Importazione del saldo delle assenze di un agente in un file CSV

Puoi importare o esportare un file CSV del saldo delle assenze di un agente. Ad esempio, puoi scaricare il saldo delle assenze dal sistema delle risorse umane e quindi caricarlo in Amazon Connect.

Amazon Connect usa il saldo delle assenze per approvare o rifiutare automaticamente richieste di assenza in base al saldo netto disponibile dell'agente.

Per informazioni sulla dimensione massima del file che puoi caricare, consulta Dimensione del file per il caricamento dei dati relativi al periodo di assenza dell'agente in Specifiche della funzionalità Previsione, pianificazione della capacità e calendarizzazione.

Suggerimento

Amministratori IT: per gli endpoint da aggiungere all'elenco delle eccezioni proxy per questa funzionalità, consulta Consenti il caricamento dei saldi e delle indennità per ferie nella pianificazione Amazon Connect.

1. Accedi al sito web di Amazon Connect amministrazione con un account che dispone delle autorizzazioni del profilo di sicurezza per Scheduling, Schedule manager - Edit.

   Per ulteriori informazioni, consulta Assegnazione delle autorizzazioni.

2. Nel menu di navigazione di Amazon Connect seleziona Analisi e ottimizzazione e quindi Pianificazione.

3. Nella pagina Pianificazione scegli la scheda Regole del personale.

4. Scegli Scarica il modello e archivia il file CSV sul desktop, che sarà simile all'immagine riportata di seguito.

   

5. Aggiungi dati o apporta modifiche al file CSV in base alle esigenze e quindi salvalo sul desktop con un nuovo nome.

6. Scegli Carica dati per caricare il file CSV. Amazon Connect esegue queste operazioni:

   • Convalida i dati e fornisce dettagli in caso di errori.

   • Chiede di confermare che vuoi caricare i dati.

   • Carica il file e visualizza un messaggio di conferma al termine.

Dopo aver caricato il file CSV, Amazon Connect verifica il saldo delle assenze disponibile quando vengono presentate richieste di assenza. Se il saldo delle assenze è sufficiente, la richiesta viene approvata. In caso contrario, la richiesta viene rifiutata.

• Il saldo delle assenze per il tipo di assenza richiesta deve essere maggiore o uguale alla durata dell'assenza richiesta.

Download di uno snapshot

Scegli Scarica snapshot per scaricare il set completo dell'ultimo saldo delle assenze caricato e del saldo delle assenze netto al momento del download.

Come viene calcolata la sottrazione delle assenze dal sistema

Quando un'assenza del personale viene approvata, viene usata la logica seguente per calcolare quante ore sottrarre dal saldo delle assenze del personale e dal saldo della assenze consentite per il gruppo:

• Se il periodo di assenza approvato si sovrappone a uno o più turni del personale:

  • Il sistema calcola le ore di assenza detraibili sottraendo dal numero totale di ore sovrapposte la durata delle attività a turni il cui flag Sottrai da saldo delle assenze è impostato su Sì.

• Se il periodo di assenza approvato non include turni del personale che si sovrappongono perché il programma per il periodo di tempo non è stato ancora pubblicato:

  • Il sistema verifica se il personale è programmato per lavorare nel giorno specifico in base all'impostazione Giorno (casella di controllo) del profilo di turno.

    • Se il personale non è programmato per lavorare in questo giorno o se l'assenza approvata non rientra nella finestra temporale del periodo di turno configurato, non viene sottratto alcun periodo di assenza.

    • Se il personale è programmato per lavorare nel giorno specifico, il sistema determina l'effettiva durata del turno in base al profilo di turno configurato. Se la durata del turno non è impostata in modo esplicito nel profilo, il sistema usa come valori predefiniti quello minimo tra l'orario di lavoro massimo definito in Regole del personale per il personale e la durata della finestra del turno specificata nel profilo di turno, impostando correttamente la durata effettiva del turno. Nel caso in cui non sia stato definito alcun orario di lavoro massimo per il personale, il sistema ricorre alla durata della finestra del turno assegnata all'interno del profilo di turno specifico del personale.

    • In base a questa durata effettiva del turno, il sistema determina quale gruppo di attività a turni usare per programmare i turni e quindi sottrae la durata di tutte le attività a turni nel gruppo il cui flag Sottrai da saldo delle assenze è impostato su Sì.

Esempi di logica per la sottrazione delle assenze

Responsabili e supervisori della forza lavoro possono specificare quali attività a turni, oltre alle attività di lavoro predefinite, verranno conteggiate nel saldo della assenze dell'agente. Di seguito viene mostrato un esempio di questa funzionalità:

Vengono configurate due assenze:

• Periodo di ferie, nome dell'attività: VACAY_SK

• Periodo di malattia, nome dell'attività: SICK_SK

Il saldo delle ferie (VACAY_SK) dell'agente 1 è di 30 ore.

Il saldo delle assenze per malattia (SICK_SK) dell'agente 2 è di 12 ore.

Il saldo delle ferie (VACAY_SK) dell'agente 3 è di 15 ore.

Gli agenti 1, 2 e 3 hanno turni di 6 ore. In questi turni è prevista un'attività Pausa di 30 minuti il cui flag Sottrai da saldo delle assenze è impostato su NO.

Scenari

• L'agente 1 ha richiesto un'assenza per l'intera giornata (VACAY_SK). Una volta approvata l'assenza, il sistema sottrae 5 ore e 30 minuti dal saldo delle assenze corrente di 30 ore. I 30 minuti per l'attività Pausa non vengono sottratti, perché il flag dell'attività a turni Sottrai da saldo delle assenze è impostato su No. Il saldo netto dopo la sottrazione delle assenze diventa di 24 ore e 30 minuti.

• L'agente 2 ha richiesto un'assenza al di fuori dell'orario del turno (tra le 9:15 e le 10:15). In questo caso, poiché la richiesta è al di fuori dell'orario pianificato, il sistema non esegue alcuna sottrazione dal saldo delle assenze dell'agente.

• L'agente 3 ha richiesto un'assenza tra le 2:00 e le 4:00, parzialmente al di fuori del turno e parzialmente sovrapposta con il turno. L'attività Pausa con il flag Sottrai da saldo delle assenze rientra nel periodo della richiesta di assenza. In questo scenario il sistema sottrae 1 ora e 15 minuti per la durata tra le 2:45 e le 4:00. Il saldo delle ferie per l'agente 3 sarà ora di 13 ore e 45 minuti.