OPS11-BP04 Wissensmanagement durchführen

Durch ein Wissensmanagement erhalten Teammitgliieder die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. In lernenden Organisationen werden Informationen frei geteilt, was jedem Einzelnen die nötigen Kompetenzen eröffnet. Die Informationen können entdeckt oder gesucht werden. Die Informationen sind korrekt und aktuell. Es gibt Mechanismen, um neue Informationen zu erstellen, bestehende Informationen zu aktualisieren und veraltete Informationen zu archivieren. Das gängigste Beispiel für eine Wissensmanagement-Plattform ist ein Content-Management-System wie ein Wiki.

Gewünschtes Ergebnis:

• Teammitglieder haben Zugriff auf zeitnahe, präzise Informationen.

• Die Informationen sind durchsuchbar.

• Es gibt Mechanismen zum Hinzufügen, Aktualisieren und Archivieren von Informationen.

Typische Anti-Muster:

• Es gibt keinen zentralen Wissensspeicher. Die Teammitglieder verwalten ihre eigenen Notizen auf ihren lokalen Rechnern.

• Sie haben ein selbst gehostetes Wiki, aber keine Mechanismen zum Verwalten von Informationen, was dazu führt, dass die Informationen veraltet sind.

• Jemand stellt fest, dass Informationen fehlen, aber es gibt keinen Prozess, um das Hinzufügen dieser Informationen zum Team-Wiki anzustoßen. Er fügt sie selbst hinzu, aber versäumt einen wichtigen Schritt, was zu einem Ausfall führt.

Vorteile der Nutzung dieser bewährten Methode:

• Die Teammitglieder werden gestärkt, weil Informationen frei geteilt werden.

• Neue Teammitglieder werden schneller eingearbeitet, weil die Dokumentation aktuell und durchsuchbar ist.

• Die Informationen sind zeitnah, präzise und umsetzbar.

Risikostufe bei fehlender Befolgung dieser bewährten Methode: Hoch

Implementierungsleitfaden

Das Wissensmanagement ist eine wichtige Facette von lernenden Organisationen. Zunächst benötigen Sie ein zentrales Repository, in dem Sie Ihr Wissen speichern (z. B. ein selbst gehostetes Wiki). Sie müssen Prozesse entwickeln, um Wissen hinzuzufügen, zu aktualisieren und zu archivieren. Entwickeln Sie Standards für das, was dokumentiert werden soll, und lassen Sie alle Beteiligten dazu beitragen.

Kundenbeispiel

AnyCompany Der Einzelhandel hostet ein internes Wiki, in dem das gesamte Wissen gespeichert ist. Die Teammitglieder werden ermutigt, die Wissensdatenbank im Rahmen ihrer täglichen Arbeit zu ergänzen. Ein funktionsübergreifendes Team bewertet vierteljährlich, welche Seiten am wenigsten aktualisiert werden, und entscheidet, ob sie archiviert oder aktualisiert werden sollen.

Implementierungsschritte

1. Beginnen Sie damit, das Content-Management-System zu bestimmen, in dem das Wissen gespeichert werden soll. Holen Sie die Zustimmung der Stakeholder in Ihrer Organisation ein.

   1. Wenn Sie kein vorhandenes Content-Management-System haben, können Sie ein selbst gehostetes Wiki oder ein Versionsverwaltungssystem als Ausgangspunkt verwenden.

2. Entwickeln Sie Runbooks für das Hinzufügen, Aktualisieren und Archivieren von Informationen. Informieren Sie Ihr Team über diese Prozesse.

3. Bestimmen Sie, welches Wissen im Content-Management-System gespeichert werden soll. Beginnen Sie mit den täglichen Aktivitäten (Runbooks und Playbooks), die die Teammitglieder ausführen. Arbeiten Sie mit Stakeholdern zusammen, um Prioritäten für das hinzuzufügende Wissen festzulegen.

4. Arbeiten Sie regelmäßig mit Interessengruppen zusammen, um out-of-date Informationen zu identifizieren und zu archivieren oder auf den neuesten Stand zu bringen.

Aufwand für den Implementierungsplan: Mittel. Wenn Sie kein vorhandenes Content-Management-System haben, können Sie ein selbst gehostetes Wiki oder ein Dokumenten-Repository mit Versionsverwaltung einrichten.

Ressourcen

Zugehörige bewährte Methoden:

• OPS11-BP08 Die gewonnenen Erkenntnisse dokumentieren und teilen – Das Wissensmanagement erleichtert den Austausch von Informationen über gewonnene Erkenntnisse.

Zugehörige Dokumente:

• Atlassian - Knowledge Management

Zugehörige Beispiele:

• DokuWiki

• Gollum

• MediaWiki

• Wiki.js