creazione di un'argomentazione a favore del cambiamento

2.1 Allineamento della leadership

Di cosa si tratta? 

L'allineamento della leadership è il processo volto a garantire il coinvolgimento e il supporto delle principali parti interessate aziendali e IT globali e regionali/locali per condurre la trasformazione del cloud e la transizione verso il nuovo stato futuro. Se utilizzi un CCoE, dovresti valutare periodicamente se è organizzato per l'ottimizzazione funzionale e determinare quando è necessario che si espanda, cresca e cambi a sostegno degli obiettivi di trasformazione cloud in senso lato. 

Alcuni esempi di attività di allineamento della leadership includono la pianificazione della gestione e dell'allineamento delle parti interessate, la pianificazione delle azioni della leadership e la partecipazione agli aggiornamenti delle parti interessate principali in base alle necessità. In genere, quando vedono i propri leader sostenere un'iniziativa, anche manager e dipendenti le danno priorità. 

Perché è importante? 

L'allineamento della leadership crea una comprensione duratura dell'iniziativa e l'impegno a suo favore. Ciò, a sua volta, consente di dare priorità agli obiettivi, ai piani di distribuzione e agli impatti della trasformazione cloud. Questo processo identifica le aree in cui i leader sono o non sono allineati per quanto riguarda gli obiettivi strategici e le implicazioni di cambiamento di tali obiettivi ed è volto principalmente a stimolare la consapevolezza, la compressione e l'impegno del team rispetto al cambiamento. 

I leader raramente sono sempre sulla stessa lunghezza d'onda, soprattutto per quanto riguarda le nuove iniziative e possibilità legate alla trasformazione cloud. Consigliamo di risolvere eventuali dubbi invece di ignorarli. Concentrandosi sulla motivazione alla base dei dubbi, ascoltando con empatia e affrontando o correggendo le preoccupazioni laddove possibile, il team otterrà credibilità e una disposizione positiva presso i leader. 

Quando si utilizza?

Affinché l'allineamento della leadership sia efficace, procedi all'identificazione, all'onboarding e alla preparazione delle parti interessate e dei leader chiave nelle prime fasi del progetto. Per andare alla radice dell'allineamento della leadership, adotta un approccio basato sui dati per raccogliere le informazioni. Ad esempio, consultare le parti interessate principali ponendo la stessa serie di 7-10 domande fornisce una linea di base per l'allineamento generale e indica gli aspetti a cui il team addetto al cambiamento deve dedicare maggiore attenzione. Per continuare a rafforzare l'allineamento della leadership durante l'intero programma, coinvolgi i leader in modo da mettere in risalto il loro sostegno, crea piani d'azione per la leadership e stabilisci una cadenza per le riunioni di revisione (ad esempio mensile o trimestrale). 

2.2 Valutazione delle parti interessate

Di cosa si tratta? 

La valutazione delle parti interessate è la prima fase della gestione delle parti interessate e serve a identificarne e comprenderne il raggio di controllo, il livello di influenza e la predisposizione verso la migrazione al cloud o l'impegno nella trasformazione. 

Una valutazione delle parti interessate identifica e acquisisce informazioni sulle persone che saranno influenzate dal programma cloud. Questa valutazione può essere utilizzata durante tutto il percorso di migrazione al cloud o trasformazione del cloud per:

• Identificare le persone interne ed esterne coinvolte dal cambiamento

• Monitorare la preparazione delle parti interessate a intraprendere la migrazione al cloud o la trasformazione del cloud, nonché eventuali sfide o rischi legati alla loro partecipazione.

• Assistere le parti interessate per l'intera durata del programma cloud

• Identificare gli agenti di cambiamento che sosterranno o promuoveranno il programma cloud

• Comprendere la portata del programma cloud e il suo impatto sull'organizzazione

Quando lavori con le parti interessate, chiedi assistenza per segmentare e indirizzare il rispettivo pubblico, i canali di comunicazione preferiti e gli eventi chiave e i punti di contatto all'interno dell'organizzazione. 

Perché è importante? 

Se comprende le aspettative delle parti interessate, il team di accelerazione del cambiamento può prevedere con maggiore efficacia le probabili reazioni, capitalizzare le reazioni positive ed evitare o affrontare le reazioni negative. Inoltre, questa valutazione evidenzia i divari di percezione tra leadership esecutiva, leadership del programma e team di implementazione. L'approccio metodico alla valutazione delle parti interessate fornisce costantemente al team di accelerazione del cambiamento una fonte di dati che può essere utilizzata per rilevare il livello di accettazione, percezione e atteggiamento generale nei confronti del programma cloud. Le parti interessate dovrebbero includere i leader interfunzionali dei team influenzati dal cambiamento e che rappresentano l'impronta dell'organizzazione interessata nei settori IT, aziendale, finanziario e delle risorse umane. Le parti interessate dovrebbero includere anche, ove applicabile, i leader che si occupano di caratteristiche e cultura organizzative, segmenti regionali e globali, segmenti centralizzati e decentralizzati e requisiti linguistici e di traduzione. 

Puoi utilizzare le informazioni dettagliate acquisite e i risultati di una valutazione delle parti interessate per creare piani di comunicazione, piani di formazione, parametri delle prestazioni, una rete di agenti di cambiamento e molti altri elementi che rimangono attivi per tutta la durata del programma. La valutazione funge inoltre da opportunità per stabilire relazioni e fornisce alle parti interessate contatti nominativi nel team dedicato al cloud. 

Quando si utilizza? 

La valutazione delle parti interessate dovrebbe essere condotta nelle fasi iniziali per informare l'argomentazione a favore del cambiamento e sostenere i piani iniziali di prontezza organizzativa, comunicazione e formazione. Inoltre, la valutazione dovrebbe essere riesaminata e aggiornata regolarmente per l'intera durata del programma cloud affinché rispecchi i cambiamenti relativi al progetto, all'ambito, agli impatti e al turnover delle parti interessate (in uscita e in entrata). Coinvolgi regolarmente le parti interessate durante l'intera fase di gestione del programma. 

Pensa ai modi in cui il team può coinvolgere le parti interessate negli eventi del programma. Valuta anche le opportunità per le parti interessate di coinvolgere il programma cloud nei propri eventi. Man mano che i dipendenti acquisiscono familiarità con il programma cloud attraverso la propria leadership e canali di comunicazione familiari, la transizione verso il cloud diventa più naturale. Con l'aumento della partecipazione e della dedizione al programma cloud delle parti interessate, i dipendenti che rispondono a una particolare parte interessata seguiranno naturalmente il percorso in termini di coinvolgimento, partecipazione e sentimento. 

2.3 Valutazione dell'impatto del cambiamento

Di cosa si tratta? 

Una valutazione dell'impatto del cambiamento esamina gli effetti macroscopici del cambiamento e crea un resoconto su competenze, processi, gestione delle prestazioni e obiettivi tecnologici di ciascun gruppo di parti interessate. È necessario identificare e cogliere le differenze significative tra lo stato attuale e lo stato futuro desiderato. La misura del grado in cui le modifiche cloud influiranno su un'organizzazione è fondamentale per definire correttamente gli interventi del programma di accelerazione del cambiamento. Alcune modifiche tipiche sono processi riprogettati, nuove tecnologie, nuove strutture organizzative, nuovi ruoli e responsabilità e nuovi parametri e meccanismi per la creazione di report. 

Perché è importante? 

Quando i cambiamenti hanno un forte impatto sui gruppi di parti interessate, invia comunicazioni di sensibilizzazione sia agli utenti sia ai rispettivi dirigenti. Lo stesso vale se il gruppo di parti interessate è influenzato in misura minore, ma il tipo di cambiamento sarà percepito come negativo o comporterà un aumento del carico di lavoro per quel particolare gruppo. 

La valutazione e la documentazione degli impatti dei cambiamenti aiutano i clienti a comprendere i cambiamenti a livelli più dettagliati, come l'area del processo, l'area dei processi secondari, il livello tecnologico o dell'applicazione, gli impatti sui gruppi di parti interessate e gli impatti sui ruoli. Di conseguenza, puoi utilizzare l'analisi dell'impatto dei cambiamenti per determinare le fasi appropriate da incorporare in un piano di accelerazione del cambiamento, in un piano di comunicazione o in un piano di formazione. Inoltre, puoi utilizzare questa analisi come strumento per identificare le parti interessate indirettamente legate all'adozione del cloud e alla riuscita del progetto e che dovrebbero essere incluse in vari canali di comunicazione, strutture di governance, punti decisionali, revisioni delle politicy e così via. Puoi sovrapporre in modo analitico e metodico gli impatti dei cambiamenti per contestualizzarli e capire se la quantità dei cambiamenti sarà eccessiva per un gruppo di parti interessate. In tal caso, puoi modificare i piani per scandire le implementazioni di conseguenza. 

Data la novità delle tecnologie cloud, le organizzazioni talvolta hanno difficoltà a prevedere gli impatti dei cambiamenti che i dipendenti e le parti interessate subiranno. Inoltre, a causa della velocità dei cambiamenti del cloud e dell'introduzione annuale di nuovi servizi, i cambiamenti genereranno impatti sempre nuovi. Con l'espandersi dell'adozione del cloud in tutta l'organizzazione, cambieranno anche gli impatti sui gruppi di parti interessate, sulle linee aziendali, sulle regioni e così via. 

Quando si utilizza? 

Utilizza le valutazioni degli impatti dei cambiamenti per l'intera durata del programma per documentare quando e come i gruppi di parti interessate vengono coinvolti e per formulare piani specifici per affrontare tali impatti. Ecco alcuni esempi pratici da considerare: 

• Per i manager, documenta quando è probabile che i dipendenti abbiano bisogno di corsi di formazione, quando i dipendenti potrebbero aver bisogno di incorporare parametri sulle prestazioni specifici per il cloud in altri piani di prestazioni annuali e quando potrebbero essere necessari spunti di riflessione.

• Per le parti interessate addette alle risorse umane, documenta quando potrebbero essere necessari eventi di formazione chiave, quando potrebbero essere necessari piani di assunzione, in che modo i cambiamenti potrebbero influire sui piani di reclutamento, quando si manifestano chiare opportunità di sviluppo delle competenze, quando potrebbero essere necessarie modifiche alla progettazione organizzativa e se è necessario condurre una valutazione retributiva per testare sul mercato il valore dei talenti e delle competenze cloud. 

• Per le parti interessate che si occupano di consigli di lavoro o sindacati, documenta i rischi e i dubbi che potrebbero sorgere, il modo migliore per affrontarli e se è necessario stabilire una cadenza regolare delle riunioni per migliorare la trasparenza nelle comunicazioni. 

• Per le parti interessate del settore finanziario, documenta quando potrebbe essere necessario un budget per le attività relative al personale e alla formazione, in che modo il percorso verso il cloud potrebbe incidere su processi e cicli di budget e in che modo la transizione dall'ambiente on-premise al cloud potrebbe cambiare la gestione dei costi fissi e variabili dell'azienda. 

  • Prendi in considerazione l'idea di adottare una visualizzazione FinOps e identifica in che modo gli stakeholder IT, aziendali, finanziari e gli sviluppatori potrebbero dover lavorare in modo diverso a seguito della trasformazione del cloud. È probabile che l'adozione delle funzionalità FinOps influisca su processi, strumenti, ruoli e responsabilità e queste funzionalità possono essere utilizzate come origine dati per identificare gli impatti dei cambiamenti. Questi impatti potrebbero portare a stabilire comunicazioni, formazione e cambiamenti relativi a mentalità o cultura riguardo a FinOps e al modo in cui l'azienda gestisce, misura e vede il valore degli investimenti nel cloud.

2.4 Valutazione della prontezza organizzativa

Di cosa si tratta?          

Una valutazione della prontezza organizzativa è utile a comprendere la propensione, la capacità e il desiderio dell'organizzazione del cliente di adattarsi al cambiamento. La valutazione della prontezza organizzativa serve quindi a identificare i punti di forza, gli ostacoli e le sfide per colmare eventuali lacune in termini di preparazione. In genere, per condurre tale valutazione viene utilizzato il formato del sondaggio.

Perché è importante? 

È importante comprendere la cultura e la struttura organizzativa attuali, nonché lo stato desiderato, dell'organizzazione. Si tratta di aspetti fondamentali per identificare le opportunità e gli ostacoli da affrontare affinché l'iniziativa di cambiamento proceda in modo efficace, per misurare la posizione dell'impegno di trasformazione cloud rispetto all'accettazione del cambiamento e per mitigare i rischi utilizzando piani d'azione che supportino gli obiettivi generali dell'iniziativa di cambiamento. La condivisione dei risultati con i partecipanti dimostra avanzamento, empatia e velocità del programma. 

Quando si utilizza? 

Implementa una valutazione della prontezza organizzativa in occasione di un traguardo fondamentale, come l'implementazione di un'applicazione pilota, per ottenere un primo indicatore di preparazione. Questa valutazione iniziale può fungere da meccanismo per migliorare il piano di accelerazione del cambiamento e la tempistica di altri interventi. Alla luce di una valutazione della prontezza organizzativa e dei relativi esiti, potrebbe essere necessario effettuare le seguenti operazioni:

• Esaminare la visione strategica e il business case del programma.

• Ottenere ulteriori sponsorizzazioni per il programma.

• Espandere la titolarità del programma ai leader interfunzionali e consentire loro di agire per comunicare le aspettative ai rispettivi team.

• Investire in comunicazioni e formazione aggiuntive.

• Dare priorità allo sviluppo delle competenze in modo che i dipendenti abbiano l'opportunità di approfondire la conoscenza del cloud e ottenere certificazioni. 

2.5 Creazione di un'argomentazione a favore del cambiamento

Di cosa si tratta?  

Un'argomentazione a favore del cambiamento è un messaggio e documento che mette in relazione la trasformazione cloud e la motivazione del cambiamento. Idealmente, è supportata da un business case solido e impiegata per comunicare la visione con coerenza, in maniera tale da stimolare dedizione verso la trasformazione cloud nelle parti interessate. È possibile personalizzarla ed espanderla per comunicare messaggi a livello aziendale o specifici per funzione e per spiegare i vantaggi a IT, azienda, finanza, clienti e dipendenti. 

Quando crei un'argomentazione a favore del cambiamento, tieni a mente alcuni criteri di base. Il documento dovrebbe comunicare il messaggio in termini semplici e chiari, comprensibili anche a chi è alle prime armi o non ha familiarità con il programma cloud. Dovrebbe spiegare perché il cambiamento è necessario descrivendo lo stato attuale e specificare le conseguenze dell'avvio immediato della trasformazione cloud o della sua dilazione. Se applicabile, l'argomentazione a favore del cambiamento dovrebbero essere allineata ad altre iniziative volte a migliorare i risultati aziendali, per individuare altri modi in cui i dipendenti potrebbero partecipare al percorso verso il cloud. Il messaggio dell'argomentazione dovrebbe essere memorabile o addirittura metaforico nel descrivere lo stato futuro, così che sia facile da ricordare. L'argomentazione dovrebbe comunicare sinceramente le convinzioni personali del team di leadership in termini di voce, tono, sentimento e scelta delle parole e potrebbe spiegare ciò che ciascuno deve fare personalmente per favorirne la realizzazione. È inoltre consigliabile che messaggio dell'argomentazione a favore del cambiamento sia conciso: idealmente, dovrebbe essere possibile comunicarlo in un documento di una pagina o in una breve presentazione di 5 minuti che possa essere inclusa in altre comunicazioni e in altri eventi. 

Perché è importante? 

I leader devono apportare cambiamenti che consentano all'organizzazione di avere successo nei mercati attuali e futuri. I dipendenti potrebbero essere restii al cambiamento se non credono agli obiettivi che i leader chiedono di raggiungere. C'è una grande differenza in termini di prestazioni tra una persona che vuole cambiare e una persona che cambia perché costretta a farlo. Un'argomentazione a favore del cambiamento solida e ben comunicata aiuta le persone a intraprendere il percorso di trasformazione cloud di propria iniziativa. 

Quando si utilizza?  

Crea un'argomentazione a favore del cambiamento dopo aver condotto una valutazione delle parti interessate. L'argomentazione del cambiamento da parte dei leader illustra i vantaggi della trasformazione cloud in modo chiaro e veritiero per gli influencer coinvolti. Poiché nella valutazione delle parti interessate chiederai specificamente quali sono i vantaggi e le motivazioni del percorso verso il cloud, l'argomentazione a favore del cambiamento comincerà a farsi sentire da sola e fornirà un quadro olistico che spiegherà il cambiamento e i suoi vantaggi per l'azienda. L'argomentazione dovrebbe anche spiegare le conseguenze del mancato percorso verso il cloud, come la permanenza on-premise possa far deragliare altre priorità strategiche e le eventuali implicazioni in termini di costi e talenti.  

Utilizza l'argomentazione a favore del cambiamento in varie comunicazioni. Ad esempio, lanciala come messaggio di una pagina e rivedila nelle riunioni con tutti i dipendenti. Successivamente, sposta l'accento su come l'argomentazione a favore del cambiamento avvantaggia pubblici specifici in una determinata riunione o in un determinato corso di formazione. Se organizzi tutti gli eventi di trasformazione cloud e le riunioni principali con l'intenzione di cambiare, i dipendenti familiarizzeranno con l'idea e cominceranno a comprenderla a livello di ruolo. Quando i dipendenti saranno in grado di spiegare ad altri l'argomentazione a favore del cambiamento, il messaggio entrerà a far parte della cultura e cominciare a trasformare il percorso verso il cloud dell'organizzazione, sia dal basso verso l'alto che dall'alto verso il basso. Quando esponi l'argomentazione a favore del cambiamento, fai domande e coinvolgi il pubblico in un dialogo bidirezionale. Ciò può portare a impegni o coinvolgimenti imprevisti e a ulteriori connessioni tra i dipendenti e i loro atteggiamenti rispetto al percorso verso il cloud.