Punto 1. Mobilitazione del team

Il punto Mobilitazione del team è progettato per creare una struttura e identificare le misure di successo e di governance relative agli sforzi e alle attività di accelerazione del cambiamento. Quest'area contiene otto sottopunti:

1.1 Sviluppo di un documento per l'accelerazione del cambiamento

1.2 Analisi dei fattori di valore

1.3 Definizione della governance

1.4 Definizione della struttura del team di progetto

1.5 Definizione degli scopi e degli obiettivi del progetto

1.6 Definizione dello stato futuro

1.7 Definizione dei parametri aziendali

1.8 Definizione del budget

1.1 Sviluppo di un documento per l'accelerazione del cambiamento

Di cosa si tratta? 

Un Documento per l'accelerazione del cambiamento formale ha lo scopo di rafforzare l'allineamento della leadership e l'adesione all'ambito di lavoro mirato all'accelerazione del cambiamento sin dall'inizio del programma cloud. Questo documento identifica le dipendenze del team del programma cloud da altre aree, nonché le principali parti interessate. Il documento per l'accelerazione del cambiamento include:

• Un processo di revisione dei risultati ottenuti in materia di accelerazione del cambiamento

• Una definizione delle responsabilità delle parti interessate relative alle attività di accelerazione del cambiamento

• Una definizione dei parametri di accelerazione del cambiamento e dei requisiti di creazione dei report 

Perché è importante? 

Il Documento per l'accelerazione del cambiamento è mirato, ponderato e strutturato. Offre soluzioni e tattiche tempestive per massimizzare la velocità, ottimizzare l'adozione e mitigare i rischi organizzativi. Un programma cloud include inevitabilmente rischi che potrebbero causare problemi o deragliamenti. Questo documento anticipa e affronta questi problemi in modo proattivo assegnando risultati attesi, ruoli e responsabilità alle parti interessate, parametri e report. 

Quando si utilizza? 

All'inizio del programma cloud, coordina e raccogli input da vari gruppi: 

• Incontra i responsabili del programma per raccogliere informazioni sul caso aziendale, l'ambito, le tempistiche, le tappe fondamentali, il livello di impegno e informazioni sulle riunioni con le principali parti interessate.

• Incontra lo sponsor esecutivo per raccogliere informazioni sulla visione del valore del cloud e sui risultati aziendali desiderati e per confermare il livello di sponsorizzazione attiva e visibile.

• Incontra i responsabili del flusso di lavoro per raccogliere informazioni sull'ambito, sulle tempistiche dei risultati e degli eventi critici e sulle aspettative di interazione con il team di accelerazione del cambiamento.

• Incontra i gruppi interni (se possibile) come quelli addetti alla gestione del cambiamento, alle comunicazioni aziendali o strategiche, al coinvolgimento dei dipendenti, alle risorse umane e alla formazione (o l'apprendimento e lo sviluppo) per comprendere il livello di supporto che dedicheranno al programma cloud e le aspettative relative ai report sull'accelerazione del cambiamento che dovrai fornire loro.

Questo input aiuta a confermare il livello di supporto e coinvolgimento richiesto per l'accelerazione del cambiamento. Pianificare una riunione per discutere di questi argomenti ti aiuterà a stabilire relazioni iniziali con le parti interessate.

1.2 Analisi dei fattori di valore

Di cosa si tratta? 

L'analisi dei fattori di valore è una base importante per la pianificazione strategica e aiuta la direzione a suddividere le proprie operazioni per definire le leve strategiche critiche. Questa analisi presenta un approccio all'aumento delle prestazioni che creerà legami più forti tra le misure delle prestazioni operative e la creazione di valore per le parti interessate. I fattori di valore possono essere classificati come fattori di crescita, fattori di efficienza o fattori finanziari. Le aziende tendono a creare percorsi di creazione del valore investendo in opportunità di crescita, investendo nell'efficienza operativa, eliminando le attività che distruggono il valore e riducendo i costi di capitale.

Perché è importante? 

Spesso, le organizzazioni premiano involontariamente i manager per aver raggiunto misure prestazionali che hanno un impatto minimo sul valore. Per evitare ciò, le organizzazioni possono identificare i fattori chiave della creazione di valore e strutturare un approccio di misurazione delle prestazioni attorno a essi. I leader possono, a loro volta, concentrare la loro attenzione sulle attività che hanno il maggiore impatto sul valore. 

Quando si utilizza? 

Utilizza l'analisi dei fattori di valore quando desideri esaminare e definire i percorsi specifici per la creazione di valore per funzione e livello all'interno dell'organizzazione. Questo aiuterà i manager a concentrare la loro attenzione sui fattori che contano di più. In genere, i manager hanno una solida conoscenza delle variabili che influiscono sulle prestazioni aziendali e gestiscono tale elenco con diligenza. Il problema è che l'elenco delle variabili è spesso troppo lungo e potrebbe essere prioritario rispetto a obiettivi diversi dalla creazione di valore. I fattori di valore dovrebbero avere un impatto significativo sul valore e dovrebbero essere controllabili.

• I fattori di valore che hanno un forte impatto sul valore e un elevato grado di influenza sulla dirigenza dovrebbero essere gestiti attivamente.

• I fattori di valore che hanno un forte impatto sul valore e un basso grado di influenza sulla dirigenza dovrebbero essere riconfigurati modificando la strategia.

• I fattori di valore che hanno un forte impatto sul valore e un alto grado di influenza sulla dirigenza dovrebbero essere monitorati.

• I fattori di valore che hanno un forte impatto sul valore e un basso grado di influenza sulla dirigenza dovrebbero essere considerati a bassa priorità. 

1.3 Definizione della governance

Di cosa si tratta? 

La governance assicura l'allineamento integrato con i dirigenti, le principali parti interessate, il team del programma cloud e il team di accelerazione del cambiamento. Definisce inoltre la titolarità, i diritti decisionali, la gestione dei problemi e il processo di accelerazione delle attività di accelerazione del cambiamento.

Perché è importante? 

Un programma che stabilisce una struttura e una governance chiare ha una maggiore probabilità di successo rispetto a uno che non stabilisce una struttura o una governance. Questo perché le decisioni e la titolarità dei diritti decisionali possono spesso essere un fattore importante nel ritardare i programmi cloud. La governance stabilisce le autorità decisionali e può fornire indicazioni in merito a decisioni bidirezionali (decisioni che possono essere prese rapidamente a basso rischio e possono essere facilmente annullate) e decisioni unidirezionali (decisioni che richiedono maggiore riflessione e ponderazione, perché non possono essere facilmente annullate). 

Quando si utilizza? 

Utilizza la governance per consentire una leadership e una responsabilità chiare e decisive del programma di accelerazione del cambiamento, fornire la garanzia della qualità e un percorso per affrontare problemi e rischi, specificare un framework per i diritti decisionali per il programma, allineare la struttura del flusso di lavoro alla struttura di governance esistente a livello di progetto, programma e organizzazione e stabilire una cadenza di riunioni e cerimonie Scrum che si adattino al resto dell'andamento del programma e ai meccanismi di creazione dei report. 

1.4 Definizione della struttura del team di progetto

Di cosa si tratta? 

Le strutture dei team di progetto alimentano il programma cloud. Le migrazioni e le trasformazioni del cloud richiedono competenze in materia di accelerazione del cambiamento per affrontare gli aspetti non tecnici del programma. Inoltre, molti programmi cloud stabiliscono l'istituzione di un Centro di eccellenza del Cloud (CCoE) per guidare la propria azienda nelle transizioni organizzative e commerciali nel corso della migrazione o della trasformazione. Una volta stabilita questa struttura, il team di accelerazione del cambiamento, che fa parte del CCoE, è responsabile dell'identificazione dei cambiamenti organizzativi, degli impatti dei cambiamenti, dei cambiamenti dei ruoli, delle comunicazioni e dei requisiti di formazione e di garantire la sponsorizzazione dei dirigenti. 

Perché è importante? 

Come per ogni altro aspetto del tuo programma, dotare il tuo team di accelerazione del cambiamento di risorse dedicate, responsabili ed esperte ti aiuta a investire in una transizione più fluida verso il cloud. I ritardi e le sfide nel percorso di adozione del cloud da parte di un'azienda sono spesso causati da un processo decisionale inadeguato, da problemi di comunicazione o dalla mancanza di un allineamento interfunzionale della leadership. Mitigare i rischi in queste aree e promuovere al contempo la cultura può fare una differenza significativa nella velocità di adozione. 

Quando si utilizza? 

Assegna al tuo team ruoli chiave incentrati sull'accelerazione del cambiamento all'inizio del programma. Valuta i livelli di personale su base continuativa per determinare se sia necessario aumentarli o ridurli in relazione all'ambito e alle tempistiche del programma. Ecco alcuni esempi di ruoli e responsabilità chiave nel team di progetto: 

• Consulente esecutivo per la trasformazione delle persone: collabora con lo sponsor esecutivo del programma e con altri dirigenti IT e aziendali responsabili della migrazione o della trasformazione (ad esempio CIO, CTO, direttore del programma cloud, leader del CCoE).

• Responsabile dell'accelerazione del cambiamento: gestisce tutti gli aspetti del team di accelerazione del cambiamento, i risultati finali e le tempistiche a livello di programma. Collabora con la controparte del flusso di lavoro del cliente, il responsabile del programma, il direttore del programma cloud, il responsabile del CCoE e altri responsabili del flusso di lavoro del programma. 

• Ruoli esecutivi di supervisione dell'accelerazione del cambiamento e di supervisione del programma: collaborano a tutti i livelli per promuovere la strategia del progetto e la corretta implementazione e sono responsabili di garantire la qualità.

• Responsabile della preparazione organizzativa e delle comunicazioni: stabilisce la strategia di comunicazione e implementa il piano di comunicazione; collabora con il responsabile della comunicazione con il cliente e con altre parti interessate, come i responsabili aziendali e i proprietari delle applicazioni, se necessario.

• Responsabile della formazione: progetta e sviluppa la strategia e il piano di formazione. Collabora con il cliente per l'apprendimento e lo sviluppo o il responsabile della formazione per determinare come pubblicizzare al meglio la formazione, indirizzare gli utenti ai corsi di formazione, gestire la logistica della formazione e implementare la formazione all'interno dell'ambiente del cliente. 

• Esperti specializzati in materia (se necessario): si concentrano sugli aspetti variabili del programma, come l'analisi della cultura, la diversità e l'inclusione e la pianificazione strategica della forza lavoro.

Questi ruoli costituiscono la base del team di accelerazione del cambiamento e al team possono essere aggiunte ulteriori risorse man mano che l'ambito della migrazione al cloud o della trasformazione del cloud aumenta, cambia o si espande a livello globale.

1.5 Definizione degli scopi e degli obiettivi del progetto

Di cosa si tratta? 

I traguardi e gli obiettivi di migrazione al cloud o trasformazione del cloud hanno origine nella fase di rilevamento e vengono perfezionati durante le attività di valutazione della preparazione alla migrazione (MRA) e pianificazione della preparazione alla migrazione (MRP). Il team di accelerazione del cambiamento allinea le proprie attività a tali traguardi e obiettivi e li integra nella strategia. I traguardi e gli obiettivi si basano sul business case, sui colloqui con i clienti, sulle riunioni del team di migrazione e sui risultati di MRA e MRP. 

Perché è importante? 

L'inclusione del team di accelerazione del cambiamento nelle sessioni di valutazione e pianificazione favorisce l'allineamento tra le persone, i processi e gli aspetti tecnologici della migrazione e della modernizzazione di applicazioni e carichi di lavoro su AWS. Il team può inoltre contribuire alla progettazione e all'implementazione del CCoE, alla transizione di un modello operativo ibrido al CCoE e alla creazione di nuovi processi e procedure durante l'evoluzione del percorso verso il cloud. 

Quando si utilizza? 

Usa gli scopi e gli obiettivi del progetto per motivare, monitorare e misurare i progressi nel percorso di adozione del cloud. Innanzitutto, comprendi quali obiettivi sono già stati stabiliti. Quindi cerca di stabilire nuovi obiettivi che siano mirati e semplici. Se l'obiettivo non è facilmente comprensibile, probabilmente non è l'obiettivo giusto. Sviluppa parametri e meccanismi di misurazione per aggiornare i dirigenti aziendali sui progressi compiuti rispetto a questi obiettivi e prevedi gli scenari aziendali sulla base di nuove implicazioni. Considera la necessità di raggiungere obiettivi tattici e di gestire l'attività in modo strategico. Prendi in considerazione l'utilizzo dei criteri SMART per gli obiettivi:  

• S: Specific (Specifico); è possibile ottenere un risultato osservabile

• M: Measurable (Misurabile); è possibile quantificare o indicare i progressi sul risultato

• A: Achievable (Raggiungibile); il risultato è fattibile

• R: Realistic (Realistico); si allinea o supporta altri obiettivi o iniziative strategiche

• T: Time-bound (Definito nel tempo); ha una data prevista

1.6 Definizione dello stato futuro

Di cosa si tratta? 

Uno stato futuro di migrazione al cloud o trasformazione del cloud identifica la visione e il valore potenziale che possono essere realizzati dalla soluzione cloud. Lo stato futuro deriva dai risultati della valutazione organizzativa. Rappresenta un allineamento visivo della cultura, della struttura, delle persone, della tecnologia e dei processi dell'organizzazione con i nuovi modi di lavorare incentrati sul cloud. 

Quando modelli lo stato futuro, prendi in considerazione la possibilità di descrivere le modifiche ai seguenti componenti della prospettiva delle persone dell'AWS Cloud Adoption Framework (AWS CAF):

• Evoluzione della cultura: valuta, evolvi in modo incrementale e codifica la cultura organizzativa con aspirazioni di trasformazione digitale. 

• Leadership trasformazionale: rafforza la capacità di leadership e mobilita i leader per promuovere il cambiamento trasformazionale.

• Conoscenza del cloud: sviluppa un acume digitale per sfruttare il cloud in modo sicuro ed efficace per accelerare i risultati aziendali. 

• Trasformazione della forza lavoro: valorizza i talenti e modernizza i ruoli per attrarre, sviluppare e mantenere una forza lavoro esperta del settore digitale e ad alte prestazioni. 

• Accelerazione del cambiamento: accelera l'adozione di nuovi modi di lavorare applicando un framework programmatico per l'accelerazione del cambiamento. 

• Progettazione organizzativa: valuta ed evolvi la progettazione organizzativa per allinearla ai nuovi modi di lavorare nel cloud. 

• Allineamento organizzativo: stabilisci una partnership continua tra strutture organizzative, operazioni aziendali, talenti e cultura. 

Perché è importante? 

Lo stato futuro è alla base dell'approccio di accelerazione del cambiamento che adotterai per trasformare le tue persone, le tue competenze e la tua organizzazione. Pertanto, affinché sia utile è necessaria un'analisi dettagliata. Le tecniche di analisi che possono guidare la definizione dello stato futuro includono l'analisi delle decisioni, l'analisi dei processi, l'analisi delle capacità aziendali, la scomposizione delle funzionalità, la prototipazione e la definizione della roadmap del prodotto. Tieni presente che le caratteristiche del portafoglio di applicazioni influiranno sulla flessibilità del modello operativo dello stato futuro.

Quando si utilizza? 

Utilizza un approccio basato sullo stato futuro per cambiare intenzionalmente il modo in cui lavora la tua azienda e per determinare in che modo le persone guidano la strategia aziendale. Ciò potrebbe comportare cambiamenti drastici come l'esternalizzazione, l'internazionalizzazione o l'adozione di un servizio gestito per fornire aspetti della tua attività. Per prendere questo tipo di decisioni sullo stato futuro, coinvolgi partecipanti che hanno esperienze diverse o provengono da diverse professioni per incoraggiare l'innovazione. Molte aziende traggono vantaggio dall'identificazione di una rete di agenti del cambiamento che rappresentano un'impronta della base di utenti interessata (funzioni, aree geografiche, ruoli e così via) della migrazione al cloud o della trasformazione del cloud. Un agente del cambiamento è qualcuno che è competente, autentico e credibile e ha influenza, con o senza autorità formale, all'interno della propria rete. Inoltre, pensa all'allineamento organizzativo e stabilisci una partnership continua tra strutture organizzative, operazioni aziendali, talenti e cultura. È probabile che lo stato futuro si evolverà con il percorso di adozione del cloud e deve rimanere flessibile. Pertanto, definisci uno o più stati provvisori che possono essere ragionevolmente raggiunti durante la transizione e valuta i progressi verso lo stato futuro desiderato su base regolare (trimestrale o semestrale).

1.7 Definizione dei parametri aziendali

Di cosa si tratta? 

I parametri di accelerazione del cambiamento sono misure delle prestazioni che monitorano e tengono traccia del modo in cui le persone dell'organizzazione stanno passando attraverso i processi richiesti e i cambiamenti tecnologici, le migrazioni e l'adozione del cloud. I parametri possono essere sia qualitativi che quantitativi e possono includere sia indicatori di ritardo che indicatori anticipatori. 

Ti consigliamo di creare una scheda di valutazione dell'accelerazione del cambiamento che tenga traccia sia delle misure qualitative (come la percezione del cambiamento da parte dei dipendenti e dell'impegno al cambiamento) sia delle misure quantitative (come la percentuale di dipendenti che hanno partecipato a corsi di formazione programmati o sono venuti a conoscenza del cambiamento dal proprio responsabile diretto).

La scheda di valutazione dell'accelerazione del cambiamento può concentrarsi su: 

• Visione e strategia condivise: consapevolezza del programma, efficacia della messaggistica, allineamento della strategia e dell'implementazione e livello di impatto del programma 

• Coinvolgimento e allineamento degli sponsor: impegno, preparazione e definizione delle priorità del programma

• Coinvolgimento degli utenti aziendali, conoscenza delle risorse, livello di comprensione di come i cambiamenti influiscono sul lavoro quotidiano

• Competenza e sviluppo delle abilità: efficacia della formazione, certificazioni ottenute e disponibilità a svolgere attività lavorative nel cloud

Perché è importante? 

In alcuni progetti, gli aspetti tecnici, finanziari e operativi dell'implementazione o della migrazione vengono seguiti e monitorati da vicino, mentre i problemi relativi alle persone vengono ignorati o non diagnosticati finché non diventano problemi. Tuttavia, l'elevato tasso di fallimento che caratterizza le implementazioni dei progetti e le migrazioni in stallo è legato più strettamente all'incapacità di gestire le persone durante il cambiamento che a fattori operativi o finanziari. I seguenti principi guida sono fondamentali per il successo della migrazione e l'adozione aziendale:

• La leadership è informata e sostiene gli sforzi di implementazione della migrazione al cloud.

• Si comprende una visione chiara, concisa e ben articolata del futuro e la chiarezza sul motivo per cui è importante cambiare.

• Le parti interessate a tutti i livelli comprendono il cambiamento a livello personale. Sono consapevoli di ciò che servirà per arrivarci e si assumono la responsabilità del cambiamento.

• Tutti i dipendenti interessati dai cambiamenti sono pienamente consapevoli, preparati e ricevono una formazione tempestiva e pertinente.

• Le informazioni sul programma e le risorse di supporto sono disponibili prima e dopo la migrazione.

Questi principi guida, implementati da un solido piano di accelerazione del cambiamento, aiutano a promuovere l'adozione da parte degli utenti aziendali e la buona riuscita del programma.

Quando si utilizza? 

Nelle prime fasi del processo di migrazione al cloud è importante confermare e stabilire parametri di accelerazione del cambiamento che il programma seguirà durante tutto il suo ciclo di vita. Le misurazioni che possono essere utilizzate per tenere traccia dei parametri includono, a titolo esemplificativo, sondaggi, ricevute via e-mail, utilizzo di link e-mail, visualizzazioni o clic sulle pagine Web, valutazioni, parametri di competenza, riunioni individuali, partecipazione ai principali eventi del programma, feedback degli agenti del cambiamento e punteggi netti dei promotori. 

1.8 Definizione del budget

Di cosa si tratta? 

Un budget è il piano finanziario per un periodo del programma, ad esempio un anno, o la durata della trasformazione del cloud. Per il flusso di lavoro di accelerazione del cambiamento, la comprensione dei costi relativi al supporto delle persone e delle dimensioni organizzative di una migrazione al cloud o trasformazione del cloud è fondamentale per controllare e implementare attività e risorse e mitigare i rischi. Sebbene il budget possa variare a seconda dei progetti di accelerazione del cambiamento, ti consigliamo di spendere una parte del budget in risorse dedicate alla gestione del cambiamento. Esiste una relazione tra risorse sufficienti ed efficacia della gestione del cambiamento. Per ulteriori informazioni, consulta il punto 5 della sezione Best Practices in Change Management sul sito web di Prosci. (Prosci è una società di ricerca che si concentra sulle best practice di gestione del cambiamento.)

I requisiti di budget possono essere classificati come riportato di seguito: 

• Risorse del team addetto all'accelerazione del cambiamento (ad esempio, gestione del cambiamento, formazione, comunicazione, redattori tecnici, progettisti didattici)

• Sviluppo di materiali (ad esempio comunicazioni, marketing interno, traduzioni, materiale stampato)

• Abilità e conoscenze (ad esempio, formazione specialistica, formazione con istruttore, giornate di gioco, workshop, simulazioni, certificazioni)

• Viaggi ed eventi (ad esempio, valutazioni della preparazione organizzativa, visite in loco, corsi di formazione con istruttore, eventi di attualità che suscitano interesse ed entusiasmo)

• Software (ad esempio, sistemi di gestione dell'apprendimento, licenze per la progettazione didattica, quote di iscrizione, tariffe per la creazione di report, strumenti per webinar per conferenze)

• Hardware (ad esempio, noleggio di laptop o noleggio per corsi di formazione)

• Strutture (ad esempio, tariffe per corsi di formazione fuori sede, sale conferenze, proiettori, apparecchiature A/V)

Per le organizzazioni con budget limitati, molti corsi di formazione ed eventi che tradizionalmente si svolgevano di persona in un ambiente fisico possono essere erogati anche in modo virtuale e asincrono per contenere i costi e offrire maggiore inclusività ai membri del team globale. 

Perché è importante? 

L'investimento per l'accelerazione del cambiamento dovrebbe essere direttamente allineato all'entità del cambiamento e alla portata delle attività previste. La comprensione dell'ambito offre una migliore visibilità sulla previsione e sulla stima dei costi. 

È necessario prestare attenzione al budget previsto per l'accelerazione del cambiamento, la gestione del cambiamento organizzativo, la progettazione organizzativa, la cultura, la comunicazione e le risorse di formazione. Considera anche le spese relative allo sviluppo, all'implementazione e alla fornitura di materiali di formazione e comunicazione, software, hardware e le spese relative ai viaggi. 

Quando si utilizza? 

Per sostenere la creazione di un budget solido, la maggior parte delle attività di accelerazione del cambiamento può essere anticipata e pianificata in anticipo, con gli input della Valutazione della preparazione alla migrazione (MRA). Possono emergere attività non pianificate durante l'operazione di migrazione al cloud. Queste potrebbero richiedere ulteriori indagini e valutazioni e richiedere l'approvazione da parte del team dirigenziale.