Tâche : Compléter les portes de communication

Dans cette tâche, vous utilisez les portes de communication et le calendrier T-minus que vous avez définis afin de communiquer le statut de chaque vague au fur et à mesure de son évolution Tâche : Définition des portes de communication et des horaires dans les flux de travail de migration et de portefeuille.

Vous pouvez déplacer les vagues à travers ces portes individuellement, ou si plusieurs vagues suivent le même calendrier, vous pouvez les déplacer à travers les portes en groupe. En raison du chevauchement des vagues dans le flux de travail de migration, il est courant, à tout moment de la migration, d'avoir plusieurs vagues ou groupes de vagues à différentes portes. Le tableau suivant montre comment les vagues se chevauchent dans le flux de travail de migration, et chaque vague est planifiée à une semaine d'intervalle. Dans cet exemple, 6 à 7 vagues sont actives dans le flux de travail de migration à un moment donné, et chaque vague se situe à une porte différente.

Portail	Vague 1	Vague 2	Vague 3	Vague 4	Vague 5
Porte 1 : horaire T-minus	13 mars	20 mars	27 mars	3 avril	10 avril
Porte 2 : réunion T-28	20 mars	27 mars	3 avril	10 avril	17 avril
Porte 3 : communication T-21	27 mars	3 avril	10 avril	17 avril	24 avril
Porte 4 : réunion T-14	3 avril	10 avril	17 avril	24 avril	1er mai
Porte 5 : communication T-7	10 avril	17 avril	24 avril	1er mai	8 mai
Porte 6 : réunion T-1 à autoriser ou à interdire	16 avril	23 avril	30 avril	7 mai	14 mai
Porte 7 : réunion de transition	17 avril	24 avril	1er mai	8 mai	15 mai
Porte 8 : début de la période d'hypersoin	18 avril	25 avril	2 mai	9 mai	16 mai
Porte 9 : Fin de la période d'hypersoin	22 avril	29 avril	6 mai	13 mai	20 mai

Cette tâche comprend les portes de communication suivantes :

• Porte 1 : Créez un calendrier T-moins pour la vague

• Porte 2 : réunion de commission du T-28

• Porte 3 : communication T-21

• Porte 4 : réunion au point de contrôle T-14

• Porte 5 : communication T-7

• Porte 6 : réunion T-1 à autoriser ou à interdire

• Porte 7 : réunion de transition T-0

• Porte 8 : début de la période d'hypersoin

• Porte 9 : Fin de la période d'hypersoin

Porte 1 : Créez un calendrier T-moins pour la vague

Procédez comme suit dans cette porte de communication :

1. Créez un référentiel unique et partagé dans lequel vous stockerez la documentation de cette vague.

2. À l'aide du modèle de calendrier T-minus que vous avez créé dansÉtape 2 : Création d'un modèle de calendrier T-minus, entrez des dates spécifiques à cette vague, puis enregistrez le calendrier T-minus dans le référentiel partagé.

3. Créez une copie de la liste des tâches de migration que vous avez créée dans le manuel de migration pour les AWS grandes migrations, puis enregistrez-la dans le référentiel partagé. Vous utilisez cette liste de tâches comme liste de contrôle au fur et à mesure que vous franchissez les portes.

4. Planifiez la réunion d'engagement du T-28 avec les participants appropriés. Pour plus d'informations sur cette réunion, consultezÉtape 3 : Définir les réunions et leur cadence.

Critères de sortie du portail

Passez à la porte suivante lorsque vous aurez terminé les activités de gouvernance de projet suivantes :

• Vous avez créé un dépôt partagé pour la vague.

• Vous avez créé un calendrier T-minus pour la vague.

• Vous avez créé une liste de tâches de migration pour la vague.

• Vous avez planifié la réunion de validation du T-28.

Passez à la porte suivante lorsque vous aurez terminé les activités de migration suivantes et toutes les autres tâches définies dans votre runbook de migration :

• L'équipe du portefeuille a terminé le plan de vague.

• L'équipe du portefeuille a collecté les métadonnées de migration pour la vague.

Porte 2 : réunion de commission du T-28

À cette étape, l'équipe de migration passe en revue le plan de vague avec les propriétaires de l'application et demande aux propriétaires des applications de s'engager à respecter le plan de vague et la date de transition. Procédez comme suit dans cette porte de communication :

1. À l'aide de la présentation Wave Workshop que vous avez créée dansÉtape 4 : Préparation des présentations de réunion, personnalisez cette présentation pour la vague, puis enregistrez-la dans le référentiel partagé. Vous utilisez cette présentation dans cette porte etPorte 4 : réunion au point de contrôle T-14.

2. Organisez la réunion de validation du T-28 et, à l'aide de votre présentation, passez en revue les points suivants :

   • Donnez un aperçu du plan de vague et du processus de migration.

   • Fournissez des détails sur les actions à venir aux propriétaires de l'application.

   • Vérifiez que les propriétaires des applications sont prêts à migrer chaque application au cours de cette vague.

   • Vérifiez que les propriétaires d'applications comprennent qu'ils doivent fournir des plans de test pour leurs applications. Un plan de test décrit comment valider le succès de la transition. Les tests ont lieu immédiatement après le passage, afin qu'en cas de problème, l'équipe de migration puisse restaurer l'application dans son environnement d'origine avec un impact minimal sur l'entreprise et les utilisateurs de l'application.

   • Découvrez comment les parties prenantes sont censées collaborer et communiquer tout au long de la vague. Indiquez l'emplacement du référentiel partagé où les parties prenantes peuvent trouver les documents relatifs à cette vague.

   • Passez en revue le plan d'escalade que vous avez développé dansÉtape 2 : établir un plan d'escalade.

   • Donnez l'occasion de poser des questions et de répondre à vos questions.

3. Après la réunion de validation du T-28, envoyez l'e-mail de communication T-28 que vous avez créé dans. Étape 3 : Créez des modèles d'e-mail standard pour chaque portail Personnalisez l'e-mail en fonction des informations et des destinataires de la vague, et ajoutez toutes les applications et tous les serveurs de cette vague.

4. Après la réunion de validation du T-28, planifiez les réunions suivantes avec les participants appropriés :

   • Réunion au point de contrôle T-14

   • Réunion T-1 : aller ou non

   • Réunion de transition T-0

Critères de sortie du portail

Passez à la porte suivante lorsque vous aurez terminé les activités de gouvernance de projet suivantes :

• Vous avez dirigé la réunion de commission du T-28.

• Vous avez informé toutes les principales parties prenantes de l'existence du référentiel partagé pour accéder à la documentation de Wave, et toutes les parties prenantes y ont accès.

• Vous avez commencé à respecter les heures ouvrables de migration, parTâche : planification de réunions récurrentes pour l'étape 2.

• Les propriétaires des applications ont confirmé que les applications du plan de vague peuvent être migrées.

• Toutes les parties prenantes comprennent l'approche de communication et savent à quelles réunions elles doivent assister.

• Les propriétaires d'applications connaissent les actions spécifiques dont ils sont responsables.

• Vous avez envoyé l'e-mail de communication T-28 à toutes les parties prenantes.

• Vous avez enregistré la présentation et les notes de réunion dans le référentiel partagé afin que toutes les parties prenantes puissent y accéder.

• Vous avez planifié la réunion de validation du T-14.

• Vous avez programmé la réunion T-1 « go » ou « no-go ».

• Vous avez programmé la réunion de transition T-0.

Passez à la porte suivante lorsque vous aurez terminé les activités de migration suivantes et toutes les autres tâches définies dans votre runbook de migration :

• Vous avez mis à jour le plan de vague avec toutes les modifications apportées lors de la réunion de validation du T-28.

• Vous avez soumis une demande de modification (RFC) pour les applications et les serveurs de la vague, et la fenêtre de modification est planifiée.

• Comprenez et identifiez le processus de gestion du changement.

• Vous avez soumis une demande RFCs pour toute nouvelle exigence en matière d'infrastructure, telle que le transfert, le routage ou les services de proxy.

• Vous avez mis à jour la liste des tâches de migration.

Porte 3 : communication T-21

L'équipe de communication continue de rester en contact avec les propriétaires des applications et les représentants des unités commerciales. Ces parties prenantes sont invitées aux heures ouvrables de migration afin de pouvoir poser des questions.

1. Envoyez l'e-mail de communication T-21 que vous avez créé dansÉtape 3 : Créez des modèles d'e-mail standard pour chaque portail. Personnalisez l'e-mail en fonction des informations et des destinataires de la vague, et ajoutez toutes les applications et tous les serveurs de cette vague.

2. Mettez à jour la réunion prévue au point de contrôle T-14 avec les propriétaires d'applications appropriés. Si l'un des participants requis ne peut pas être présent, confirmez qu'un représentant suppléant peut y assister conformément à votre plan d'escalade.

Critères de sortie du portail

Passez à la porte suivante lorsque vous aurez terminé les activités de gouvernance de projet suivantes :

• Vous avez envoyé l'e-mail de communication T-21 à toutes les parties prenantes.

Passez à la porte suivante lorsque vous aurez terminé les activités de migration suivantes et toutes les autres tâches définies dans votre runbook de migration :

• Vous avez vérifié que les serveurs source répondent à la configuration minimale requise pour la réplication.

• Vous avez commencé à répliquer des applications et des serveurs au fur et à mesure.

• Vous avez mis à jour la liste des tâches de migration.

Porte 4 : réunion au point de contrôle T-14

À cette porte, vous organisez la réunion au point de contrôle T-14 avec les propriétaires de l'application et vous déterminez si l'équipe est sur la bonne voie pour effectuer les coupes comme prévu. Procédez comme suit dans cette porte de communication :

1. À l'aide de la présentation de l'atelier Wave que vous avez préparéePorte 2 : réunion de commission du T-28, mettez à jour la présentation pour la réunion du point de contrôle T-14.

2. Organisez la réunion au point de contrôle T-14 et passez en revue les points suivants :

   • Passez en revue les applications et les serveurs qui sont migrés au cours de cette vague.

   • Passez en revue les tâches restantes et le calendrier pour vous assurer que les participants comprennent les étapes restantes du processus.

   • Vérifiez que tous les propriétaires de l'application (ou leur représentant) sont disponibles pour la réunion de transition.

   • Vérifiez que les plans de test sont prêts pour la fin du transfert.

3. Après la réunion du point de contrôle T-14, envoyez l'e-mail de communication T-14 que vous avez créé dans. Étape 3 : Créez des modèles d'e-mail standard pour chaque portail Personnalisez l'e-mail en fonction des informations et des destinataires de la vague, et ajoutez toutes les applications et tous les serveurs de cette vague.

4. Mettez à jour l'invitation à la réunion T-1 « go » ou « no-go » et à la réunion de transition T-0 en fonction de tout changement de participants, tel qu'un représentant alternatif désigné par le propriétaire de l'application.

5. Mettez à jour la liste des tâches de migration.

Critères de sortie du portail

Passez à la porte suivante lorsque vous aurez terminé les activités de gouvernance de projet suivantes :

• Vous avez dirigé la réunion au point de contrôle T-14. Tous les propriétaires d'applications ou leurs représentants désignés étaient présents. Si le propriétaire de l'application n'est pas présent et ne répond pas, augmentez le nombre d'absences conformément au plan d'escalade.

• Vous avez effectué les heures ouvrables de migration pendant la semaine.

• Vous avez envoyé l'e-mail de communication T-14 à toutes les parties prenantes.

• Vous avez enregistré la présentation et les notes de réunion dans le référentiel partagé afin que toutes les parties prenantes puissent y accéder.

• Vous avez créé une liste de contrôle de toutes les tâches effectuées avant, de migration et après la migration, clôturé toutes les tâches terminées et enregistré la liste de contrôle dans le référentiel partagé.

Passez à la porte suivante lorsque vous aurez terminé les activités de migration suivantes et toutes les autres tâches définies dans votre runbook de migration :

• Vous avez vérifié l'état et l'état des applications et des serveurs répliqués. Vous êtes en train de résoudre les problèmes ou vous avez terminé le dépannage.

• Les propriétaires de l'application ont fourni des plans de test à l'équipe de migration.

• Vous avez mis à jour la liste des tâches de migration.

Porte 5 : communication T-7

À cette étape, l'équipe de communication continue de rester en contact avec les propriétaires des applications et les représentants des unités commerciales. Vous préparez également les activités et les réunions de transition.

1. Envoyez l'e-mail de communication T-7 que vous avez créé dansÉtape 3 : Créez des modèles d'e-mail standard pour chaque portail. Personnalisez l'e-mail en fonction des informations et des destinataires de la vague, et ajoutez toutes les applications et tous les serveurs de cette vague.

2. Confirmez que les participants requis peuvent assister à la réunion T-1 avec ou sans participation et à la réunion de transition T-0. Mettez à jour les invitations aux réunions selon les besoins pour inclure des représentants suppléants.

Critères de sortie du portail

Passez à la porte suivante lorsque vous aurez terminé les activités de gouvernance de projet suivantes :

• Vous avez envoyé l'e-mail de communication T-7 à toutes les parties prenantes.

• Vous avez confirmé votre présence à la réunion T-1 « go » ou « no-go » et à la réunion « transition T-0 ». Tous les participants ont accepté les réunions ou des représentants alternatifs ont été identifiés.

Passez à la porte suivante lorsque vous aurez terminé les activités de migration suivantes et toutes les autres tâches définies dans votre runbook de migration :

• Toutes les demandes de modification pour cette vague ont été approuvées.

• Vous avez confirmé que l'infrastructure cible est prête à être transférée.

• Vous avez arrêté toutes les instances de test que vous avez créées afin de valider l'infrastructure.

• Vous avez validé la liste des tâches de transition.

• Vous avez mis à jour la liste des tâches de migration.

Porte 6 : réunion T-1 à autoriser ou à interdire

À cette étape, vous passez en revue une liste des activités préalables à la migration avec tous les membres de l'équipe sur la matrice RACI afin de valider que les applications et les serveurs de la vague sont prêts à être transférés. Cette porte se produit 24 à 48 heures avant le passage prévu.

1. Lors de la réunion T-1 « go » ou « no-go », passez en revue la liste de contrôle avec tous les membres de l'équipe sur la matrice RACI afin de valider que les applications et les serveurs de la vague sont prêts à être transférés.

2. Confirmez que tous les participants requis peuvent assister à la réunion de transition T-0.

3. Si vous décidez de procéder à la migration de la vague (go), envoyez l'e-mail de communication T-1 que vous avez créé dans. Étape 3 : Créez des modèles d'e-mail standard pour chaque portail Personnalisez l'e-mail en fonction des informations et des destinataires de la vague, et ajoutez toutes les applications et tous les serveurs de cette vague.

4. Si vous décidez de ne pas procéder à la migration de la vague ou d'applications et de serveurs spécifiques (interdiction), envoyez un e-mail à toutes les parties prenantes pour les informer de la décision et fournir toutes les informations disponibles sur les prochaines étapes ou les modifications du calendrier.

Critères de sortie du portail

Passez à la porte suivante lorsque vous aurez terminé les activités de gouvernance de projet suivantes :

• Vous avez confirmé que des ressources sont disponibles pour la réunion de transition T-0 et que tous les participants requis peuvent y assister.

• Vous avez enregistré la présentation et les notes de réunion dans le référentiel partagé afin que toutes les parties prenantes puissent y accéder.

• Vous avez envoyé l'e-mail de communication T-1 à toutes les parties prenantes.

Passez à la porte suivante lorsque vous aurez terminé les activités de migration suivantes et toutes les autres tâches définies dans votre runbook de migration :

• Dans la liste des tâches de migration, vous avez confirmé que toutes les tâches de migration sont terminées.

Porte 7 : réunion de transition T-0

À cette étape, vous migrez tous les serveurs et applications en cours de vague lors d'une réunion de transition, puis vous demandez immédiatement aux propriétaires des applications de tester les applications migrées pour confirmer qu'elles fonctionnent comme prévu. Les propriétaires d'applications peuvent assister à l'intégralité de la réunion ou uniquement lorsque cela est nécessaire pour leurs candidatures.

1. Avant la réunion de transition, envoyez l'e-mail de communication T-0 que vous avez créé dans. Étape 3 : Créez des modèles d'e-mail standard pour chaque portail Personnalisez l'e-mail en fonction des informations et des destinataires de la vague, et ajoutez toutes les applications et tous les serveurs de cette vague.

2. Lors de la réunion de transition T-0, migrez les serveurs et les applications de la vague conformément aux instructions contenues dans vos runbooks de migration, que vous avez développés conformément aux instructions du manuel de migration pour les migrations de grande envergure. AWS

3. Lorsqu'une application ou un serveur a été migré, utilisez le plan de test développé par le propriétaire de l'application pour vérifier que l'application fonctionne comme suit :

   • Si l'application ou le serveur fonctionne comme prévu ou ne présente que des problèmes mineurs, laissez-le dans l' AWS environnement et corrigez les éventuels problèmes.

   • Si l'application ou le serveur ne fonctionne pas ou présente des problèmes importants, annulez-le.

4. Au fur et à mesure que vous terminez les activités de transfert figurant dans la liste des tâches de migration, mettez-la à jour.

5. Envoyez l'e-mail de communication complet que vous avez créé dans. Étape 3 : Créez des modèles d'e-mail standard pour chaque portail Personnalisez l'e-mail en fonction des informations et des destinataires de la vague, et ajoutez toutes les applications et tous les serveurs de cette vague.

Critères de sortie du portail

Passez à la porte suivante lorsque vous aurez terminé les activités de gouvernance de projet suivantes :

• Vous avez confirmé que chaque application ou serveur de la vague a été correctement migré, ou vous l'avez annulé.

• Vous avez pris note de toutes les applications ou de tous les serveurs qui ont été annulés. Pour ces applications ou serveurs, vous devez mettre à jour le modèle de migration ou redéfinir l'état cible afin de résoudre les éventuels problèmes rencontrés lors du passage au transfert. Vous allez inclure ces applications ou serveurs dans un futur plan de vague.

• Vous avez envoyé l'e-mail de communication complet à toutes les parties prenantes.

Passez à la porte suivante lorsque vous aurez terminé les activités de transition suivantes :

• Vous avez effectué toutes les étapes de la section Tâches de transfert de la liste des tâches de migration.

Porte 8 : début de la période d'hypersoin

Dans cette porte, vous devez effectuer les opérations suivantes :

1. Demandez aux parties prenantes du projet de passer en revue les applications et les serveurs migrés dans le cloud. Si des problèmes sont identifiés, ils doivent être envoyés à l'équipe de migration.

2. Résolvez tous les problèmes identifiés lors du passage à la normale ou pendant la période d'hypersoin.

3. Vérifiez que l'équipe des opérations cloud est prête à accepter la charge de travail.

4. Mettez à jour tous les outils de gestion de projet et les référentiels pour refléter l'état de la vague.

Critères de sortie du portail

Passez à la porte suivante lorsque vous aurez terminé les activités de gouvernance de projet suivantes :

• Toutes les parties prenantes ont examiné les applications et les serveurs migrés.

• L'équipe de migration a résolu tous les problèmes d'application ou de serveur identifiés lors du passage à la norme ou pendant la période d'hypermaintenance.

• L'équipe des opérations cloud a confirmé qu'elle était prête à accepter les applications et les serveurs migrés.

• Vous avez mis à jour tous les outils de gestion de projet et les référentiels afin de refléter l'état de la vague.

Porte 9 : Fin de la période d'hypersoin

La période d'hypermaintenance dure généralement de 1 à 4 jours et prend fin lorsque l'équipe de migration a résolu les problèmes liés aux applications ou aux serveurs migrés. À la fin de la période d'hypersoin, l'équipe de migration rencontre l'équipe des opérations cloud (Cloud Ops) pour examiner les applications et les serveurs migrés. À cette étape, l'équipe de migration transfère le support continu des charges de travail migrées à l'équipe Cloud Ops. L'équipe Cloud Ops informe les propriétaires des applications que la période d'hypersoin est terminée et qu'ils sont désormais le point de contact en cas de problème. Vous pouvez éventuellement inclure une enquête dans cette communication et inviter les propriétaires d'applications à fournir des commentaires sur le processus de migration et de transfert.

1. Intégrez les applications et les serveurs migrés dans la base de données de gestion des configurations (CMDB) pour l'équipe des opérations cloud.

2. Intégrez toutes les informations relatives aux applications dans l'outil de support de gestion technique Cloud Ops, telles que ServiceNow.

3. Envoyez l'e-mail de communication complet à Hypercare que vous avez créé Étape 3 : Créez des modèles d'e-mail standard pour chaque portail pour chaque portail. Personnalisez l'e-mail pour les informations relatives à la vague et incluez des instructions pour contacter l'équipe des opérations cloud.

4. Informez l'équipe de support de l'infrastructure de la transition afin de démarrer le processus de mise hors service des serveurs sources et de toute infrastructure de support. Cette étape est généralement réalisée par l'équipe Cloud Ops ou le chef de projet.

Critères de sortie du portail

Cette étape est terminée lorsque vous avez effectué les activités de gouvernance de projet suivantes :

• Cloud Ops a intégré toutes les informations relatives à la charge de travail dans sa CMDB.

• Cloud Ops a intégré toutes les informations relatives aux applications dans son outil de support de gestion technique.

• Vous avez envoyé l'e-mail de communication complet d'hypercare à toutes les parties prenantes.

• L'équipe chargée de l'infrastructure a commencé à mettre hors service toute infrastructure de support qui n'est plus nécessaire.