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Punto 4. Coinvolgimento dell'organizzazione
Il punto Coinvolgimento dell'organizzazione ha lo scopo di attivare le strategie e i piani che sono stati creati e di utilizzare le conoscenze acquisite dalle varie valutazioni che hai già condotto. Con l'inizio della trasformazione, l'onere del processo inizia a spostarsi dal team di trasformazione del cloud e dai leader interfunzionali alla base di dipendenti. Il punto Coinvolgimento dell'organizzazione contiene cinque punti secondari:
4.1 Implementazione di piani di gestione del cambiamento
4.2 Implementazione di un piano di comunicazione
4.3 Implementazione di un piano di coinvolgimento
4.4 Implementazione di un piano di formazione
4.5 Monitoraggio e gestione della mitigazione del rischio
4.1 Implementazione di piani di gestione del cambiamento
Di cosa si tratta?
L'implementazione dei piani di gestione del cambiamento implica l'avvio delle attività identificate nella strategia e nel piano di cambiamento in modo strutturato e dettagliato. Puoi documentare ulteriormente queste attività nello strumento di gestione dei progetti del team per garantire che il tempo, le risorse e la sequenza appropriati vengano applicati in modo disciplinato.
Perché è importante?
L'obiettivo dei piani di gestione del cambiamento è garantire l'allineamento della gestione del cambiamento con le attività dei team di trasformazione del cloud, garantire l'impegno degli sponsor e dei leader esecutivi e avviare il processo per identificare e coinvolgere le parti interessate.
Quando si utilizza?
Prima di implementare i piani di gestione del cambiamento, assicurati che tutte le attività siano state contabilizzate, convalidate e incorporate nel piano generale; che una matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) sia completa; che sia stata stabilita e comunicata una struttura organizzativa del team e che i membri del team di accelerazione del cambiamento siano stati identificati, inseriti e adeguatamente autenticati nei rispettivi ruoli. Per mantenere il programma sincronizzato con la più ampia trasformazione del cloud, assicurati di integrare le attività nella gestione del progetto o negli strumenti agili che stai utilizzando.
Nota
La matrice RACI definisce e assegna ruoli e responsabilità in un progetto. Ad esempio, puoi creare una matrice RACI per definire la proprietà del controllo di sicurezza o per identificare ruoli e responsabilità per attività specifiche in un progetto di trasformazione del cloud.
4.2 Implementazione di un piano di comunicazione
Di cosa si tratta?
Questa fase prevede l'avvio delle attività identificate nella strategia e nel piano di comunicazione. L'obiettivo è garantire l'allineamento della comunicazione e dei messaggi con le attività del team di trasformazione del cloud, la voce dello sponsor esecutivo, l'impegno dei leader e dei sostenitori designati e la sincronizzazione con i team delle risorse umane e delle comunicazioni interne. Puoi mantenere l'attenzione sui vantaggi e sul valore aziendale e sostenere il coinvolgimento generale delle parti interessate attraverso messaggi chiave, voci diverse, canali multipli e cicli di feedback.
Perché è importante?
Il risultato è garantire l'allineamento della comunicazione e dei messaggi con le attività del team di trasformazione del cloud. Poiché la trasformazione del cloud accelera, si espande e si evolve e l'organizzazione inevitabilmente registra un fatturato, il valore delle comunicazioni non può essere sottovalutato. In effetti, comunicazioni incoerenti, obsolete o indirizzate in modo errato possono causare ritardi nella tempistica, sfiducia e relazioni compromesse. In alcune organizzazioni, potrebbe essere necessario un piano di comunicazione a cascata o a più livelli. Ciò aumenta la complessità e le attività di gestione del progetto, poiché le informazioni devono essere comunicate a strati, in ordine sequenziale.
Quando si utilizza?
Un piano di comunicazione dovrebbe essere un documento vivo che viene tracciato e aggiornato almeno settimanalmente. Inoltre, le approvazioni richieste per le comunicazioni devono essere tracciate e documentate per garantire che il livello appropriato di garanzia della qualità, controllo e accuratezza sia parte di tutte le comunicazioni. Utilizza i meccanismi di feedback per valutare il coinvolgimento, l'efficacia dei messaggi, la lunghezza, la frequenza e il pubblico destinatario. Il feedback sull'efficacia della comunicazione può essere monitorato mensilmente con altri report relativi ai programmi di trasformazione del cloud.
4.3 Implementazione di un piano di coinvolgimento
Di cosa si tratta?
Come descritto in precedenza, un piano di coinvolgimento è un approccio sistematico che descrive i modi specifici in cui un individuo, un gruppo di parti interessate o un'organizzazione affronteranno i cambiamenti causati dalla trasformazione del cloud. L'intento del piano di coinvolgimento è quello di mantenere tutte le principali parti interessate impegnate e concentrate sui risultati aziendali desiderati della trasformazione del cloud. È necessario includere e coinvolgere ogni gruppo di parti interessate fornendo informazioni pertinenti in base alla definizione delle priorità e alla mappatura del modello di impegno, come delineato nella strategia di coinvolgimento.
Perché è importante?
L'implementazione del piano di coinvolgimento implica la gestione proattiva del ritmo e della portata del cambiamento che ogni gruppo di parti interessate deve subire per evitare un eccessivo cambiamento, che massimizza il potenziale per una transizione di successo dallo stato attuale a quello futuro. Un approccio metodico all'implementazione del piano di coinvolgimento aiuta inoltre il team di accelerazione del cambiamento a gestire in modo proattivo eventuali ostacoli potenziali e a rafforzare il consenso, l'impegno e la capacità di cambiamento dell'organizzazione.
Quando si utilizza?
È necessario utilizzare il piano di coinvolgimento durante l'intero ciclo di vita del progetto di trasformazione del cloud per impostare il programma di coinvolgimento delle parti interessate, per sviluppare la consapevolezza, la comprensione, il consenso e l'impegno dell'organizzazione durante le fasi di transizione, come le migrazioni e le modernizzazioni più importanti, e regolarmente come meccanismo di monitoraggio e creazione di report.
4.4 Implementazione di un piano di formazione
Di cosa si tratta?
Come descritto in precedenza, un piano di formazione è un documento che identifica la formazione da erogare e il processo per lo sviluppo e l'erogazione della formazione. Quando implementi il piano di formazione, prendi in considerazione l'implementazione di un programma di formazione coerente con le attività della tua organizzazione. Una formazione significativa che non interferisca con il flusso di lavoro abituale di un dipendente riduce la resistenza e consente ai dipendenti di rispondere prontamente ai cambiamenti. Inoltre, l'utilizzo di un approccio basato sui dati per raccogliere le preferenze di formazione da AWS Learning Needs Analysis
Perché è importante?
L'implementazione di un piano di formazione è utile per sviluppare le competenze di trasformazione necessarie per operare nel cloud. Inoltre, la determinazione del pubblico di riferimento appropriato e la pianificazione metodica dei corsi in modo adeguato alle tempistiche e agli obiettivi aziendali contribuiscono a ottimizzare l'uso del budget destinato alla formazione e a garantire la massima partecipazione agli eventi di formazione.
Quando si utilizza?
Utilizza un piano di formazione in tutto il programma per determinare le esigenze di formazione dell'organizzazione, le competenze da sviluppare, la formazione da offrire su base trimestrale o mensile, dove pubblicare gli strumenti di formazione, come pubblicizzare la formazione e come misurare e monitorare il completamento della formazione. Su base annuale, stabilisci le nuove esigenze di formazione sulla base delle nuove competenze richieste e delle nuove persone nell'organizzazione e definisci un nuovo piano di formazione in linea con il budget annuale destinato alla formazione.
4.5 Monitoraggio e gestione della mitigazione del rischio
Di cosa si tratta?
Come descritto in precedenza, una strategia e un piano di mitigazione del rischio sono progettati per eliminare, ridurre o controllare tempestivamente l'impatto dell'esposizione di un'organizzazione a potenziali rischi. Il monitoraggio e la gestione della mitigazione del rischio sono misure proattive che riconoscono che qualsiasi cambiamento importante comporterà una serie di potenziali rischi e ostacoli. La risoluzione dei rischi richiede impegno e uno stretto allineamento con lo sponsor esecutivo, i leader e i sostenitori.
Perché è importante?
A ogni rischio è associato un fattore di probabilità e gravità. Il monitoraggio dei rischi offre ai team una migliore comprensione del numero di problemi che possono interrompere o far deragliare la trasformazione del cloud, della loro eventualità (possibilità) e di quanto possano essere devastanti i risultati (gravità). Esaminando attivamente i rischi ed elaborando piani per monitorarli, è possibile gestire e mitigare i rischi prima che si trasformino in problemi.
Quando si utilizza?
Utilizza una strategia di mitigazione del rischio e pianifica l'inizio del programma per progettare il formato e stabilire le dimensioni del rischio. Rivedi la strategia di mitigazione del rischio e pianifica regolarmente, e aggiornala secondo necessità. Monitora e gestisci il piano e riporta i risultati alla dirigenza per determinare se è necessario adottare ulteriori misure di mitigazione.
