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OPS02-BP03 Le attività operative hanno identificato i proprietari responsabili delle loro prestazioni
È utile sapere chi ha la responsabilità di eseguire attività specifiche su carichi di lavoro definiti e perché tale responsabilità esiste. Conoscere chi ha la responsabilità di eseguire le attività fornisce indicazioni su chi eseguirà l'attività, chi convaliderà il risultato e chi fornirà feedback al proprietario dell'attività.
Risultato desiderato:
L'organizzazione definisce chiaramente le responsabilità per eseguire attività specifiche su carichi di lavoro stabiliti e rispondere agli eventi generati dai carichi di lavoro. L'organizzazione documenta la responsabilità dei processi e degli adempimenti e rende queste informazioni individuabili. Esamini e aggiorni le responsabilità in caso di cambiamenti organizzativi e i team monitorano e misurano le prestazioni delle attività di identificazione di difetti e inefficienze. Implementi i meccanismi di feedback per monitorare difetti e miglioramenti e supportare il miglioramento continuo.
Anti-pattern comuni:
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Mancata documentazione delle responsabilità.
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Presenza di script frammentati sulle workstation degli operatori isolate. Solo poche persone sanno come usarli o li chiamano informalmente conoscenze del team.
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Necessità di aggiornare un processo legacy, ma non si sa chi è il proprietario e l'autore originale non fa più parte dell'organizzazione.
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Mancata possibilità di individuare processi e script, quindi non sono immediatamente disponibili quando necessario, ad esempio, in risposta a un incidente.
Vantaggi dell'adozione di questa best practice:
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Sai chi è responsabile dell'esecuzione di un'attività, a chi notificare un'azione necessaria e chi esegue l'azione, convalida il risultato e fornisce il feedback al titolare dell'attività.
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Processi e procedure incentivano l'impegno nella gestione dei carichi di lavoro.
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I nuovi membri del team diventano efficienti in modo più rapido.
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Riduci il tempo necessario per mitigare gli incidenti.
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Team diversi utilizzano medesimi processi e procedure per eseguire le attività in modo coerente.
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I team procedono a scalare i processi tramite processi ripetibili.
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Processi e procedure standardizzati aiutano a mitigare l'impatto del trasferimento delle responsabilità del carico di lavoro tra i team.
Livello di rischio associato se questa best practice non fosse adottata: elevato
Guida all'implementazione
Per definire le responsabilità, inizia usando la documentazione esistente, ad esempio matrici di responsabilità, processi e procedure, ruoli e responsabilità, strumenti e automazione. Esamina la documentazione e organizza discussioni sulle responsabilità dei processi documentati. Collaborando con i team, identifica i disallineamenti tra le responsabilità e i processi documentati. Parla dei servizi offerti con i clienti interni dei team per identificare le divergenze nelle aspettative tra i team.
Analizza e risolvi le discrepanze. Identifica le opportunità di miglioramento e le attività richieste di frequente e con uso intensivo di risorse, in genere ottime candidate al miglioramento. Esamina best practice, modelli e linee guida prescrittive per semplificare e standardizzare i miglioramenti. Registra le opportunità di miglioramento e monitora i miglioramenti fino al completamento.
Nel tempo, queste procedure si evolvono per essere eseguibili come codice, riducendo la necessità dell'intervento umano. Ad esempio, le procedure possono essere avviate come AWS Lambda funzioni, AWS CloudFormation modelli o documenti di automazione. AWS Systems Manager Verifica che queste procedure siano sottoposte al controllo delle versioni nei repository appropriati e includano i corretti tag delle risorse in modo che i team possano identificare prontamente responsabili e documentazione. Documenta la responsabilità dello svolgimento delle attività, quindi monitora l'avvio e il funzionamento delle automazioni, nonché le prestazioni dei risultati desiderati.
Esempio del cliente
AnyCompany La vendita al dettaglio definisce la proprietà come il team o l'individuo che possiede i processi per un'applicazione o gruppi di applicazioni che condividono pratiche e tecnologie architettoniche comuni. Inizialmente, l'azienda documenta i processi e le procedure come step-by-step guide nel sistema di gestione dei documenti. Rendono le procedure individuabili utilizzando tag sull'ambiente Account AWS che ospita l'applicazione e su gruppi specifici di risorse all'interno dell'account, utilizzati AWS Organizations per gestirle Account AWS. Nel tempo, AnyCompany Retail converte questi processi in codice e definisce le risorse utilizzando l'infrastruttura come codice (tramite servizi CloudFormation o AWS Cloud Development Kit (AWS CDK) modelli). I processi operativi diventano documenti di automazione in AWS Systems Manager o nelle AWS Lambda funzioni, che possono essere avviati come attività pianificate in risposta a eventi come CloudWatch allarmi Amazon o EventBridge eventi Amazon o tramite richieste all'interno di una piattaforma di gestione dei servizi IT (ITSM). Tutti i processi dispongono dei tag per identificare il proprietario. I team gestiscono la documentazione per l'automazione e il processo nelle pagine wiki generate dal repository di codice per il processo.
Passaggi dell'implementazione
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Documenta processi e procedure esistenti.
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Controlla e verifica che lo siano. up-to-date
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Verifica che ogni processo o procedura abbia un proprietario.
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Applica alle procedure il controllo delle versioni.
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Ove possibile, condividi processi e procedure tra carichi di lavoro e ambienti che condividono progetti architetturali.
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Stabilisci meccanismi di feedback e miglioramento.
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Definisci policy relative alla frequenza di revisione dei processi.
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Definisci i processi per revisori e approvatori.
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Implementa i problemi o crea una coda di ticket per fornire e monitorare il feedback.
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Ove possibile, fornite la preapprovazione e la classificazione dei rischi per i processi e le procedure da parte di un comitato per l'approvazione delle modifiche (CAB).
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Rendi i processi e le procedure accessibili e individuabili dagli utenti che devono eseguirli.
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Utilizza i tag per indicare dove è possibile accedere a processi e procedure per il carico di lavoro.
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Utilizza messaggi di errore ed eventi significativi per indicare il processo o la procedura appropriata per risolvere il problema.
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Usa i wiki o la gestione dei documenti per rendere i processi e le procedure consultabili in modo coerente in tutta l'organizzazione.
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Automatizza quando è opportuno farlo.
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Laddove i servizi e le tecnologie forniscono e sviluppano automazioni. API
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Verifica che i processi siano ben compresi e sviluppa casi utente e requisiti per automatizzare i processi.
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Misura l'uso corretto di processi e procedure e sfrutta i problemi per supportare il miglioramento continuo.
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Livello di impegno per il piano di implementazione: medio
Risorse
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