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Punto 4. Involucrar a la organización
El objetivo de involucrar a la organización es activar las estrategias y los planes que se han creado y utilizar los conocimientos adquiridos a partir de las diversas evaluaciones que ya ha realizado. A medida que inicia la transformación, la carga de la transformación se traslada del equipo de transformación en la nube y los líderes interdisciplinarios a la base de empleados. Involucrar a la organización abarca cinco subpuntos:
4.1 Implementar planes de gestión del cambio
4.2 Implementar un plan de comunicación
4.3 Implementar un plan de participación
4.4 Implementar un plan de capacitación
4.5 Monitorear y administrar la mitigación de riesgos
4.1 Implementar planes de gestión del cambio
¿Qué es?
La implementación de planes de gestión del cambio implica lanzar las actividades identificadas en la estrategia y el plan de cambio de una manera estructurada y detallada. Puede registrar mejor estas actividades en la herramienta de gestión de proyectos del equipo para asegurarse de que se emplean el tiempo, los recursos y la secuencia adecuados en orden.
¿Por qué es valioso?
El objetivo de los planes de gestión del cambio es garantizar que esta esté alineada con las actividades del equipo de transformación en la nube, garantizar el compromiso de los patrocinadores ejecutivos y líderes, e iniciar el proceso para identificar e involucrar a las partes interesadas afectadas.
¿Cuándo debe usarse?
Antes de implementar los planes de gestión del cambio, asegúrese de que todas las tareas se hayan contabilizado, validado e incorporado al plan principal; de que se haya completado una matriz de responsable, fiable, consultada e informada (RACI); de que se haya establecido y comunicado la estructura organizativa del equipo; y de que los miembros del equipo de aceleración del cambio hayan sido identificados, incorporados y autenticados debidamente en sus funciones. Para mantener el programa sincronizado con la transformación más amplia en la nube, asegúrese de integrar las tareas en la gestión de proyectos o en las herramientas ágiles que utilice.
nota
Con la matriz RACI se definen y asignan funciones y responsabilidades en un proyecto. Por ejemplo, puede crear una RACI con el fin de definir la propiedad del control de seguridad o identificar las funciones y responsabilidades para tareas específicas de un proyecto de transformación en la nube.
4.2 Implementar un plan de comunicación
¿Qué es?
Este paso implica lanzar las actividades identificadas en la estrategia y el plan de comunicación. El objetivo es garantizar que la comunicación y los mensajes estén alineados con las actividades del equipo de transformación en la nube, la voz del patrocinador ejecutivo, el compromiso de los líderes y defensores designados y la sincronización con los equipos de RR. HH. y de comunicación interna. Puede seguir centrándose en los beneficios y el valor empresarial, y mantener la participación general de las partes interesadas a través de mensajes clave, voces variadas, múltiples canales y circuitos de retroalimentación.
¿Por qué es valioso?
El resultado es garantizar la alineación de la comunicación y los mensajes con las actividades del equipo de transformación en la nube. A medida que la transformación en la nube se acelera, escala y evoluciona, y la organización experimenta inevitablemente cambios de personal, no se puede subestimar el valor de las comunicaciones. De hecho, las comunicaciones incoherentes, anticuadas o mal direccionadas pueden provocar retrasos en los plazos, desconfianza y dudas en las relaciones. En algunas organizaciones, puede ser necesario un plan de comunicación gradual o escalonado. Esto suma complejidad y tareas de gestión de proyectos, ya que la información debe comunicarse en capas, en orden secuencial.
¿Cuándo debe usarse?
Un plan de comunicación debe ser un documento dinámico del que se haga un seguimiento y que se actualice al menos una vez por semana. Además, también debe hacerse un seguimiento de las aprobaciones requeridas para las comunicaciones y deben registrarse para garantizar que todas las comunicaciones cuenten con el nivel adecuado de garantía de calidad, escrutinio y precisión. Utilice los mecanismos de retroalimentación para medir la participación, la eficacia de los mensajes, la longitud, la frecuencia y el público objetivo. Los comentarios sobre la eficacia de la comunicación se pueden rastrear mensualmente con otros informes de programas de transformación en la nube.
4.3 Implementar un plan de participación
¿Qué es?
Como se describió anteriormente, un plan de participación es un enfoque sistemático que describe formas específicas en las que una persona, un grupo de partes interesadas o una organización abordará los cambios provocados por la transformación en la nube. El objetivo del plan de participación es mantener a todas las partes interesadas clave comprometidas y centradas en los resultados empresariales deseados de la transformación en la nube. Debe incluir e involucrar a cada grupo de partes interesadas al compartir información relevante de acuerdo con la priorización y la esquematización del modelo de compromiso, tal como se describe en la estrategia de participación.
¿Por qué es valioso?
La implementación del plan de participación implica administrar de forma proactiva el ritmo y la cantidad de cambios que cada grupo de partes interesadas debe sufrir para evitar la sobrecarga de cambios, lo que maximiza las posibilidades de una transición exitosa del estado actual al futuro. Tener un enfoque metódico para implementar el plan de participación también ayuda al equipo de aceleración del cambio a administrar de forma proactiva cualquier posible obstáculo y a fomentar la aceptación, el compromiso y la capacidad de cambio de la organización.
¿Cuándo debe usarse?
Debe utilizar el plan de participación durante todo el ciclo de vida del proyecto de transformación en la nube para configurar el programa de participación de las partes interesadas; desarrollar la conciencia, la comprensión, la aceptación y el compromiso de la organización; durante las fases de transición, como las principales migraciones y modernizaciones; y periódicamente como mecanismo de monitoreo y elaboración de informes.
4.4 Implementar un plan de capacitación
¿Qué es?
Como se describió anteriormente, un plan de capacitación es un documento que identifica la capacitación que debe impartirse y el proceso para desarrollar e impartir la capacitación. Cuando implemente el plan de capacitación, considere implementar una iniciativa de capacitación que sea coherente con las actividades de su organización. Una capacitación significativa que no interrumpa el flujo de trabajo habitual del empleado reduce la resistencia y permite a los empleados responder rápidamente a los cambios. Además, utilizar un enfoque basado en datos para recopilar las preferencias de capacitación desde un Análisis de necesidades de aprendizaje de AWS
¿Por qué es valioso?
Implementar un plan de capacitación es beneficioso para desarrollar las habilidades de transformación necesarias para operar en la nube. Además, determinar el público objetivo adecuado y programar metódicamente los cursos de forma que se adapten a sus horarios y objetivos empresariales permite optimizar el presupuesto y garantizar la máxima participación en estos eventos.
¿Cuándo debe usarse?
Utilice un plan de capacitación a lo largo del programa para determinar las necesidades de capacitación de la organización, las habilidades que deben desarrollarse, la capacitación que se ofrecerá trimestral o mensualmente, dónde publicar las herramientas de capacitación, cómo anunciarla y cómo medir y monitorear su finalización. Determine anualmente las nuevas necesidades de capacitación en función de las nuevas habilidades requeridas y de las nuevas personas que haya en la organización, y elabore un nuevo plan que se ajuste al presupuesto anual de capacitación.
4.5 Monitorear y administrar la mitigación de riesgos
¿Qué es?
Como se describió anteriormente, una estrategia y un plan de mitigación de riesgos están diseñados para eliminar, reducir o controlar el impacto de la exposición de una organización a los posibles riesgos de manera oportuna. El monitoreo y la gestión de la mitigación de riesgos son una medida proactiva que reconoce que cualquier cambio importante conllevará una serie de posibles riesgos y obstáculos. La resolución de los riesgos requiere compromiso y una estrecha colaboración con el patrocinador ejecutivo, los líderes y los promotores.
¿Por qué es valioso?
Cada riesgo tiene un factor de probabilidad y gravedad asociado. El monitoreo de los riesgos permite a los equipos comprender mejor la cantidad de problemas que pueden interrumpir o desviar la transformación en la nube, su probabilidad y lo devastadores que podrían ser los resultados (gravedad). Al revisar activamente los riesgos y elaborar planes para supervisarlos, puede gestionar y mitigar los riesgos antes de que se conviertan en problemas.
¿Cuándo debe usarse?
Utilice una estrategia y un plan de mitigación de riesgos cuando comience el programa para diseñar el formato y establecer las dimensiones del riesgo. Revise la estrategia y el plan de mitigación de riesgos con regularidad y actualícelos según sea necesario. Monitoree y administre el plan e informe los resultados a los líderes para determinar si se deben implementar medidas de mitigación adicionales.
