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OPS09-BP02 沟通状态和趋势,确保操作的可见性
了解运营状况及其趋势非常有必要,这样才能确定结果何时可能面临风险、是否可以支持新增的工作,或者变更对团队的影响。在运营事件期间,用户和运营团队可通过状态页面获取信息,从而减轻通信渠道的压力并主动传播信息。
期望结果:
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运营主管可以一目了然地了解其团队正在处理的呼叫量,以及可能正在开展的工作(如部署)。
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当正常运营受到影响时,会向利益相关方和用户群体发出警报。
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组织领导层和利益相关方可以查看状态页面,以响应警报或影响,并获取与运营事件相关的信息,如联系人、工单信息和预计恢复时间。
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向领导层和其他利益相关方提供报告,以便显示运营统计数据,例如一段时间内的呼叫量、用户满意度分数、未处理工单的数量及其时长。
常见反模式:
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工作负载出现故障,导致服务不可用。用户想知道发生了什么情况,呼叫量激增。管理人员想知道谁在处理问题,从而进一步增加了呼叫量。各个运营团队都加倍努力调查问题。
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由于人们都想获得新功能,导致几名人员被重新分配到工程工作中。没有提供候补人员,问题解决时间激增。没有记录这些信息,几周后,在收到用户表达不满的反馈时,领导层才意识到这个问题。
建立此最佳实践的好处:在业务受到影响的运营事件中,为了解情况而向不同团队查询信息可能会浪费大量时间和精力。通过建立广泛传播的状态页面和控制面板,利益相关方可以快速获得相关信息,例如是否检测到了问题、谁在负责处理问题,或者预计何时可以恢复正常运营。这样,团队成员就不必花太多时间与他人沟通状态,而是可以将更多时间花在解决问题上。
此外,控制面板和报告可以为决策者和利益相关方提供洞察,以便了解运营团队响应业务需求以及分配资源的方式。这对于确定是否有足够的资源来支持业务至关重要。
在未建立这种最佳实践的情况下暴露的风险等级:中
实施指导
构建控制面板,显示运营团队当前的关键指标,并让运营主管和管理层都能随时访问这些指标。
构建可以快速更新的状态页面,显示意外事件或事件何时发生、由谁负责以及谁在协调响应。在此页面上分享用户应考虑的任何步骤或解决方法,并广泛告知该位置。鼓励用户在遇到未知问题时先查看此位置。
收集并提供显示一段时间内运营状况的报告,并将其分发给领导者和决策者,以便说明运营工作以及挑战和需求。
在团队之间共享这些指标和报告,这些指标KPIs和报告最能反映目标以及它们在推动变革方面的影响力。投入时间开展这些活动,提升运营在团队内部和团队之间的重要性。
资源
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