從 WorkDocs 遷移資料

WorkDocs 提供兩種從 WorkDocs 網站遷移資料的方法。本節提供這些方法的概觀，以及執行、疑難排解和最佳化每個遷移方法的詳細步驟連結。

客戶將有兩個選項可從 Amazon WorkDocs 中移出其資料：現有的大量下載功能（方法 1) 或我們新的資料遷移工具（方法 2)。下列主題說明如何使用這兩種方法。

主題

方法 1：大量下載檔案
方法 2：使用遷移工具

方法 1：大量下載檔案

如果您想要控制遷移哪些檔案，您可以手動大量下載這些檔案。此方法可讓您僅選取所需的檔案，並將其下載到另一個位置，例如本機磁碟機。您可以從 WorkDocs 網站或 WorkDocs Drive 下載檔案和資料夾。

請記得以下事項：

您的網站使用者可以依照下列步驟下載檔案。如果您希望的話，您可以設定共用資料夾，讓您的使用者將檔案移至該資料夾，然後將資料夾下載到另一個位置。您也可以將所有權轉移給自己並執行下載。
若要下載具有註解的 Microsoft Word 文件，請參閱 WorkDocs 使用者指南中的下載具有意見回饋的 Word 文件。
您必須使用 WorkDocs Drive 下載大於 5 GB 的檔案。
當您使用 WorkDocs Drive 下載檔案和資料夾時，目錄結構、檔案名稱和檔案內容會保持不變。不會保留檔案所有權、許可和版本。

從 Web 下載檔案

您可以在下列情況下使用此方法下載檔案：

您只想從網站下載一些檔案。
您想要下載具有註解的 Word 文件，並讓這些註解保留在其各自的文件中。遷移工具會下載所有註解，但會將它們寫入個別的 XML 檔案。然後，網站使用者可能無法將評論與其 Word 文件建立關聯。

從 Web 下載檔案

登入 WorkDocs。
視需要開啟資料夾，其中包含您要下載的檔案。
選取您要下載的檔案旁的核取方塊。

-或是-

選取清單頂端的核取方塊，以選擇資料夾中的所有檔案。
開啟動作功能表，然後選擇下載。

在 PC 上，下載的檔案預設會落在 Downloads/WorkDocsDownloads/folder 名稱中。在 Macintosh 上，檔案預設會落在硬碟名稱/使用者/使用者名稱/WorkDocsDownloads 中。

從 Web 下載資料夾

注意

當您下載資料夾時，您也可以下載資料夾中的所有檔案。如果您只想要下載資料夾中的某些檔案，請將不需要的檔案移至另一個位置或資源回收筒，然後下載資料夾。

從 Web 下載資料夾

登入 WorkDocs
選取您要下載的每個資料夾旁的核取方塊。

-或是-

開啟資料夾，然後選取您要下載的任何子資料夾旁的核取方塊。
開啟動作功能表，然後選擇下載。

在 PC 上，下載的資料夾預設會落在 Downloads/WorkDocsDownloads/folder 名稱中。在 Macintosh 上，檔案預設會落在硬碟名稱/使用者/使用者名稱/WorkDocsDownloads 中。

使用 WorkDocs Drive 下載檔案和資料夾

注意

您必須安裝 WorkDocs Drive 才能完成下列步驟。如需詳細資訊，請參閱 WorkDocs Drive 使用者指南中的安裝 WorkDocs Drive。

從 WorkDocs Drive 下載檔案和資料夾

啟動 File Explorer 或 Finder 並開啟 W：磁碟機。
選取您要下載的資料夾或檔案。
按住（按一下滑鼠右鍵）所選項目，然後選擇複製，然後將複製的項目貼到新位置。

-或是-

將選取的項目拖曳至其新位置。
從 WorkDocs Drive 刪除原始檔案。

方法 2：使用遷移工具

當您想要從 WorkDocs 網站遷移所有資料時，您可以使用 WorkDocs 遷移工具。

遷移工具會將資料從網站移至 Amazon Simple Storage Service 儲存貯體。工具會為每個使用者建立壓縮的 ZIP 檔案。壓縮檔案包含 WorkDocs 網站上每個最終使用者的所有檔案和資料夾、版本、許可、註解和註釋。

先決條件

您必須有下列項目才能使用遷移工具。

Amazon S3 儲存貯體。如需有關建立 Amazon S3 儲存貯體的資訊，請參閱《Amazon S3 使用者指南》中的建立儲存貯體。您的儲存貯體必須使用相同的 IAM 帳戶，並且與 WorkDocs 網站位於相同的區域。此外，您必須封鎖對儲存貯體的公開存取。如需執行此操作的詳細資訊，請參閱《Amazon S3 使用者指南》中的封鎖對 Amazon S3 儲存體的公開存取。 Amazon S3

若要授予 WorkDocs 上傳檔案的許可，請設定儲存貯體政策，如下列範例所示。政策使用 aws:SourceAccount和 aws:SourceArn條件索引鍵來減少政策的範圍，這是安全最佳實務。
```
{
    "Version": "2012-10-17",
    "Statement": [
        {
            "Sid": "AllowWorkDocsFileUpload",
            "Effect": "Allow",
            "Principal": {
                "Service": "workdocs.amazonaws.com"
            },
            "Action": "s3:PutObject",
            "Resource": "arn:aws:s3:::BUCKET-NAME/*",
            "Condition": {
                "StringEquals": {
                    "aws:SourceAccount": "AWS-ACCOUNT-ID"
                },
                "ArnLike": {
                    "aws:SourceArn": "arn:aws:workdocs:REGION:AWS-ACCOUNT-ID:organization/WORKDOCS-DIRECTORY-ID"
                }
            }
        }
    ]
}
```
注意
- WORKDOCS-DIRECTORY-ID 是您 WorkDocs 網站的組織 ID。這可在 AWS WorkDocs 主控台的「我的網站」資料表中找到
- 如需設定儲存貯體政策的詳細資訊，請參閱使用 Amazon S3 主控台新增儲存貯體政策

IAM 政策。若要在 WorkDocs 主控台上開始遷移，IAM 呼叫主體必須將下列政策連接至其許可集：


{
    "Version": "2012-10-17",
    "Statement": [
        {
            "Sid": "AllowStartWorkDocsMigration",
            "Effect": "Allow",
            "Action": [
                "workdocs:StartInstanceExport"
            ],
            "Resource": [
                "arn:aws:workdocs:REGION:AWS-ACCOUNT-ID:organization/WORKDOCS-DIRECTORY-ID"
            ]
        },
        {
            "Sid": "AllowDescribeWorkDocsMigrations",
            "Effect": "Allow",
            "Action": [
                "workdocs:DescribeInstanceExports",
                "workdocs:DescribeInstances"
            ],
            "Resource": [
                "*"
            ]
        },
        {
            "Sid": "AllowS3Validations",
            "Effect": "Allow",
            "Action": [
                "s3:HeadBucket",                
                "s3:ListBucket",
                "s3:GetBucketPublicAccessBlock",
                "kms:ListAliases"
            ],
            "Resource": [
                "arn:aws:s3:::BUCKET-NAME"
            ]
        },
        {
            "Sid": "AllowS3ListMyBuckets",
            "Effect": "Allow",
            "Action": [
                "s3:ListAllMyBuckets"
            ],
            "Resource": [
                "*"
            ]
        }
    ]
}

或者，您可以使用 AWS KMS 金鑰來加密儲存貯體中的靜態資料。如果您不提供金鑰，則會套用儲存貯體的標準加密設定。如需詳細資訊，請參閱 Key Management Service 開發人員指南中的建立AWS 金鑰。

若要使用 AWS KMS 金鑰，請將下列陳述式新增至 IAM 政策。您必須使用 SYMMETRIC_DEFAULT 類型的作用中金鑰。
```
{
    "Sid": "AllowKMSMigration",
     "Effect": "Allow",
     "Action": [
         "kms:CreateGrant",
         "kms:DescribeKey"        
     ],
     "Resource": [   
       
         "arn:aws:kms:REGION:AWS-ACCOUNT-ID:key/KEY-RESOURCE-ID"
     ]
}
```

限制

遷移工具有下列限制：

此工具會將所有使用者許可、註解和註釋寫入個別的 CSV 檔案。您必須手動將該資料映射至對應的檔案。
您只能遷移作用中的網站。
工具在每個 24 小時期間內，每個網站只能成功遷移一次。
您無法執行相同網站的並行遷移，但您可以為不同的網站執行並行遷移。
每個 zip 檔案最多為 50GB。WorkDocs 中資料超過 50GB 的使用者將匯出多個 zip 檔案至 Amazon S3。
工具不會匯出大於 50 GB 的檔案。此工具會列出 CSV 檔案中任何大於 50 GB 的檔案，其字首與 ZIP 檔案相同。例如，/workdocs/site-alias/created-timestamp-UTC/skippedFiles.csv。您可以編寫程式或手動下載列出的檔案。如需有關以程式設計方式下載的資訊，請參閱 WorkDocs 開發人員指南https://docs.aws.amazon.com/workdocs/latest/developerguide/download-documents.html中的。如需有關手動下載檔案的資訊，請參閱本主題稍早方法 1 中的步驟。
每個使用者的 zip 檔案只會包含他們擁有的檔案和/或資料夾。與使用者共用的任何檔案和/或資料夾都將位於擁有檔案和/或資料夾之使用者的 zip 檔案中。
如果 WorkDocs 中的資料夾是空的（不包含巢狀檔案/資料夾），則不會匯出該資料夾。
不保證在遷移任務啟動後建立的任何資料（檔案、資料夾、版本、註解、註釋）都會包含在 S3 的匯出資料中。
您可以將多個網站遷移到 Amazon S3 儲存貯體。您不需要為每個站點建立一個儲存貯體。不過，您必須確保您的 IAM 和儲存貯體政策允許多個網站。
根據您遷移到儲存貯體的資料量，遷移會增加 Amazon S3 成本。如需詳細資訊，請參閱 Amazon S3 定價頁面。

執行遷移工具

下列步驟說明如何執行 WorkDocs 遷移工具。

遷移網站

開啟 WorkDocs 主控台，網址為 https：//https://console.aws.amazon.com/zocalo/。
在導覽窗格中，選擇我的網站，然後選取您要遷移的網站旁的選項按鈕。
開啟動作清單，然後選擇遷移資料。
在遷移資料網站名稱頁面上，輸入 Amazon S3 儲存貯體的 URI。

-或是-

選擇瀏覽 S3 並遵循下列步驟：
1. 視需要搜尋儲存貯體。
2. 選取儲存貯體名稱旁的選項按鈕，然後選取選擇。
（選用）在通知下，輸入最多五個電子郵件地址。工具會將遷移狀態電子郵件傳送給每個收件人。
（選用）在進階設定下，選取 KMS 金鑰來加密儲存的資料。
在文字方塊migrate中輸入以確認遷移，然後選擇開始遷移。

指標隨即出現，並顯示遷移的狀態。遷移時間會根據網站中的資料量而有所不同。

遷移完成時：

如果有的話，工具會將「成功」電子郵件傳送至設定期間輸入的地址。
您的 Amazon S3 儲存貯體將包含 /workdocs/site-alias/created-timestamp-UTC/ 資料夾。該資料夾包含每個使用者在網站上具有資料的壓縮資料夾。每個壓縮資料夾都包含使用者的資料夾和檔案，包括許可和註解映射 CSV 檔案。
如果使用者在遷移之前移除所有檔案，則該使用者不會顯示壓縮資料夾。
版本 – 具有多個版本的文件具有 _version_creation 時間戳記識別符。時間戳記使用 epoch 毫秒。例如，名為「TestFile.txt”的文件，其中包含 2 個版本，如下所示：
```
          TestFile.txt (version 2 - latest version)
          TestFile_version_1707437230000.txt
      
```

許可 – 下列範例顯示典型許可 CSV 檔案的內容。


PathToFile,PrincipalName,PrincipalType,Role
/mydocs/Projects,user1@domain.com,USER,VIEWER
/mydocs/Personal,user2@domain.com,USER,VIEWER
/mydocs/Documentation/Onboarding_Guide.xml,user2@domain.com,USER,CONTRIBUTOR
/mydocs/Documentation/Onboarding_Guide.xml,user1@domain.com,USER,CONTRIBUTOR
/mydocs/Projects/Initiative,user2@domain.com,USER,CONTRIBUTOR
/mydocs/Notes,user2@domain.com,USER,COOWNER
/mydocs/Notes,user1@domain.com,USER,COOWNER
/mydocs/Projects/Initiative/Structures.xml,user3@domain.com,USER,COOWNER

註解 – 下列範例顯示典型註解 CSV 檔案的內容。


PathToFile,PrincipalName,PostedTimestamp,Text
/mydocs/Documentation/Onboarding_Guide.xml,user1@domain.com,2023-12-28T20:57:40.781Z,TEST ANNOTATION 1
/mydocs/Documentation/Onboarding_Guide.xml,user2@domain.com,2023-12-28T22:18:09.812Z,TEST ANNOTATION 2
/mydocs/Documentation/Onboarding_Guide.xml,user3@domain.com,2023-12-28T22:20:04.099Z,TEST ANNOTATION 3
/mydocs/Documentation/Onboarding_Guide.xml,user1@domain.com,2023-12-28T20:56:27.390Z,TEST COMMENT 1
/mydocs/Documentation/Onboarding_Guide.xml,user2@domain.com,2023-12-28T22:17:10.348Z,TEST COMMENT 2
/mydocs/Documentation/Onboarding_Guide.xml,user3@domain.com,2023-12-28T22:19:42.821Z,TEST COMMENT 3
/mydocs/Projects/Agora/Threat_Model.xml,user1@domain.com,2023-12-28T22:21:09.930Z,TEST ANNOTATION 4
/mydocs/Projects/Agora/Threat_Model.xml,user1@domain.com,2023-12-28T20:57:04.931Z,TEST COMMENT 4

略過檔案 – 下列範例顯示典型略過檔案 CSV 檔案的內容。我們縮短了 ID 並略過了原因值，以提高可讀性。


FileOwner,PathToFile,DocumentId,VersionId,SkippedReason
user1@domain.com,/mydocs/LargeFile1.mp4,45e433b5469...,170899345...,The file is too large. Please notify the document owner...
user2@domain.com,/mydocs/LargeFile2.pdf,e87f725898c1...,170899696...,The file is too large. Please notify the document owner...

從 Amazon S3 下載遷移的資料

由於遷移會增加 Amazon S3 成本，因此您可以將遷移的資料從 Amazon S3 下載到另一個儲存解決方案。本主題說明如何下載遷移的資料，並提供將資料上傳至儲存解決方案的建議。

注意

下列步驟說明如何一次下載一個檔案或資料夾。如需其他下載檔案方式的資訊，請參閱《Amazon S3 使用者指南》中的下載物件。

下載資料

開啟位於 https://console.aws.amazon.com/s3/ 的 Amazon S3 主控台。
選取目標儲存貯體並導覽至網站別名。
選取壓縮資料夾旁的核取方塊。

-或是-

開啟壓縮資料夾，並選取個別使用者檔案或資料夾旁的核取方塊。
選擇 Download (下載)。

儲存解決方案的建議

對於大型網站，我們建議您使用合規的 Linux 型 Amazon Machine Image 佈建 EC2 執行個體，以程式設計方式從 Amazon S3 下載您的資料、解壓縮資料，然後將其上傳至您的儲存提供者或本機磁碟。

對遷移進行故障診斷

請嘗試這些步驟，以確保您已正確設定環境：

如果遷移失敗，WorkDocs 主控台的遷移歷史記錄索引標籤上會顯示錯誤訊息。檢閱錯誤訊息。
檢查您的 Amazon S3 儲存貯體設定。
重新執行遷移。

若問題仍持續發生，請聯絡 AWS Support。包含 WorkDocs 站點 URL 和遷移任務 ID，位於遷移歷史記錄表中。

檢視遷移歷史記錄

下列步驟說明如何檢視遷移歷史記錄。

檢視您的歷史記錄

開啟 WorkDocs 主控台，網址為 https：//https://console.aws.amazon.com/zocalo/。
選取所需 WorkDocs 網站旁的選項按鈕。
開啟動作清單，然後選擇遷移資料。
在遷移資料網站名稱頁面上，選擇進行中遷移和歷史記錄。

遷移歷史記錄會出現在遷移下。下圖顯示典型的歷史記錄。

您的瀏覽器已停用或無法使用 Javascript。

您必須啟用 Javascript，才能使用 AWS 文件。請參閱您的瀏覽器說明頁以取得說明。

文件慣用形式

什麼是 Amazon WorkDocs？

先決條件