OPS11-BP04 Gestione delle informazioni
La gestione delle informazioni permette ai membri del team di trovare le informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro. Nella organizzazioni che promuovono la formazione dei propri dipendenti, le informazioni vengono liberamente condivise, migliorando le competenze personali. Le informazioni possono essere vagliate o cercate. Le informazioni sono accurate e aggiornate. Esistono meccanismi per creare nuove informazioni, aggiornare quelle esistenti e archiviare quelle obsolete. L'esempio più comune di una piattaforma di gestione delle informazioni è un sistema di gestione dei contenuti come un Wiki.
Risultato desiderato:
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Accesso per i membri del team a informazioni tempestive e accurate.
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Possibilità di eseguire ricerche nelle informazioni.
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Presenza di un meccanismo per aggiungere, aggiornare e archiviare le informazioni.
Anti-pattern comuni:
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Assenza di un sistema di archiviazione centrale delle informazioni. I membri del team gestiscono i propri appunti su computer locali.
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Presenza di un Wiki self-hosted, ma senza alcun meccanismo per la gestione delle informazioni, con informazioni non aggiornate di conseguenza.
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Le informazioni mancanti vengono identificate da qualcuno, ma non esiste un processo per richiederne l'aggiunta nel Wiki del team. I dipendenti le aggiungono manualmente ma omettono un passaggio importante, causando un'interruzione.
Vantaggi dell'adozione di questa best practice:
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I membri del team acquisiscono le competenze necessarie perché le informazioni vengono condivise liberamente.
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Nuovi membri del team vengono integrati più facilmente perché la documentazione è aggiornata e può essere oggetto di ricerche.
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Le informazioni sono tempestive, accurate e di utilità pratica.
Livello di rischio associato alla mancata adozione di questa best practice: elevato
Guida all'implementazione
La gestione delle informazioni è un aspetto importante delle aziende che promuovono la formazione dei propri dipendenti. Per iniziare, è necessario un repository centrale in cui archiviare le informazioni, un esempio comune del quale è un Wiki self-hosted. Devi sviluppare processi per l'aggiunta, l'aggiornamento e l'archiviazione delle informazioni. Sviluppa standard per gli aspetti da documentare e permetti a ciascuno di contribuire.
Esempio del cliente
AnyCompany Retail ospita un Wiki interno in cui vengono archiviate tutte le informazioni. I membri del team sono incoraggiati ad aggiungere il proprio input nella knowledge base durante lo svolgimento delle proprie mansioni quotidiane. Ogni trimestre un team interfunzionale valuta le pagine obsolete e determina se devono essere archiviate o aggiornate.
Passaggi dell'implementazione
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Per iniziare, identifica il sistema di gestione dei contenuti in cui verranno archiviate le informazioni. Ottieni il consenso degli stakeholder in tutta l'organizzazione.
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Se non possiedi un sistema di gestione dei contenuti, valuta se eseguire un Wiki self-hosted o usare un repository con controllo delle versioni come punto di partenza.
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Sviluppa runbook per l'aggiunta, l'aggiornamento e l'archiviazione delle informazioni. Fornisci ai team la formazione necessaria su questi processi.
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Identifica le informazioni che devono essere archiviate nel sistema di gestione dei contenuti. Inizia dalle attività quotidiane (runbook e playbook) svolte dai membri del team. Collabora con gli stakeholder per classificare in ordine di priorità le informazioni aggiunte.
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Collabora periodicamente con gli stakeholder per identificare le informazioni obsolete e archiviarle o aggiornarle.
Livello di impegno per il piano di implementazione: medio. Se non possiedi un sistema di gestione dei contenuti, puoi configurare un Wiki self-hosted o un repository di documenti con controllo delle versioni.
Risorse
Best practice correlate:
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OPS11-BP08 Documentazione e condivisione delle conoscenze acquisite – La gestione delle informazioni semplifica la condivisione delle conclusioni sulle lezioni apprese.
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