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4. 조직 참여 유도
조직 참여 유도는 이미 만들어진 전략과 계획을 활성화하고 이미 수행한 다양한 평가를 통해 얻은 인사이트를 활용하기 위한 것입니다. 혁신이 시작되면 혁신의 부담은 클라우드 혁신 팀과 다양한 분야의 지식을 가진 리더에서 직원 기반으로 옮겨가기 시작합니다. 조직 참여 유도에는 다음과 같은 5가지 하위 항목이 포함됩니다.
4.1 변경 관리 계획 실행
무엇인가?
변경 관리 계획을 구현하려면 변경 전략 및 계획에 명시된 활동을 체계적이고 상세한 방식으로 실행해야 합니다. 팀의 프로젝트 관리 도구에서 이러한 활동을 추가로 문서화하여 적절한 시간, 리소스 및 순서가 체계적으로 적용되도록 할 수 있습니다.
왜 중요한가?
변경 관리 계획의 목적은 변경 관리를 클라우드 혁신 팀 활동에 맞게 조정하고, 임원 스폰서와 리더의 약속을 확보하고, 영향을 받는 이해관계자를 식별하고 참여를 유도하는 프로세스를 시작하는 것입니다.
언제 사용하는가?
변경 관리 계획을 구현하기 전에 모든 작업이 기본 계획에 설명, 검증 및 통합되었는지 확인하고, RACI 매트릭스가 완성되어 있는지 확인하고, 팀 조직 구조를 수립하고 소통하며, 변경 가속화 팀원을 식별하고, 온보딩하고, 역할을 제대로 인증했는지 확인합니다. 프로그램을 광범위한 클라우드 혁신과 동기화하려면 사용 중인 프로젝트 관리 또는 애자일 도구에 작업을 통합해야 합니다.
참고
RACI 매트릭스는 프로젝트에서 역할과 책임을 정의하고 할당합니다. 예를 들어, RACI를 생성하여 보안 제어 소유권을 정의하거나 클라우드 혁신 프로젝트의 특정 작업에 대한 역할 및 책임을 식별할 수 있습니다.
4.2 커뮤니케이션 계획 배포
무엇인가?
이 단계에는 커뮤니케이션 전략 및 계획에 명시된 활동을 시작하는 것이 포함됩니다. 목표는 클라우드 혁신 팀 활동과의 커뮤니케이션 및 메시지 조정, 임원 스폰서의 의견, 지정된 리더 및 챔피언의 약속, HR 및 내부 커뮤니케이션 팀과의 동기화를 보장하는 것입니다. 핵심 메시지, 다양한 의견, 다양한 채널 및 피드백 루프를 통해 혜택과 비즈니스 가치에 계속 집중하고 전반적인 이해관계자 참여를 유지할 수 있습니다.
왜 중요한가?
그 결과 클라우드 혁신 팀 활동과의 커뮤니케이션 및 메시지 조정이 보장됩니다. 클라우드 혁신이 가속화되고, 규모가 조정되고, 발전하고, 조직은 필연적으로 회전을 경험하게 되므로 커뮤니케이션의 가치를 과소평가할 수 없습니다. 사실, 일관되지 않거나, 시대에 뒤떨어지거나, 대상이 잘못된 커뮤니케이션으로 인해 타임라인이 지연되고, 불신이 생기고, 관계가 손상될 수 있습니다. 일부 조직에서는 하향식 또는 계층형 커뮤니케이션 계획이 필요할 수 있습니다. 이렇게 되면 순차적으로 계층별로 정보를 전달해야 하기 때문에 더 복잡해지고 프로젝트 관리 작업이 가중됩니다.
언제 사용하는가?
커뮤니케이션 계획은 최소한 매주 추적되고 업데이트되는 최신 문서여야 합니다. 또한 커뮤니케이션에 필요한 승인도 추적하고 문서화하여 모든 커뮤니케이션에서 적절한 수준의 품질 보증, 조사 및 정확성을 보장해야 합니다. 피드백 메커니즘을 사용하여 참여도, 메시지 효과, 길이, 빈도, 대상 청중을 측정합니다. 커뮤니케이션 효과에 대한 피드백은 다른 클라우드 혁신 프로그램 보고를 통해 매월 추적할 수 있습니다.
4.3 참여 계획 배포
무엇인가?
앞서 설명했듯이 참여 계획은 개인, 이해관계자 그룹 또는 조직이 클라우드 혁신으로 인한 변화에 대처하는 구체적인 방법을 설명하는 체계적인 접근 방식입니다. 참여 계획의 목적은 모든 주요 이해관계자가 클라우드 혁신의 원하는 비즈니스 성과에 전념하고 집중할 수 있도록 하는 것입니다. 참여 전략에 약술된 대로 약속 모델의 우선순위 지정 및 매핑에 따라 관련 정보를 제공하여 각 이해관계자 그룹을 포함시키고 참여를 유도해야 합니다.
왜 중요한가?
참여 계획을 배포하려면 각 이해관계자 그룹이 변경 오버로드를 방지하기 위해 거쳐야 하는 변경 속도와 양을 선제적으로 관리해야 하므로 현재 상태에서 미래 상태로 성공적으로 전환할 수 있는 가능성이 극대화됩니다. 참여 계획 배포에 체계적인 접근 방식을 사용하면 변화 가속화 팀이 잠재적인 장애물을 선제적으로 관리하고 조직의 동의, 헌신 및 변화 역량을 구축하는 데 도움이 됩니다.
언제 사용하는가?
클라우드 혁신 프로젝트의 수명 주기 전반에 걸쳐 참여 계획을 사용하여 이해관계자 참여 프로그램을 설정하고, 조직의 인식, 이해, 동의 및 헌신을 개발하고, 주요 마이그레이션 및 현대화와 같은 과도기 단계에서 정기적으로 모니터링 및 보고 메커니즘으로 사용해야 합니다.
4.4 교육 계획 배포
무엇인가?
앞서 설명한 것처럼 교육 계획은 제공해야 하는 교육과 교육 개발 및 제공 프로세스를 식별하는 문서입니다. 교육 계획을 배포할 때는 조직의 활동과 일치하는 교육 활동을 구현하는 것이 좋습니다. 직원의 익숙한 워크플로를 방해하지 않는 의미 있는 교육을 실시하면 저항이 줄고 직원들이 변화에 신속하게 대응할 수 있습니다. 또한 데이터 기반 접근 방식을 사용하여 AWS Learning Needs Analysis
왜 중요한가?
교육 계획을 배포하면 클라우드에서 운영하는 데 필요한 혁신 기술을 구축하는 데 유용합니다. 또한, 적절한 대상 고객을 결정하고 일정과 비즈니스 목표에 맞는 방식으로 과정을 체계적으로 예약하면 교육 예산 사용을 최적화하고 교육 이벤트에 최대 참여를 보장하는 데 도움이 됩니다.
언제 사용하는가?
프로그램 전반에 걸쳐 교육 계획을 사용하여 조직의 교육 요구 사항, 구축해야 할 기술, 분기별 또는 월별로 제공할 교육, 교육 도구 게시 장소, 교육 광고 방법, 교육 완료 측정 및 모니터링 방법을 결정합니다. 매년 필요한 새로운 기술과 조직의 새로운 인력을 기준으로 새로운 교육 요구 사항을 결정하고 연간 교육 예산에 맞춰 새 교육 계획의 범위를 정합니다.
4.5 위험 완화 모니터링 및 관리
무엇인가?
앞서 설명한 바와 같이 위험 완화 전략 및 계획은 잠재적 위험에 대한 조직의 노출로 인한 영향을 적시에 제거, 감소 또는 제어하도록 설계되었습니다. 위험 완화를 모니터링하고 관리하는 것은 큰 변화에는 여러 가지 잠재적 위험과 장애물이 수반된다는 점을 인지하는 선제적 단계입니다. 위험을 해결하려면 임원 스폰서, 리더, 챔피언과의 긴밀한 협력과 헌신이 필요합니다.
왜 중요한가?
각 위험에는 관련 확률과 심각도 요인이 있습니다. 위험을 모니터링하면 팀은 클라우드 혁신을 방해할 수 있는 문제의 수, 발생 가능성(확률), 결과가 얼마나 파괴적일 수 있는지(심각도)를 더 잘 이해할 수 있습니다. 위험을 적극적으로 검토하고 모니터링 계획을 수립하면 문제가 되기 전에 위험을 관리하고 완화할 수 있습니다.
언제 사용하는가?
프로그램 시작 시 위험 완화 전략과 계획을 사용하여 형식을 설계하고 위험 차원을 설정합니다. 정기적으로 위험 완화 전략 및 계획을 검토하고 필요에 따라 업데이트합니다. 계획을 모니터링 및 관리하고 결과를 경영진에게 보고하여 추가 완화 조치를 취해야 하는지 결정합니다.
